Трансформация организационной структуры в «Информационную эпоху» на примере девелоперской организации

Основная функция структуры — обеспечение системе внутренней прочности, устойчивости, высокой степени сопряженности всех ее компонентов (подсистем, элементарных объектов, связей). Отсюда вытекают основное свойство структуры сложность [1]. Сложность структуры определяется количеством и разнообразием связей между элементами системы. Вертикальная связь: прямая (оказывающая управляющее воздействие) и обратная (исполнение и отчет); горизонтальная (координация и взаимодействие) формируют пространство ориентированного взаимодействия элементов и процессов системы управления.

Согласно опросу, (примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний), обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях [2]. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации (связи) — одна из главных причин появления проблем.

Выделению отношений, реализующихся одновременно в пространстве и времени, а также в определенной логике, соответствуют пространственновременные и причинно-следственные структуры. В современном представлении традиционное употребление понятия «структура» расширено на процессы .

Структура организации, по определению П. Сенге, «включает то, как люди принимают решения, переводящие восприятия, цели, правила и нормы в действие. Структуры порождают закономерности поведения. Изменив структуры, мы можем изменить эти закономерности» [3].

Парадигма управления, (базирующаяся на исследованиях П. Друкера [4], И. Пригожина и И. Стенгерса [5], В. Налимова [6]), рассматривает организацию как открытую диффузную динамическую систему, функционирующую в турбулентной среде. Свойства самоорганизации диффузной системы подразумевают, способность к самообучению, выбору вариантов и механизмов их отбора (т.е. к рефлексии), что обеспечит ее развитие, а далее — адаптацию к условиям существования.

При организации систем управления, по мнению В.Д. Могилевского наиболее рационально придавать им и рефлекторные и рефлексивные свойства. Системы, однозначно реагирующие на изменение собственного состояния и на воздействие внешней среды, Н. Моисеев относит к рефлекторным. Класс рефлексивных систем использует сложные правила принятия решений, допускающие многозначность. Достоинство рефлекторной системы заключается в ее управляемости, т.е. система реагирует заданным образом на определенные воздействия. Многие бизнес-процессы организации являются рутинными и повторяющимися, поэтому имеющийся опыт успешного управления можно применять, описав заранее с помощью современных инструментов и методов. Например, таких как:

моделирование, информационные технологии, задачи оптимизации и др. Это позволит, каждому участнику контролировать себя, а руководителю, координировать и направлять усилия исполнителей на выполнение поставленных задач с помощью системы управления, построенной на информации.

Девелоперская организация имеет сложную структуру управления, так как управляющая структура организации является также управляющей по отношению сторонним участникам (инвесторы, проектировщики, подрядчики, поставщики, органы власти, потребители и др.), вовлеченным в процессы реализации проектов. Деятельность девелоперской организации, в сфере инвестиционно-строительного бизнеса, связана с управлением проектами и программами. При проектном управлении часто используется матричная структура, при которой специалисты организации объединены команду управления проектами. Как правило, это временный коллектив, который распускается после завершения проекта. Однако в течение реализации проекта, эти специалисты имеют двойное подчинение: руководителю проекта и руководителю функционального подразделения. До завершения проекта девелоперская организация несет полную ответственность за конечный результат и соблюдение сроков, бюджета и качества продукции. Для выполнения поставленных задач необходимо развитие инструментов и методов, повышающих эффективность коммуникаций (взаимосвязей) всех заинтересованных участников, вовлеченных в проект.

Многоступенчатость управления в крупных организациях негативно влияет на прохождение управляющих воздействий от управляющей подсистемы к управляемой и осуществление обратной связи - получение информации о выполнении. В традиционной командно-административной организации информация с верхнего уровня часто передается в устной форме или с помощью приказов и распоряжений, при этом возникают задержки при передаче информации с одного уровня управления на другой. Кроме того, менеджеры различного уровня могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от знаний и накопленного опыта. Так же увеличивается вероятность информационных искажений, так как каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Информация, вступающая в противоречие с опытом или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгается, либо искажается в соответствии с этими опытом или понятиями.

