Теоретические аспекты организации внутреннего аудита в коммерческих организациях

В последние годы многие собственники, все больше задумываются о необходимости внедрения эффективного внутреннего контроля в систему управления организации. Такая позиция вызвана как нормативными требованиями, так и появлением корпоративной формы управления, при которой необходимо обеспечение соблюдения интересов собственников в деятельности наемных менеджеров.

Обязанность осуществлять внутренний контроль фактов хозяйственной жизни в Российской Федерации возложена на все экономические субъекты независимо от вида деятельности и организационно-правовой формы [7].

Основным фактором системы внутреннего контроля для собственников коммерческих организаций является цель улучшения производительности деятельности организации и повышения ее эффективного функционирования, путем целесообразного использования ресурсов, а также регулярного анализа рисков и управления ими [3].

Таким образом, необходимость совершенствования процессов управления, выработки новой стратегии развития, формирование достоверной информационной базы для осуществления анализа и оценки эффективности принятых управленческих решений являются предпосылками для усиления и совершенствования системы внутреннего контроля в организации [4].

В процессе развития организации меняется ее внешняя среда и элементы в бизнес-процессах, что выдвигает требование своевременной адаптации системы внутреннего контроля [1].

В настоящее время существует проблема отсутствия методологической базы критериев оценки эффективности внутреннего контроля в организации. Тем самым, компания не может проводить существенную эффективную работу над ошибками деятельности и в полной мере влиять на принятие правильных управленческих решений, именно поэтому необходимо формировать систему показателей и критерии оценки эффективности внутреннего контроля [5].

По нашему мнению, вышеуказанную проблему может решить в организации функция внутреннего аудита. Как отмечает Н. Х. Кононова внутренний аудит, являясь частью внутреннего контроля, обеспечивает менеджмент хозяйствующих субъектов информацией, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений [2].

Для достижения поставленных перед внутренним аудитом функций необходимо соблюдение определенных принципов, а именно:

• -    системность. Внутренний аудит должен реализоваться в компании системно.

• -    комплексность. Внутренний аудит должен проводиться различными способами, а не ограничиваться чем-то одним. Комплексность внутреннего аудита может проявляться также в проверке не только одной наиболее проблемной отрасли деятельности, но и для полноценного исследования существующих проблем - проверки смежных или взаимосвязанных отраслей;

• -    целостность. Внутренний аудит должен быть целостным процессом от начала проверки и до конца. Любой аудит представляет собой процесс

поэтапного исследования того или иного вопроса и в случае пропуска определенного этапа результат такого аудита может быть неверным, что дезинформирует заинтересованных пользователей о реальном состоянии дел в компании и по факту полностью не выполнит своей функции;

• -    законность. Внутренний аудит должен проводиться без нарушений законодательства Российской Федерации. Проверки, проводимые незаконными путями, безусловно, могут быть действенными, но строить систему внутреннего аудита компании на них точно не стоит. Помимо этого, принцип законности при внутреннем аудите должен быть полностью регламентирован соответствующими актами фирмы и выполняться строго во их исполнение;

• -    регулярность. Большое значение для эффективности внутреннего аудита играет регулярность его проверки. Достигнуть результата и положительного влияния таких внутренних проверок возможно только в случае их регулярности, исследования моментов, в которых ранее возникали проблемы. Своеобразную работу над ошибками можно провести, только регулярно проверяя интересующие сферы жизнедеятельности компании;

• -    функциональную независимость. Сущность любого внутреннего аудита состоит в проверке и поиске ошибок или несоответствий в той или иной сфере с целью их дальнейшего исправления. Идеальная ситуация тогда, когда внутренний аудит проводится отдельным структурным подразделением. Однако если компания небольшая и не может себе позволить даже отдельного сотрудника, осуществляющего аудит, руководству следует позаботиться об отсутствии влияния и негативного вмешательства других сотрудников в деятельность аудитора - сотрудника, который временно выполняет функции проверки;

• -    объективность. Проведение внутреннего аудита и скрытие его результатов не оправдывает целей проверочного процесса. Та или иная отрасль деятельности компании, подвергаемая внутреннему аудиту, не будет развиваться, в случае если аудит не будет объективен. На объективность проводимого внутреннего аудита сильно влияет то, кем он проводится и в каких условиях;

• -    своевременность. Внутренний аудит стоит проводить комплексно, объективно, но этого мало. Важно также время, в которое он проводится. Принцип своевременности связан с принципом регулярности, однако суть его в первую очередь состоит в том, что любая проверка должна быть проведена заранее, а не когда уже могут наступить негативные последствия для компании.

• -    целенаправленность. Внутренний аудит не может проводиться просто так, у каждой проверки должна быть четко сформулированная цель;

• -    результативность. Организовать проведение внутреннего аудита в компании - это еще малая доля для его полноценного функционирования. Особое значение имеет его результативность.

Для квалифицированного проведения той или иной внутренней проверки, требуется создание специальной службы или отдела внутреннего аудита в организации. Сотрудники службы внутреннего аудита должны хорошо ориентироваться в специфике деятельности организации, разбираться в ее организационно-экономической структуре управления, а также в объекте контроля.

