Теоретические аспекты организации и проведения внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками

Произошедшее в Российской Федерации реформирование управления экономикой значительно изменило систему контроля строительных организаций, в связи с чем возникла необходимость выделения в данных организациях функционально обособленного направления экономической работы внутреннего контроля.

Именно внутренний контроль, является комплексной системой мер, в части планирования, учета, экономического анализа, организации учета на всех этапах управления строительной организацией, а также при учете расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Ю.В. Кузьмина [1] поясняет, что во внутренний контроль включается совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством в качестве средств упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности.

Внутренний контроль включает в себя организованный внутри экономического субъекта надзор и проверку соблюдения законодательства, точность и полноту документации бухгалтерского учета, своевременность подготовки достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности, предотвращение ошибок и искажений, исполнение приказов и распоряжений.

Во многих строительных организациях внутренний контроль состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками обеспечивается распределением функций между отделами организаций; выбором лиц, ответственных за выполнения условий договоров и ведение учета расчетов; формированием системы подотчетности; функционированием ревизионной комиссии в качестве органа контроля финансово-хозяйственной деятельности организации.

Посредством внутреннего контроля выявляются слабые стороны организации. Это позволяет избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов и добиться достоверной информации в отчётности.

Функции внутреннего контроля ориентированы главным образом на устойчивое положение организации в конкурентной среде [1].

Е.А. Кыштымова [2, С.138], Н.Г. Самыгин [6, С.217], Н.В. Парушина [3, С.149] указывают цель и основные задачи внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Цель и основные задачи внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Цель внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками	Задачи внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками
Формирование мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности, отражающих дебиторскую и	Правовая оценка договоров с поставщиками и подрядчиками
	Контроль в организации первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

кредиторскую задолженность, о соответствии применяемой методики учета нормативным документам, ее соответствии учетной политике, а также установление правильности ведения расчетов с поставщиками и подрядчиками	Контроль состояния задолженности перед поставщиками и подрядчиками
	Проверка правильности отражения в бухгалтерском учете различных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками
	Проверка соответствия данных аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками данным свободного учета
	Проверка организации налогового учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками

Для создания внутреннего контроля требуются определенные затраты. Понятно, что внутренний контроль принесет выгоду только в том случае, если результат функционирования отдела внутреннего контроля будет превышать его стоимость.

При осуществлении внутреннего контроля состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками существуют риски. Следовательно, основным критерием повышения эффективности контроля состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками является снижение потерь, которые связанны с возникновением сомнительных и безнадежных долгов [1].

Снизить потери, связанные с осуществлением расчетов с поставщиками и подрядчиками, возможно путем создания служб внутреннего контроля, но в практике реализация подобного проекта сталкивается с определенными трудностями. Выделяют общие постановочные проблемы [1]:

• 1)    недостаток теоретических разработок в области внутреннего контроля;

• 2)    отсутствие стандартизации внутреннего контроля, без этого крайне трудно добиться эффективной деятельности внутри предприятий.

Процесс создания отдела внутреннего контроля является весьма сложным. Он требует решения ряда методологических и организационнотехнических проблем.

Как отмечает Ю.В. Кузьмина, служба внутреннего контроля должна быть организована в соответствии со спецификой деятельности предприятия, состоянием внутреннего контроля и его системой управления. Все положения по организации внутреннего контроля и методике его проведения должны быть регламентированы внутренними документами предприятия и отражены в учетной политике.

Служба внутреннего контроля должны выполнять определенные функции.

• –    проверка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, их мониторинг и разработка рекомендаций по улучшению этих систем;

• –    проверка бухгалтерской и оперативной информации, изучение отдельных статей отчетности, включая детальную проверку операций, остатков по счетам;

• –    проверка соблюдения законов и других нормативных актов, а также требований учетной политики, инструкций, решений и указаний руководства;

• –    оценка эффективности механизма внутреннего контроля, изучение и оценка контрольных процедур в филиалах, структурных подразделениях;

• –    проверка деятельности различных звеньев управления;

• –    проверка наличия и состояния имущества и обязательств;

• –    специальные расследования отдельных случаев, например подозрений в злоупотреблениях;

• –    разработка и представление предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления;

• –    оценка используемого программного обеспечения;

• –    осуществление аналитических мероприятий (в рамках контроля расчетов с контрагентами отслеживание состояния дебиторской и кредиторской задолженности организации с целью оптимизации ее уровня, повышения эффективности управления оборотными активами и заемным капиталом).

Проведение этих процедур позволит реализовать внутренний контроль по следующим направлениям:

• –    создать базу данных утвержденных поставщиков (подрядчиков), для каждого поставщика определить категорию расхода, ответственного менеджера, ответственного бухгалтера;

• –    оптимизировать выбор поставщиков (подрядчиков) и изменить информационные данные о них в информационной системе;

• –    увеличить ответственность менеджеров за закупки товаров и услуг, претензионную работу с поставщиками (подрядчиками), своевременное представление документов в бухгалтерию;

• –    обеспечить контроль наличия договоров;

• –    обеспечить контроль процесса осуществления платежей;

• –    получать актуальную аналитическую информацию о предоплате и состоянии кредиторской задолженности;

• –    анализировать все операции с конкретным поставщиком или подрядчиком (платежи, цены, претензии).

В работах И.Ю. Склярова [7, С. 79–80], П.Г. Пономаренко [ 5, С. 168– 169] представлены источники информации для проведения внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками (рис. 1).

Теперь рассмотрим порядок проведения внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками.

• В .И. Подольский [4, С. 137] указывает, что общий перечень объектов проверки при составлении общего плана проверки расчетов с поставщиками

и подрядчиками охватывает такие позиции, как: правовая оценка договоров с поставщиками и подрядчиками; проверка организации первичного учета с поставщиками и подрядчиками; проверка состояния задолженности перед поставщиками и подрядчиками; проверка правильности отражения в бухгалтерском учете различных операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками; проверка соответствия данных аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, данными синтетического учета; проверка организации налогового учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

На этапе проведения проверки определяется достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности предприятия. Основные этапы и процедуры проведения внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками представлены на рисунке 2 [6, С. 132].

Рисунок 1 – Источники информации для проведения внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками

В.И. Подольский [4, С. 142–143] отмечает, что проводя внутренний контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками, контролер должен знать о возможных ошибках и нарушениях , свойственных данному разделу учета.

Внутренний контроль желательно проводить не реже чем два раза в год. Также, следует проводить внеплановые проверки, обращая особое внимание на случаи подозрения в злоупотреблениях.

При проведении внутреннего контроля на всех ее этапах обязаны руководствоваться основными нормативными актами, регулирующими учет расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Рисунок 2 – Основные этапы и процедуры проведения внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками

Рекомендуемые принципы организации службы внутреннего контроля и порядок осуществления внутреннего контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками повысят эффективность как уже действующей системы внутреннего контроля в общем, так и внутреннего контроля состояния расчетов в частности. Организация такой службы позволит предприятиям оптимизировать деятельность при помощи консультирования и информирования руководства и свести к минимуму возможность принятия невыгодных и нерациональных решений в управлении, а также поможет достигнуть приемлемого уровня риска возникновения убытков.