Учет и использование неформальных связей при разработке стратегии развития компании

Перед тем, как говорить о неформальных связях и их роли в организации, необходимо привести определения основных понятий:

• 1.    Формальные связи – регулируются установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами;

• 2.    Неформальные связи – в основе лежат отношения между конкретными индивидами.

В каждой организации в том или ином соотношение существуют оба вида связей, однако имеют они разное выражение. Формальные связи выступают официальным путем передачи внутренней информации, протекают по внутренним регламентам, существуют преимущественно в письменном виде: это и заключенные договора, служебные записки и т.д.

Неформальные же связи не следуют общим установленным правилам, существуют преимущественно в устном виде: это могут быть обсуждения между сотрудниками руководства, передача в обход формальным путям внутренней информации между отделами и сотрудниками, договоренность о взаимовыручке или поддержке между сотрудниками и т.д. При этом, так как неформальные связи являются иным способом передачи информации, то могут различаться по степени продолжительности существования такой связи: краткосрочные (единовременные) и долгосрочные. Первые можно считать нормальным, естественным процессом, так как их появление непродолжительно, не является систематическим, ведет к ускорению рабочего процесса и его появление может быть обусловлено желанием человека более тесно взаимодействовать с коллективом. Неформальные связи второго типа являются нежелательными и сигнализируют о неэффективности работы формальных связей, из-за чего оптимальным и продуктивным решением считается их систематических обход.

Существуют три основных подхода в восприятии неформальных отношений в организации: нейтральный, положительный и отрицательный. В первом случае, руководитель допускает наличие краткосрочных связей, но пресекает появление долгосрочных. В случае положительного похода, руководитель благосклонно относится к возникновению краткосрочных связей, не пресекает появление долгосрочных связей, но в случае их возникновения старается оптимизировать формальную систему, если это возможно и будет продуктивно для организации. В случае отрицательного подхода руководитель пресекает всякое появление любых неформальных связей в организации. Будущим менеджерам придется работать с людьми не только как с рабочей силой, но и как с индивидами, людьми. А людям свойственно, в виду своей природной тяги к оптимизации своей работы для сокращения затрачиваемого на нее времени и сил, искать пути обхода официальных, формальных связей. Так руководители и сталкиваются с появлением в организации неформальных связей.

Как говорилось ранее, неформальные связи представляют собой иной способ передачи информации, в обход формальным, установленным начальством правилам. И каждый менеджер в своей деятельности с этим сталкивается, поэтому практическое знание и умение обнаружить и понять суть этих связей является важной частью работы управляющего. На практике руководители могут столкнуться как с единовременными (краткосрочными) неформальными связями, так и с долгосрочными. Примером краткосрочной связи может быть ситуация, когда руководитель лично узнает у подчиненного какую-то информацию, которая требуется ему для дальнейшей работы. Вместо того, чтобы дождаться официального отчета о работе, руководитель напрямую, в обход формальной связи, узнает нужные ему данные. Примером же долгосрочных связей могут быть ситуации, когда информация между отделами регулярно передается между самими сотрудниками без деловых записок и других оформлений (непосредственно перед передачей информации). И во втором случае руководителю надлежит вмешаться, так как само наличие таких долгосрочных связей означает неэффективность работы системы. Кроме того, долгосрочные неформальные связи могут привести к неформальным отношениям и/или группам, основанным на взаимных личных чувствах и эмоциях, которые могут влиять на продуктивность сотрудников.

Игнорирование неформальных связей совершенно не приемлемо, так как избегание проблемы не решает саму проблем, а лишь откладывает необходимость принятия решения на определенный срок. Жесткий запрет и наложение санкций также не является оптимальным решением, поскольку такое решение может просто не повлиять на ситуацию или даже спровоцировать образование новых неформальных связей. Жесткое регулирование применимо только в системах, максимально близких к детерминированным. В пример можно привести армию, где наличие жестких норм, а также устоев и дисциплины позволяет в несколько большей мере контролировать неформальные связи и при этом не подстраивать руководство системой под них. Оптимальным же решением является регуляция системы управления в зависимости от неформальных связей, поскольку их наличие в системе на постоянной основе чаще всего отражает несовершенство и неэффективность формальных норм и сигнализирует руководству организации о необходимости преобразований и изменений в системе.

Очевидно, что структурные преобразования требуют серьезных ресурсных затрат на проведение. В этой связи стоит говорить о необходимости проверки на наличие неформальных связей в организации при проведении внутреннего анализа компании. Так как большое количество долгосрочных неформальных связей обнаружить достаточно легко, и они являются, по своей сути, слабой стороны организации, их учет необходим при дальнейшей выработки стратегии. С другой стороны, не стоит забыть также и о том, что подобные связи могут сигнализировать руководству о слабых местах в структуре формальных связей и даже принятой и реализуемой стратегии компании на различных уровнях пирамиды стратегий. Так наличие очевидно нереалистичной функциональной стратегии для любого отдела приведет к тому, что сотрудники будут стараться максимально обходить формальные связи в угоду ускорения рабочих процессов.

В результате, стоит сделать вывод о том, что фактор наличия и развитости неформальных связей в компании свидетельствует о неполадках в существующей системе управления и требует краткосрочных и, что более важно, долгосрочных изменений путем разработки новой стратегии развития с учетом этих данных.