Типичные ошибки при ведении табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени (по форме №Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2

постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. №835). Налоговые инспекторы проверяют правильность ведения табеля, сопоставляя его с расчетно-платежной ведомостью, Представители ФСС используют табель в проверках для изучения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности [1].

Есть несколько типичных ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени:

• 1)    Неутвержденная форма табеля учета рабочего времени.

С 1 января 2013 года применение типовых форм первичных учетных документов таких как форма Т-12 и Т-13 не обязательно, поэтому организация сама вправе решать вести или нет табель учета рабочего время. Если работодатель отказывается применять данные формы, то необходимо создать внутренний приказ по основной деятельности об утверждении типовой формы табеля учета рабочего времени организации.

• 2)    Отсутствие табельного номера работника.

Данная ошибка является очень распространенной. Табельный номер присваивается каждому сотруднику и обязательно включается в приказ о приема на работу. Система табельных номеров разрабатывается самой организацией.

• 3)    Ведение единого табеля учета рабочего времени на всю организацию.

Табель учета рабочего времени необходимо вести по структурным подразделениям. Так проще руководителю отслеживать каждого работника в организации. Если некоторые организации ведут единый табель, то нужно назначить ответственного за его составление.

• 4)    Отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени.

Если в организации предусмотрена унифицированная форма табеля учета рабочего времени, то в ней предусмотрена графа «Ответственное лицо». Приказом назначается сотрудник, который будет составлять табель, а в нем он должен проставить свою должность, подпись и ФИО.

• 5)    Отсутствие корректировочного табеля

Если произошли какие-то обстоятельства у сотрудника, который не смог предоставить документы, подтверждающие его отсутствие на рабочем месте, то необходим корректировочный табель. Так как он ведется по факту, то ответственный за его составление поставит «НН», а когда работник предоставит документы, их нужно учесть. Зачеркивания или использование корректора не допускается.

• 6)    Не правильное заполнение табеля учета рабочего времени при направлении работников в командировку.

Например, если сотрудник едет в командировку в субботу, а возвращается в среду, то в табеле учета рабочего времени проставляется обозначение «К» (командировка).

За ненадлежащее ведение табеля учета рабочего времени руководитель организации или же главный бухгалтер могут быть привлечены к административной ответственности, а ответственное лицо, которое составляло данный документ может понести дисциплинарное взыскание [2]. Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо изучить нормативное законодательство, регулирующее вопросы ведения табеля учета рабочего времени.