Технические средства в системе защищенного документооборота для оптимальной организации движения бумаг на предприятии

Деятельность каждой компании отображается в документах, и для улучшения   качества рабочих бизнес процессов необходимо усовершенствовать документопоток, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией понимается комплекс мероприятий организационного, технического, программно-технического характера, которые выполняются организацией.

Рационализация документооборота позволяет:

— Определить состав ценных бумаг (видов, форм документов), которые используются в рамах деятельности организации (т. е. при реализации функций, задач административных и бизнес процессов).

— Определить состав документации компании и их внутреннюю архитектуру.

— Отрегулировать маршруты движения спецификаций в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) ценных б маг, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес процесса.

— Установить при необходимости временные параметры прохождения деловых бумаг в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в пр цессе трансферта.

К организационным мерам по модернизации относится разрабо ка нормативных правовых актов организации и методических деловых бумаг, которые устанавливают требования, правила, рекомендации по совершенствованию ценных бумаг, как в целом по производству, так и на отдельных участках работы с док ментами или по отдельным видам данных.

Например, при работе с бумаг ми, содержащими конфиденциальн ю информацию, как правило, на предприятии разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне нестандартизированный подход в сравнении с открытым делопроизводством и регламентируем я отдельной инструкцией по доверительному документопотоку. Аналогичным образом в некоторых компаниях решается вопрос регламентации деловых бумаг в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая ценные бумаги, которые сопровождают этот процесс, может быть упорядочен отдельным нормативным актом, например, положением о ведении договорной работы.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов данных, обеспечить оптимальную организацию ценных бумаг невозможно только мерами организационного характера, потому что пришлось бы постоянно увеличивать численность персонала. Помо ь в этом могут меры технического характера по совершенствованию обработки информации.

Поскольку документоведение – это сложный технологический процесс перемещения ценных бумаг по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с данными (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документации оптимальным образом можно только при помощи технических средств.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкий спектр возможностей для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, органи ации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронн ю почту, факс и другие приложения).

Большинство предприятий на сегодняшний день используют облачные вычисления. Данная технология позволяет организации обеспечивать повсеместную и комфортабельную работу с прикладными решениями на всевозможных клиентских устройствах с различными операционными системами.

Облачные технологии- это благоприятная среда для хранения и обработки информации, которая включает в себя аппаратные средс ва, лицензионное программное обеспечение, каналы связи, а также техническую поддержку пользователей. Работа в «облаках» сконцентрирована на снижение расходов и повышение эффективности работы предприятий.

Характерной чертой облачных технологий является не привя аннос ь к аппаратной платформе и географической территории, а возможнос ь масштабируемости.

Развитие в сфере облачных технологий не стоит на месте. На сегодняшний день имеются промышленные технологии по работе с документами, построенные на этих принципах. Пользователь имеет доступ к личным данным, но не может управлять и не должен беспокоиться об инфраструктуре, операционной системе и программном обеспечении, с которым он работает. Исходные данные хранятся на защищенных от несанкционированного доступа высоконадежных носителях. Важные данные в случае ошибки могут быть восстановлены за счет специальн й системы резервного копирования.

В настоящее время крупные вычислительные облака состоят из тысяч серверов, размещенных в центрах обработки данных (ЦОД). Они обеспечивают ресурсами десятки тысяч приложений, которые одновременно используют миллионы пользователей. Облачные технологии являются удобным инструментом для предприятий, которым слишком дорого содержать собственные ERP, CRM или другие серверы, требующие приобретения и настройки дополнительного оборудования.

Причины расширения услуг облачных технологий понятны: возможности их применения дифференцированы и позволяют экономить как на обслуживании и персонале, так и на инфраструктуре. Аппа атное обеспечение может быть схематичным при обработке данных и хранении информации в удаленных центрах данных. Все эти трудности обслуживания почти полностью перекладываются на провайдера услуг.

К тому же такой подход позволяет стандартизировать ПО, даже если на компьютерах организации установлены разные операционный системы (Windows, Linux, MacOS и т.п.). Облачные технологии содействуют обеспечению доступа к данным компании как для клиентов, так и для сотрудников, находящихся вне офиса, но имеющих возможность подключиться через Интернет. Можно сделать вывод, что использ вание облачных технологий облегчает процесс по оптимизации документации.

Работа в «облаке» является полностью зависимой от поставщика этих услуг, что является главным минусом данной технологии. Фактически предприятие оказывается аманатом провайдера сервисов и провайдера доступа в сеть Интернет. Несмотря на это, надежность поставщиков облачных вычислений расширяется, для обеспечения н дежнос и и безопасности данных необходимо приложить нем ло усилий, например, иметь резервные каналы связи, дублир ющие мощности для возможности переключения на них и подумать о доступности информации. Кроме этого, облачные вычисления коренным образом не подходят для организаций, имеющих отношение к государственной и военной тайне. Ни одна комиссия не выдаст сертификат на такую систему при работе с информаци й, не подлежащей разглашению.

Внедрение   облачных   технологий будет для   компании предпочтительным, если:

— большинство сотрудников имеет разъездной характер работы;

— высокая текучка кадров;

— решаются типовые отраслевые или административные задачи компании

—  только что начался бизнес и нет возможности инвестировать заметные средства в собственную ИТ-инфраструктуру.

Предприятию невыгодно использовать облачное хранение данных, если:

• —    не уверены в надежности вашего провайдера облачного серви а, способности регулярно резервировать и возобнавлять информацию;

• —    предприятие долго функционирует на рынке и пользователям необходима постоянная настройка их приложений на изменяющиеся условия рынка и требования регуляторов;

— компания понимает, что в перспективе использование облачных технологий окажется более дорогим удовольствием, чем собственное ИТ-подразделение с необходимым оборудованием.

Проанализировав все выше сказанное, можно сделать вывод том, облачные  технологии предоставляют практически безграничные возможности благодаря своим сервисам, начиная с простого хранения информации и заканчивая оказанием услуг по снабжению сложных безопасных ИТ-инфраструктур.

Так как количество встраиваемых компьютеров увеличивается благодаря снижению цен на процессоры и повсеместному распространению Интернета, растут также и объемы передаваемых данных с последующей их обработкой (часто в режиме реального времени). Поэтому можно предположить, что в ближайшие годы роль Интернета вещей и облачных вычислений будет увеличиваться.

Кроме выдачи конечным пользователям вычислительных мощностей, облачные вычисления обеспечивают новые рабочие места для ИТ-специалистов, которые способны адаптировать и сопровождать «облака». И так как сами технологии достаточно молоды, продолжаются исследования возможности их применения в различных областях жизни