Существуют структуры, в которых независимо от количества участников всех объединяет одна общая цель и один руководитель. Например, оркестр, «где только один дирижер — генеральный директор, и все остальные музыканты играют ему, без посредников…Несколько сотен музыкантов и их «генеральный директор» — дирижер могут играть вместе, потому, что у них одни и те же ноты» [8]. В бизнесе нет раз и навсегда записанных «нот», так как условия существования и развития бизнеса постоянно меняются как внутри самой организации, так и во внешней среде. Но, как правило, остаются неизменными цели и задачи, достижение которых постоянно сопоставляются с фактическим результатами посредством обратной связи.

Управленческая работа связана с документами, поэтому необходимое взаимодействие между различными подразделениями и отдельными специалистами можно осуществлять через документооборот, используя при этом информационные технологии.

Для построения функционально-информационной структуры системы управления девелоперской организации необходимо разработать документы организационного и методического обеспечения , которые должны регламентировать взаимосвязи и взаимодействия подразделений и специалистов в ходе реализации бизнес-процессов, определенной функции или групп функций. К организационному обеспечению можно отнести организационные стандарты, положения (регламенты) о подразделениях, должностные инструкции, некоторые приказы, распоряжения и указания. Методическое обеспечение - указания определяющие, как должны выполняться те или иные функции.

Формирование функционально-информационной структуры девелоперской организации включает:

• •    выявление и систематизацию основных бизнес-процессов, функций и подфункций разного ранга методом последовательной декомпозиции;

• •    распределение функций разных рангов по конкретным службам, подразделениям и исполнителям с четким определением их прав и обязанностей по выполнению этих функций и контролю их выполнения;

• •    конкретизацию информационных связей между службами, подразделениями и исполнителями и выполняемыми ими функциями.

Приступая к систематизации функций, нужно разделить всю совокупность функций управления на несколько первичных основных комплексов. В «модели» девелоперской организации можно выделить два основных комплекса: стратегическое (часто отсутствует) и оперативное управление.

Создавая правила работы, мы формируем механизм (технологию) четкой формализованной последовательности действий, за определенные периоды времени, на всех этапах для достижения необходимого результата.

Наличие «положений» (регламентов) деятельности структурных подразделений и организации в целом, а также согласованных с «положениями» неформальных должностных инструкций, дает возможность, даже вновь привлеченным специалистам (участникам), имеющим различный опыт и навыки, четко понимать стоящие перед ними задачи и ответственность и быстро адаптироваться для достижения общих целей «команды».

Внедрение корпоративных информационных систем управления (КИС) позволяет применять не отдельные программы для бухгалтерского или кадрового учета, выполнения отдельных расчетов, графиков или списков, а создать единую информационно-аналитическую базу, с помощью которой можно:

Использование КИС в девелоперской (инвестиционно-строительной) организации позволяет:

• 1.    Установить     прочные     коммуникативные связи     между

• 2.    Создать базы данных документов необходимых для работы (бюджеты, графики подготовки ИРД, ПСД и строительства, договора поставки и т.д.).

• 3.    Дать доступ к открытой информации, необходимой сотрудникам организации;

• 4.    Отслеживать сроки, объемы и бюджет выполнения работ (в режиме on-line) и анализ причин отклонения;

• 5.    Контролировать соответствие стандартам, предъявляемым как внутри организации, так и со стороны инвесторов, партнеров и потребителей;

• 6.    Возможность дальнейшего использования системы      при

подразделениями и сотрудниками организации (корпорации) и другими участниками проектов и программ;

модернизации.

Анализируя деятельность многих организаций, становиться очевидным, что значительная часть менеджеров не принимает решений, а лишь является связующим, передаточным звеном. Система управления, основанная на информационных     технологиях,     позволяет     трансформировать организационную структуру - сократить часть вертикальных связей (и количество менеджеров среднего звена), характерных для командноадминистративной системы и расширить «горизонтальные» связи управления. Это совпадает с мнением П. Друкера: «Через 20 лет в типичной крупной компании будет вдвое меньше уровней управления и втрое меньше менеджеров, чем сегодня. Дело в том, …что, типичный бизнес будет строиться на знаниях, и будет представлять собой организацию, состоящую в основном из специалистов, которые направляют и контролируют свою работу посредством обратной связи с коллегами, клиентами и головными офисами. Иными словами, организации, основанные на информации, требуют ясных, простых общих целей, которые превращаются в конкретные действия» [8]. Без развития методов совершенствования структур управления в «информационную эпоху» затруднено дальнейшее    повышение эффективности    управления и производства.