Тайм-менеджмент в системе управления организацией

В двадцатые года двадцатого века впервые заговорили о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности конкретной единицы, то есть человека. Именно в этот период ряд европейских государств не без помощи появляющихся образований, выступающих за соблюдение прав трудящихся, пытаются вникнуть в этот процесс. Анализируя труд рабочих середины и конца девятнадцатого века, можно сделать вывод: производственная эффективность при постоянной загруженности была крайне низкой, увеличение продолжительности рабочего дня не дает ожидаемых экономических показателей. В семидесятых годах двадцатого века обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности. В две тысячи седьмом году в России впервые при финансово-промышленном институте открылась кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление в менеджменте стало очень востребованным и популярным.

Тайм-менеджмент, как и любая другая дисциплина имеет задачи:

• 1.    Анализ необходимого времени на выполнение определенных задач.

• 2.    Постановка, формулирование и определение первостепенных целей.

• 3.    Составление четкого плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.

• 4.    Помощь в реализации поставленной цели.

• 5.    Фиксация времени при помощи хронометража [1].

На данный момент существует целый ряд подходов к проблеме управления временем. Специалисты в данной области выделяют три основных типа:

• 1.    Персональный или личный тайм-менеджмент. Данный вид менеджмента связан с личностным развитием человека и его умением грамотно и плодотворно планировать свое время.

• 2.    Профессиональный тайм-менеджмент. Этот тип менеджмента помогает индивиду эффективно выполнять поставленные перед ним задачи, грамотно организовывать свое рабочее время и разумно расставлять задачи в зависимости от их приоритетности.

• 3.    Социальный тайм-менеджмент предполагает регулирование межличностных взаимоотношений или управление временем двух и более лиц. Такой вид менеджмента еще называют- корпоративным [2].

Руководитель, пользуясь в совокупности методами, предложенными тайм-менеджментом и персональным менеджментом, получает определенные преимущества в своей деятельности:

• 1.    Реализация поставленных задач с наименьшими потерями.

• 2.    Рациональная организация рабочего процесса.

• 3.    Создания алгоритма полного исключения спешки.

• 4.    Сведение ошибок в выполнении работы к минимуму, а в последствии к нулю.

• 5.    Повышение квалификационных показателей.

• 6.    Усиленный рост мотивации труда.

• 7.    Поиск оптимальных путей достижения личностных и профессиональных целей.

Для формирования полного понимания методов, целей и задач тайм менеджмента, необходимо знать основные понятия:

• 1.    Концепция управления временем – это способ рационального восприятия времени.

• 2.    Концепция Тайм-менеджмента – совокупность приемов, помогающих определить причину, согласно которой, индивиду важно научиться распоряжаться своим временем с максимальной продуктивностью.

• 3.    Методы управления временем – ряд последовательных действий, который может помочь решить конкретную задачу.

• 4.    Система управления временем – совокупность методов и концепций, которые дают возможность индивиду максимально быстро и эффективно добиться результата в поставленной задаче.

С прогрессирующим ростом капитализма и капиталистических отношений выросла и конкуренция, в следствии чего появился спрос на грамотную организацию рабочего процесса и тайм-менеджмента в управлении [3].

В связи с этим больше число организаций чувствуют потребность в обязательном использовании всех концепций и приемов тайм-менеджмента в организации своей работы. Потребность внедрять тайм-менеджмент объясняется следующими причинами:

• 1.    Рост темпов изменений среды требуют делегирования сотрудникам организации новых задач, целей и полномочий, оставляя за ними принятия конкретного решения.

• 2.    Рост капиталистических отношений вслед за собой порождает рост конкурент-

• ных предложений на рынке, что вызывает необходимость прикладывать больше усилий, тратя на это максимально возможный минимум временного ресурса [4].

Для современной организации характерны регулярные и значительные изменения основной и добавочной деятельности: создание новых продуктов, расширение на новые рынки сбыта, использование новых рычагов в системе управления. Топ-менеджеры и специалисты организаций регулярно увеличивают объемы задач и целей, изыскивают новые ресурсы и расширяют резервы времени для реализации новых планов. Описанные аспекты современной организации объясняют потребность внедрения инструментов тайм-менеджмента в систему управления для минимизации возможных потерь.

Неграмотная организация рабочего процесса со стороны руководящих составов приводит к тому, что сотрудники ощущают нехватку личного времени. Это сказывается на настроениях сотрудников и эффективности организации.

Дефицит времени характерен для следующих случаев:

• 1.    Отсутствие распорядка на весь рабочий день.

• 2.    Помощники руководителя не вникают в особенности распорядка.

• 3.    Телефонные звонки зачастую нарушают плодотворный рабочий процесс.

• 4.    Неумение управляющим распределять цели между работниками.

• 5.    Работники не имеют необходимой квалификации для занимаемых должностей.

• 6.    Отсутствие соразмерной мотивации [5].

Для повышения продуктивности сотрудников и улучшения эффективности работы организации, следует рекомендовать подчиненным составлять план на весь рабочий день. При составления подобного плана необходимо: 60% от всего рабочего дня отвести на решение основных задач, 40% сохранить в резерве, из которых 20% – непредвиденные дела, другие 20% – спонтанные.

Тайм-менеджмент покажет свою результативность лишь в том случае, если сотрудники приобретут навык планирования, расставления приоритетов, контроля времени и грамотной поочередности. Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм-менеджменту или обучить менеджера организации, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы.

Результативность использования данных методов и эффективность деятельности организации зависит во много от руководителя, от его навыков четко определять свои задачи, ставить цели и планировать работу всего коллектива.

Система дает желаемый результат, когда все ее составляющие реализуются в обязательной последовательности:

• 1.    Анализ временного резерва.

• 2.    Наличие списка дел.

• 3.    Определение временных рамок для реализации задач.

• 4.    Сравнение предполагаемых временных затрат для достижения цели с личными возможностями.

• 5.    Составление плана дел на перспективу.

В функционировании любого процесса важную роль играет непосредственный лидер, руководитель. Для эффективной работы необходимо учитывать не только грамотный тайм-менеджмент подчиненных и участников низшего звена, но и непосредственных руководителей.

Основные методы рационализации личного труда руководителя:

• 1.    Тренировка памяти.

• 2.    Работа над текстами.

• 3.    Использование записной книжки.

• 4.    Умение слушать собеседника.

• 5.    Разговоры по телефону в рабочее время только по служебным вопросам.

• 6.    Служебная командировка.

Исследования показывают, что эффективность работы любого предприятия, организации, компании и некоммерческой организации завязана на целом ряде взаимодополняющих факторов. Лишь взаимная работа следующих аспектов может показать положительную динамику развития и работы любой организации:

• 1.    Формальные взаимоотношения сотрудников между собой и с руководителем.

• 2.    Четкое разделение обязанностей с указанием сроков к их выполнению.

• 3.    Прозрачная система мотивации со стороны руководителей за успешное выполнение поставленных задач.

• 4.    Планирование руководителем своего рабочего дня, процессов и сроков реализации задач.

• 5.    Наличие тайм-менеджера или разработанной системы тайм-менеджмента, которые способны содействовать эффективности рабочих процессов.

Опираясь на исследования проблем нехватки и неправильного использования времени, на капитальные труды, можем сделать следующий вывод: время- ресурс не только отдельно взятого индивида, но и целых организаций. Временной ресурс важен так же, как и материальная база, потому что за одну единицу времени можно выполнить разное количество поставленных задач. С внедрением тайм-менеджмента решение этого вопроса существенно облегчилось для всех управленческих структур и отдельно взятых личностей.