Тенденции и направления развития аутсорсинга в образовании

Социально – экономические изменения, происходящие в мировой экономике и в России в последние четверть века, существенно меняют место образования в общественной жизни, становящегося базовым фактором успешного экономического развития страны. Качество образования в большой мере обусловливает как экономический потенциал страны, так и ее место в международном разделении труда и в мировой экономике.

В современных рыночных условиях развития экономики страны и повышения требований к качеству образования, при усилении неопределенности на образовательном рынке, возрастании сложности образовательных проблем и ограниченных ресурсах для их решения, ростом конкуренции на рынке образовательных услуг первостепенное значение приобретает поиск механизмов совершенствования организации и повышения эффективности деятельности образовательных организаций системы высшего образования. [3]

Одним из таких механизмов является аутсорсинг, определенный опыт развития которого накоплен в образовательных организациях страны. Особенности их деятельности определяют цели, задачи и специфику организации и реализации аутсорсинга. [2]

Имеющийся опыт показывает, что в аутсорсинг выводятся, как правило, непрофильные виды деятельности образовательной организации. К ним можно отнести: содержание и ремонт зданий, сооружений; установка и обслуживание различных систем обеспечения; управление системами связи и коммуникаций; организация питания и медицинского обслуживания работников и учащихся; работы по уборке зданий и территории образовательных организаций; работы по озеленению территории; обеспечение образовательных организаций техникой, мебелью и учебными изданиями; организация доставки учащихся в образовательные организации.

На наш взгляд, существуют широкие возможности применения методов и инструментов аутсорсинга в образовательных организациях. При этом аутсорсинг должен предполагать не только заключение контрактов на выполнение отдельных видов работ, но и пересмотр подходов к управлению учебным заведением, определенную реструктуризацию внутренних процессов и внешних отношений организации для повышения ее эффективности и достижения конкурентных преимуществ.

В таблице 1 представлены основные функции аутсорсинга образовательной организации.

Определение видов деятельности, передаваемых в аутсорсинг, относится к компетенции руководства организации, которое должно сделать выбор между самостоятельным осуществлением соответствующих процессов или приобретением услуг на стороне.

Иными словами, решение об использовании аутсорсинга в образовательной организации должно носить стратегический характер, а построение взаимовыгодных отношений в рамках образовательного аутсорсинга лежит в области долгосрочного стратегического планирования и должно опираться на современные методы инновационного управления.

Конечный результат использования аутсорсинга в образовательных системах будет выражаться в увеличении интеллектуального капитала образовательной системы и всей экономики и эффективности его дальнейшего использования.

Таблица 1

Функции аутсорсинга образовательной организации

№№ п/п	Функции аутсорсинга образовательной организации	Содержание функции
1.	Функция      развития образовательной организации	Сосредоточение усилий участников внутриорганизационного образовательного процесса на повышении качества образовательных услуг
2.	Функция распределения и перераспределения наличных ресурсов	Концентрация интеллектуальных, материальных, финансовых, технико-технологических ресурсов образовательной организации на разработке уникальных образовательных технологий и привлечении ресурсов других структур к выполнению оставшихся видов деятельности

3.	Функция стимулирования	Сокращение времени доступа к передовым технологиям, значимой информации и знаниям
4.	Коммуникативная функция	Обеспечение непрерывности взаимосвязей, взаимоотношений и взаимодействий субъектов аутсорсинговых отношений
5.	Социальная функция	Обеспечение соответствия установок и этических норм образовательной деятельности общественно значимым целям
6.	Функция оптимизации	Оптимизация видов деятельности и процессов по заданным заказчиком критериям

Основной проблемой при переходе на аутсорсинговую модель в образовательных организациях является выбор видов деятельности, которые могут быть переданы аутсорсинговой компании. На сегодняшний день можно выделить следующие виды услуг и работ, которые организация может заменить услугами и работами сторонней организации-аутсорсера (см. таблицу 2).

