Учет затрат машинно-транспортного парка при автоматизированной форме учета

Сельскохозяйственные предприятия используют различные системы автоматизации бухгалтерского учета, что обусловлено сложным расчетом затрат по видам деятельности, особенностями функционирования сельскохозяйственного производства. Наиболее часто применяемыми программными продуктами являются «1С: Бухгалтерия 8.0»,  «1С:

Бухгалтерия 7.7», «Инфо-Бухгалтер».

Внедрение автоматизации учета способствовало упрощению работы бухгалтера как по учету затрат вспомогательных производств, так по бухгалтерскому учету в целом.

По вспомогательным производствам выполняется большое количество однотипных хозяйственных операций: расходы по содержанию машинно-транспортного парка (МТП), начисление оплаты труда, списание суммы фактической себестоимости продукции, работ и услуг вспомогательных производств на счета основного производства.

Затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией тракторов, комбайнов и иных сельскохозяйственных машин и орудий по отработке почвы, возделыванию и уборке сельскохозяйственных культур и другим работам машинно-транспортного парка учитываются на счете 23 «Вспомогательные производства», субсчет «Машинно-транспортный парк».

Для учета работы машинно-транспортного парка и израсходованию топлива предназначен ряд документов.

Данные первичных документов (для автомобилей – путевые листы автомобиля) вводятся в программу бухгалтером в компьютер в диалоговом режиме, при этом заполняются такие реквизиты, как фамилия, имя и отчество водителя, его табельный номер.

Для хранения условно-постоянной информации об автомобиле и его реквизитов предназначен так называемый справочник «Транспортные средства». Заполненные реквизиты автомобиля (гаражный номер автомобиля, расходы горючего, пробег и количество груза, тип езды) будут автоматически отображаться в соответствующем документе по их значению. Одновременно обеспечивается контроль данных, при искажении какого-либо значения выводится сообщение об ошибке.

Необходимо выбрать наименование работ и заполнить остальные реквизиты с путевых листов. Информация записывается в учете техникоэкономических показателей одновременно по гаражным номерам автомобилей и по каждому водителю. При обработке информации необходимые реквизиты автоматически извлекаются и используются для автоматизированных расчетов выполненной работы, начисления оплаты труда, расхода горючего и т.п.

Путевые листы тракториста, учетный лист тракториста-машиниста и иные документы по учету затрат машинно-транспортного парка заполняются аналогично заполнению путевого листа автомобиля, дополнительно могут быть добавлены некоторые реквизиты.

Необходимую оперативную информацию о затратах машиннотранспортного парка можно получить в качестве оборотно-сальдовых ведомств по счету, ведомости показателей работы автомобилей, справки-расчеты и др.

Из каждого документа может быть распечатана печатная форма первичного документа.

Распределение затрат по эксплуатации машинно-транспортного парка на объекты учета производится по статьям, учет их учет в автоматизированной форме учете введется соответственно.

Аналитический учет строится по аналитическим разрезам по системе «субконто»: виды и инвентарные номера сельхозяйственных машин и орудий, фамилии водителей, статьи затрат, виды перевозок, подразделения и др., учитывая особенности в накапливании затрат.

Проблемы автоматизации учета затрат машинно-транспортного парка связаны следующими особенностями:

• –    процесс сельскохозяйственного производства ведется на больших площадях с применением разнообразных сельскохозяйственных машин;

• –    сезонность сельскохозяйственного производства, вследствие чего неравномерность затрат производства и труда, разграничение по производственным циклам;

• –    получение из одного вида нескольких видов продукции, возникает необходимость разграничения затрат;

• –    несколько видов деятельности: производство, переработка и реализация продукции растениеводства и животноводства, оказание услуг сторонним организациям;

• –    различная форма собственности.

Автоматизация бухгалтерского учета позволит сельскохозяйственным предприятиям получить своевременную и достоверную информацию, необходимую для регулирования производственного процесса, повышения эффективности, и, следовательно, достижения устойчивого финансового положения отдельно по видам деятельности и на уровне предприятия.

Автоматизация бухгалтерского учета должна обеспечить достоверный учет всего многообразия сельскохозяйственных машин и механизмов, деятельности всех подразделений организации, в том числе вспомогательных производств.

В условиях развития средств коммуникации необходимо рассмотреть возможность электронного документооборота, суть которого заключается в том, что трактористы-механизаторы могли оправлять путевые листы в электронном виде с помощью «айфона» или «айпода».

Для совершенствования учета затрат по машинно-транспортному парку при автоматизированной форме необходимо учитывать особенности ведения хозяйственной деятельности.