Также должен быть обозначен круг вопросов, которые необходимо раскрыть при проверке. Сотрудники данного отдела должны владеть техникой и методикой проведения проверок, хорошо знать нормативно- правовую базу, уметь обобщать результаты проверок, вырабатывать пути устранения выявленных нарушений и разрабатывать мероприятия по их предупреждению, определять резервы повышения эффективности всех видов деятельности организации и т. д.

Структура и штат службы внутреннего аудита в первую очередь определяется спецификой производственной, хозяйственной и финансовой деятельностью организации, а также объемом, сроками, сложностью и условиями выполняемых ею работ. Численность службы внутреннего аудита и размер оплаты труда предусматривается штатным расписанием. Обязательным является выполнение должностных инструкций всеми сотрудниками и руководителями данной службы. В соответствии с сформулированными выше аспектами деятельность отдела внутреннего аудита может быть организована в любой коммерческой организации достаточно эффективно, при оптимальной интегрированности этой деятельности в деятельность других служб организации.

Организационную структуру работы службы (аппарата) внутреннего аудита в коммерческих организациях можно представить в виде следующей схемы (рисунок 1).

Рис. 1. Организационная структура аппарата внутреннего аудита

Для определения оптимальной численности службы внутреннего аудита необходимо учесть размер организации, ее специализацию, среднегодовую численность сотрудников организации, объемы производства и продажи продукции (выполнения работ, оказания услуг), стоимость имущества организации и т. д.

На сегодняшний день оценка эффективности службы внутреннего аудита остается нерешенной проблемой. Для оценки эффективности функционирования системы внутреннего аудита требуется определить ее экономическую оправданность как отношение расходов на содержание этой службы к сумме выявленных доходов, которые могут быть получены от ее функционирования. Данные доходы могут представлять собой стоимость возвращенного похищенного имущества, предотвращение штрафов и потерь, предотвращение принятия неэффективных и экономически необоснованных управленческих решений, осуществление не эффективных финансовых операций и т. п.

Для эффективного функционирования такой службы необходимо создать отдельное положение о службе внутреннего аудита, где полностью прописать ее структуру, функции, права и обязанности сотрудников. Если же речь идет не об отдельном отделе или службе, то следует включить статьи о лицах, проводящих аудит в этот раздел. В любом случае вне зависимости от того, сколько человек проводит проверки, их деятельность должна быть регламентирована отдельным актом или быть включена в положение о внутреннем аудите. Обратим внимание, что наиболее целесообразно в этом пункте отразить структуру, функции аудиторов, их права и обязанности.

Руководству следует определить задачи, решение которых позволит достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача должна иметь количественное измерение и сроки выполнения [6].

Отметим, что, в случае если проводится внутренний аудит какой-то специфической отрасли жизнедеятельности компании, для проверки которой требуются специальные знания и навыки, аудиторы могут привлекать к своим проверкам представителей соответствующих отделов, чтобы проверка была осуществлена на максимально профессиональном уровне.

Однако ситуация иногда получается двоякая, когда представитель отдела, деятельность которого проверяют, сам участвует в проверке. В таком случае важно подойти к подбору такого сотрудника и руководствоваться не только высоким уровнем его профессиональных навыков, но и такими важными человеческими качествами, как честность, ответственность и т. д. Руководству стоит провести разъяснительные беседы с таким сотрудником и акцентировать внимание на значимости открытости его деятельности в рамках проверки для развития компании в целом.

Целесообразно также не просто проводить внутренний аудит и по его итогам подавать отчет руководителю, но и давать возможность аудиторам выступить на совещаниях (в случае отсутствия конфиденциальной информации в материалах проверки).

Немаловажным является регулярный контроль аудиторской деятельности внутри компании. Целью такого контроля является выявление эффективности/неэффективности проводимых проверок.

Некоторые компании уделяют мало внимания вышеуказанному аспекту, что негативно сказывается на развитии системы в целом.

Эффективный аудит – это тот аудит, который проведен нужными способами и его итогом стало выявление ошибок / уязвимостей / противоречий или отсутствие таковых.

Однако система внутреннего аудита компании вряд ли будет эффективно работать, если ее главным итогом будет ознакомление руководства с отчетом. Важна функция дальнейшей проработки этого отчета – разработка проектов управленческих решений. В случае высокой компетентности внутренних аудиторов можно предложить им на основании их заключения сформулировать рекомендации для такого проекта.

Важно отметить, что указание на какие-то проблемы в отчетах по внутреннему аудиту – это важный сигнал для руководителей обратить внимание на проверенную сферу деятельности компании с целью предотвращения дальнейших негативных последствий.

В заключение можно сделать вывод о том, что, рассмотрев общие положения проведения внутреннего аудита в компании, работодателям и руководителям важно определиться с тем, что в первую очередь они хотят получить от данного процесса. Систему внутреннего аудита в компании абсолютно бессмысленно организовывать номинально, данная система или работает полноценно, или не имеет смысла. Особенности внутреннего аудита компании полностью обусловлены особенностями ее хозяйственной и управленческой деятельности.

Также важно отметить, что целью внутреннего аудита не всегда является поиск каких- либо ошибок. Рационально проводить внутренний аудит в поисках наибол ееуязвимых мест деятельности фирмы, неэффективных сотрудников, затра т. Выявив посредством внутреннего аудита указанные сферы, можно опти мизировать их работу,снизить издержки или улучшить сервис, что в итоге приведет к увеличению производительности компании в целом.