Таблица 2

Виды работ и услуг , передаваемых образовательной организацией на аутсорсинг

№№ п/п	Виды работ, передаваемых аутсорсеру	Категории работников, выполняющих соответствующие работы
1 2	Работы, выполняемые собственными сотрудниками – обладателями узкоспециализированных профессий, где поддержание необходимого профессионального уровня и мастерства требует значительных затрат Высококвалифицированные работы, выполнение которых необходимо для нормального функционирования организации, но их загрузка в течение полного рабочего дня является проблематичной	Преподавательский состав Технический персонал (например, IT-специалисты)

3 4

Высококвалифицированные работы, которые требуют экспертного уровня качества их выполнения и привлечения значительного числа дорогостоящих специалистов Мало престижные и низко оплачиваемые вспомогательные работы

Персонал, выполняющий управленческие функции (руководители, бухгалтеры, финансисты, маркетологи и т.д.) Обслуживающий персонал

Проведенные исследования показали, что традиционной моделью аутсорсинга в образовательной организации является передача неосновных видов деятельности вуза, не относящихся к принятию стратегических решений по управлению его деятельностью и не связанных с прямой реализацией образовательных программ или проведением научных исследований.

Анализ видов деятельности структурных подразделений образовательной организации, замещаемых аутсорсерами, позволяет выделить следующие виды аутсорсинга, которые могут быть использованы в образовательной организации (см. таблицу3).

Аутсорсинговая модель управления образовательных организаций должна представлять стратегию управления, позволяющую оптимизировать функционирование образовательных организаций за счет сосредоточения деятельности и ресурсов на главном направлении – образовательном

Таблица 3

Функциональные виды аутсорсинга и структурные подразделения образовательной организации с замещаемыми функциями

Функциональные виды аутсорсинга	Структурные   подразделения   с   замещаемыми функциями
Финансовый	Планово-экономический отдел и отдел стратегического планирования
Учетный	Бухгалтерия и отдел налогового учета
Юридический	Отдел юрисконсульта
Маркетинговый	Отдел маркетинга
Имиджевый	Отдел   внешних   связей   и   отношений   с

государственными органами Информационный Отдел связи и компьютерной поддержки Логистический Отделы материально-технического снабжения и сбыта Кадровый Отдел кадров и развития персонала Вспомогательно административный Отделы: делопроизводства, хозяйственный, транспортный, безопасности, связи, клининговый, обеспечение питанием и др.); процессе и образовательных технологиях и использовать ресурсы провайдеров аутсорсинговых услуг для поддержания периферийных (не ключевых, вспомогательных) видов деятельности образовательной организации, требующих особого подхода к их реализации.

Деятельность образовательной организации в области аутсорсинга, как и всякая целенаправленная деятельность, осуществляется на основе заранее сформулированных замыслов и планов. Однако реализация принятых решений в реальной рыночной среде осуществляется в условиях объективно существующей неопределенности протекания экономических и организационных процессов и неполноты информации. Проявление неопределенности может задержать выполнение запланированных мероприятий, изменить их содержание и условия выполнения, привести к экономическим потерям.

В условиях рыночных отношений, при наличии большого количества внешних и внутренних факторов воздействия на образовательную деятельность, неразвитости рынка аутсорсинговых услуг, отсутствии полной и достоверной информации об его участниках, отсутствии соответствующей нормативно - правовой базы и действенного механизма контроля за аутсорсинг–проектами, применение аутсорсинга в образовательных организациях связано с определенными рисками. Своевременное выявление, оценка и управление рисками является важным условием повышения эффективности применения аутсорсинга в этой сфере. [1]

Анализ существующей практики аутсорсинга показал, что хотя его применение позволяет обеспечить оптимизацию затрат, стандартизацию качества услуг и др., в то же время большая часть образовательных организаций продолжает решать задачи по обеспечению своей деятельности собственными силами в силу того, что в реализации отношений аутсорсинга имеются ограничения, обусловленные действующим законодательством и особенностями финансового механизма.

Так, например, соглашение об аутсорсинге подразумевает долгосрочное сотрудничество; договоры о приобретении услуг по реализации процессов сторонними организациями заключаются на длительный срок. В то же время в государственных образовательных учреждениях развитие аутсорсинга сталкивается с ограничениями, вызванными характером бюджетного процесса. Конкурсы на предоставление услуг проводятся под каждое выделение бюджетных средств, а бюджетные средства выделяются на годовой период. В связи с этим усложняются возможности планирования деятельности организации и выстраивания долгосрочных отношений с поставщиками услуг. Для изменения этой ситуации в договорах об оказании аутсорсинговых услуг сроки должны быть сопоставимы с периодом предоставления бюджетных средств.

