Тенденции и перспективы развития СЭД в экономике

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. Использование СЭД повышает эффективность деятельности коммерческих компаний и промышленных предприятий, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами [1].

Enterprise content management (ECM) – управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. Это понятие несколько шире, чем СЭД [1]. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Чтобы стать ЕСМ-системой, система электронного документооборота обязана меть средства сканирования документов, а также сохранить их и поддерживать все правила по сохранности этих бумаг.

На сегодняшний день рынок СЭД является одним из самых динамично развивающихся сегментов российской IT-индустрии. Потребителями технологий электронного документооборота являются организации, различные по масштабу и специфике деятельности. На рисунке 1 представлены данные исследования, проводимого компанией TAdviser, на котором видна динамка российского рынка СЭД за последние четыре года [2].

Рисунок 1 – Динамика российского рынка СЭД/ЕСМ, млрд.руб.

По данным экспертов ключевым потребителем СЭД является государственный сектор. Около 30% проектов по внедрению технологий СЭД ориентированы на государственные учреждения. Остальные отрасли имеют доли менее 10%. Спрос на системы электронного документооборота и ECM-системы поддерживается также в финансовом секторе, строительстве, торговле, машиностроении и энергетике. На рисунке 2 представлена диаграмма реализации проектов по данным компании TAdviser с 2005 года по октябрь 2015 года.

наблюдений с 2005 г. по октябрь 2015 г

Рисунок 2 – Доли проектов СЭД/ЕСМ по отраслям

Для органов государственной власти и крупных государственных институтов существенным отличием в проектах служит внедрение

(разработка) требований по усовершенствованию информационной безопасности, т.е. построение или разработка на базе существующих и реализованных программных продуктов системы защиты электронного документооборота. Такие изменения послужат серьезны барьером для проникновения и взломов баз данных, что влечет за собой распространение (копирование) и удаление корпоративных, персональных данных.

Исследуя тенденции развития СЭД в российской экономике нельзя не сказать об экспертных мнениях по динамике развития на 2016 год. В опубликованных материалах компании TAdviser можно найти интервью руководителя направления ЕСМ корпорации ЭЛАР, специализирующейся на создании, внедрении комплексного оснащения и наполнения электронных архивов, а также на создании и реализации информационных технологий и решений, в котором Дмитрий Шмайлов говорит о предположениях на 2016 год: «Думаю, ситуация в 2016-м будет выглядеть примерно следующим образом. Российские компании, мало привязанные к какому-либо ПО, а опирающиеся на практические задачи заказчиков, окажутся в выигрыше. Развитие рынка не остановится, поскольку не останавливается процесс усложнения контента (VoIP, мультимедиа, сервисы мгновенных сообщений). Будут актуальны средства «интеллектуализации» EC: автоматическая классификации документов и данных, кластеризации, контент-анализ, расширенный поиск и т. п.» [3].

Рынок электронного документооборота непостоянен. Развитие происходит довольно быстро, и в связи с этим компаниям-разработчикам необходимо усовершенствовать свои программные продукты для выполнения основных требований потребителей. Сегодня нужно сказать о существенном увеличении типов автоматизируемых процессов и смещении проектов в сторону возрастающего разнообразия решаемых задач. Заказчики выдвигают следующие новые задачи для СЭД [2]:

• 1.    автоматизация специфических бизнес-процессов;

• 2.   автоматизация безбумажного документооборота, включающего

• 3.   создание специализированных решений для функциональных

• 4.   средства автоматизации общих задач менеджмента, ситуативное

работу с контрагентами (клиентами);

подразделений;

управление, автоматизацию кейсов и микро-проектов, а также повышение персональной продуктивности.

Рассматривая перспективы и тенденции развития СЭД нельзя не сказать о самых крупных и известных разработчиках [4]:

• 1)   Verdox;

• 2)   Optima Workflow;

• 3)    DocsVision;

• 4)   1С-Документооборот;

• 5)   ТЕЗИС;

• 6)   МОТИВ;

• 7)    Directum;

• 8)   ДЕЛО;

• 9)   WSS Docs;

• 10)    БОСС-Референт;

• 11)  DocLogix.

Данные компании предлагают универсальные решения для выполнения поставленных предприятием задач. Благодаря программным продуктам данных разработчиков, увеличение спроса организаций на внедрение СЭД в 2016 год прогнозируется на 10-15 %.

Исследовав рынок предлагаемых программных продуктов по электронной отчетности, можно сказать, что развитие СЭД в российской экономике направлено на увеличение спроса и прибыли от реализации. Лучшим программами электронного документооборота считаются такие, которые направлены на максимальное снижение возможности ошибки при составлении отчетов, гарантируют конфиденциальность данных и легко совмещаются с действующей в компании заказчика системой бухгалтерского учета. Функционал программ практически не отличается, а также в таких программах есть возможности оформления отчетности по актуальным требованиям проверяющих организаций с последующей отправкой через Интернет в необходимое государственное учреждение.

Таким образом, мы видим, что перспективы на дальнейшее развитие СЭД в российской экономике с каждым годом замено увеличиваются. Все компании стремятся «идти в ногу со временем» и стараются уделить огромное внимание изучению, а в дальнейшем и совершенствованию системы документооборота в своей организации. Компании-разработчики совершенствуют функционал своих программных продуктов для выполнения появляющихся задач своих клиентов, тем самым развивая сферу электронной отчетности в России. Динамика развития спроса и предложения на системы электронного документооборота увеличивается, тем самым свидетельствуя о дальнейшем развитии и внедрении программных продуктов в организации, которые по каким-либо причина пока опасаются устанавливать на своих предприятиях данный комплекс программ.