Поскольку отдельный аутсорсинг-проект рассчитан на период не более года, возникает проблема проведения повторных конкурсов для определения поставщиков аналогичных услуг в следующем календарном году. При этом в случае смены организации – исполнителя могут возникнуть проблемы, связанные с отличиями в характере ее работы, ее техническими и организационными возможностями, квалификацией персонала и др.

Еще одним ограничением для применения аутсорсинга в образовательных учреждениях является жесткость организационной структуры. Привлечение сторонней организации для выполнения какого-либо процесса требует либо выделения дополнительных средств, либо сокращения численности сотрудников с целью дальнейшего перераспределения ресурсов в пользу сторонней организации. Однако для изменения численности сотрудников образовательного учреждения, необходимо внесение изменений в нормативные правовые акты, регулирующие его деятельность, что требует осуществления большого числа дополнительных согласований и выделения финансовых средств для компенсаций высвобождаемым работникам.

В связи с вышесказанным, возникает проблема привлечения дополнительных средств на реализацию аутсорсинга. Для удовлетворения потребностей в привлечении сторонних организаций необходимо иметь гибкий бюджет, направления расходования которого можно было бы изменять с целью оптимизации расходов. Однако реализация задач государственных образовательных учреждений в настоящее время связана с лимитируемым выделением бюджетных средств и сложностью их перевода с одной статьи расходов на другую.

Необходимо также отметить, что в соответствии с действующим законодательством о государственных закупках заказчиком может быть изменен объем предоставляемых товаров, работ и услуг не более чем на пять процентов, при этом цена контракта увеличивается или уменьшается пропорционально изменению объема. Это означает, что при возникновении необходимости в дополнительных услугах в ходе реализации аутсорсинг-проекта образовательное учреждение не вправе изменять объем этих услуг более установленного норматива. Данное ограничение может негативно отразиться на реализации проекта, поскольку в случае необходимости дополнительной поставки каких-либо услуг для реализации определенного процесса потребуется проведение повторного конкурса, либо осуществление данных процессов собственными силами.

Еще одним ограничением развития аутсорсинга в государственном секторе образования является стоимость аутсорсинг-проекта. Возможна ситуация, когда внешние подрядчики завысят стоимость процессов, передаваемых на аутсорсинг и их использование окажется экономически неэффективным для заказчика. С другой стороны, установленная заказчиком стоимость процессов, передаваемых на аутсорсинг, может не заинтересовать сторонние организации - провайдеры.

Серьезным препятствием для развития аутсорсинга является отсутствие действенной системы контроля за осуществлением процессов сторонним подрядчиком, вследствие чего существует вероятность невыполнения аутсорсинговых процессов, нарушения сроков выполнения, либо низкого качества предоставляемых услуг. Выходом из данной ситуации является формирование эффективной системы контроля деятельности подрядчиков, что может быть связано со значительными издержками.

Необходимо отметить, что развитие аутсорсинга в образовательных системах сдерживает отсутствие развитого рынка поставщиков таких услуг. Решения о привлечении сторонней организации могут приниматься без детальной информации об истории деятельности привлекаемой организации, ее финансово-экономического состоянии, технических и организационных возможностях, преимуществах и недостатках.

Из-за неразвитости рынка аутсорсинга, отсутствия в его рамках устоявшихся обычаев делового оборота и единых стандартов, необходимая информация об организациях, занимающихся предоставлением аутсорсинговых услуг, практически недоступна, а оценить потенциальных исполнителей можно лишь на основе ими же предоставляемых данных. В сложившихся условиях определить уровень соответствия оказываемых организацией аутсорсинговых услуг требованиям образовательного учреждения достаточно сложно.

Рассматривая аутсорсинг как стратегическую бизнес-модель организации, можно сделать вывод о том, что развитие аутсорсинга в образовательных организациях должно быть связано с изменением подхода к управлению такой организацией в целом, что требует определенных изменений функций управления в следующем направлении:

• •    организация надлежащего учета имущества, его рыночной оценки, ревизии (аудита) учетных данных, разграничения прав собственности и обеспечения действенного контроля за целевым использованием имущества;

• •    формирование и использование среднесрочных программ и стратегии развития деятельности, в том числе программы реализации инвестиционных проектов;

• •    применение моделей проектного управления и финансирования, внедрение практики программно-целевого управления, запуска и реализации инвестиционных проектов;

• •    организация центров прибылей (затрат), систем экономического стимулирования деятельности менеджмента и подразделений образовательных организаций;

• •    внедрение внутреннего контроля и системы урегулирования конфликтов интересов;

• •    организация системы управления финансовыми и операционными рисками.

На практике это будет означать, что передача образовательной организацией отдельных видов деятельности и функций на аутсорсинг, затрагивающая значительную часть его операционной (финансовой) деятельности, имущества, доходов и затрат, требует предварительной подготовки (по сути, реструктуризации) образовательной организации с целью создания возможности заключения долгосрочных договоров с аутсорсинговыми организациями, обеспечения сопоставимости условий управления вузом и партнером – аутсорсером.

Следует подчеркнуть, что деятельность такого характера предполагает, что в целом аутсорсинг должен рассматриваться вузом как целостный проект. То есть, по сути, эффективное управление аутсорсингом должно предполагать проектное управление, представляющее собой сложный комплекс по реализации и осуществлению контроля за материальными, финансовыми, трудовыми ресурсами и распоряжения ими в течение всего жизненного цикла проекта в целях достижения результатов, ради которых создавался данный проект.

Таким образом, реализация любого механизма аутсорсинга должна рассматриваться, прежде всего, в качестве целостного проекта, а, следовательно, должны быть четко определены порядок и существенные условия реализации операционных функций.

В соответствии с проведенными нами исследованиями, в качестве перспективного направления аутсорсинга следует рассматривать сферу информационного обеспечения образовательной деятельности. Целью использования аутсорсинга в этой области является сокращение неэффективных расходов образовательной организации и повышение прозрачности и эффективности информационного взаимодействия всех ее подразделений и служб, всех работников и обучающихся.

Особенность организации аутсорсинга в сфере информационного обеспечения заключается в том, аутсорсер выступает в качестве сервисной организации, на профессиональной основе осуществляющей обслуживание образовательной организации в сфере информационного обеспечения. Вуз получает доступ к услугам более высокого качества, по сравнению с реализацией функций собственными силами, и осуществляет регулярный мониторинг и оценку эффективности реализуемой деятельности. В зависимости от того, кто является собственником информационных ресурсов, формат участия аутсорсера может быть либо ограниченным, либо развернутым.

Проведенные исследования позволяют рекомендовать следующую технологию формирования и реализации решений в области аутсорсинга информационного обеспечения в образовательной организации:

• •    анализ отчетных документов потенциального аутсорсера;

• •    проведение контрольных мероприятий (контроль качества предоставляемых услуг, мониторинг выполнения всех регламентов аутсорсером и др.);

• •    выявление «узких» мест в цепочке бизнес-процессов;

• •    разработка предложений по минимизации производственных потерь и устранению «разрывов» в цепочках бизнес - процессов;

• •    выбор организации аутсорсера;

• •    заключение договора на предоставление аутсорсинговых услуг;

• •    контроль за реализацией аутсорсинговых услуг;

• •    оценка эффективности аутсорсинга.

Каждый этап должен проводиться в соответствии с указанными выше условиями. Аналогично может формироваться модель аутсорсинга для любой функции ВУЗа. Предлагаемая модель ориентирована на решение следующих основных задач:

• •    обеспечение внедрения механизмов аутсорсинга в постоянную организационную финансово- экономическую практику вуза;

• •    создание организационного формата взаимодействия между вузом и субъектами частного сектора экономики по реализации аутсорсинговых проектов в сфере неосновных видов деятельности.

Проведенные исследования позволяют выделить следующие эффективные направления применения аутсорсинга в сфере информационной деятельности образовательной организации:

• -    создание единой информационной системы образовательной организации;

• -    развитие, обновление, тестирование и сопровождение локальных информационных систем и сетей;

• -    создание центров обработки данных;

• -    развитие электронного документооборота;

• -    создание и поддержание образовательных Интернет - ресурсов;

• -    настройка и обновление аппаратной части информационных систем;

• -    разработка, настройка и обновление программного обеспечения;

• -    создание защиты против взломов и проникновения в сеть;

• -    проведение антивирусной профилактики;

• -    оперативный ремонт и замена оборудования;

• -    резервное копирование информации;

• -    консультирование и обучение пользователей