Управление дебиторской задолженностью в ООО «Транстехсервис - Уфа» г. Уфы РБ

Термин «дебиторская задолженность» - чисто бухгалтерский термин, который обозначает долги сторонних лиц вашей организации. А вот управление дебиторской задолженностью – это целый процесс, который подразумевает под собой определенное количество этапов, а начинается он еще до подписания договора.

Поскольку дебиторская задолженность представляет собой иммобилизацию (отвлечение) собственных оборотных средств, то, в принципе, она невыгодна предприятию, следовательно, напрашивается вывод об оптимизации величины текущей дебиторской задолженности и о ее максимально возможном сокращении, что снизит потребность в заемных источниках финансирования и положительно скажется на ликвидности деятельности организации.

Необходимо осуществлять контроль за состоянием расчетов с дебиторами, чтобы минимизировать риск возникновения безнадежной дебиторской задолженности.[2]

Для управления дебиторской задолженностью предприятия в ООО «ТрансТехСервис-Уфа»   можно предложить провести следующие процедуры:

• 1) . Выбор ответственных лиц (отдел) за работу с дебиторской задолженностью в рамках компании

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам выбора организационной структуры в организации для работы с дебиторской задолженностью:

• а)    Описываются положительные и отрицательные моменты работы различных ответственных лиц:

• -    Бухгалтерия,

• -    Юридическая служба,

• -    Сотрудники (линейные руководители, менеджеры по продажам, менеджеры проектов, специалисты по внедрению, консультанты и т.д.),

  -Коллекторская группа (профессиональная компания полного цикла, которая предоставляет клиентам первоклассные и самые эффективные решения в сфере взыскания просроченной дебиторской задолженности)

• б)    Рассматривается вопрос мотивации к действию.

• в)    Вопрос «единого» центра контроля за работу с дебиторской задолженностью.

В настоящее время наиболее распространенным вариантом развития событий является поручение данной работы своему сотруднику, а при больших объемах взыскания — целой службе (как правило, юридической, финансовой или службе безопасности).

• 2) . Выстраивание работы с дебиторской задолженностью в рамках компании

На данном этапе основное внимание уделяется вопросам перехода от вопросов принятия решения о том, кто работает с дебиторской задолженностью к тому, как будет происходить работа на уровне организации, механизмы, правила взаимодействия, методы регулирования и контроля:

• а)    Проектирование организационной структуры отдела.

• б)    Создание бизнес-процессов, политик и процедур по управлению дебиторской задолженностью.

• в)    Формирование системы сбалансированных показателей деятельности подразделения KPI(Ключевые показатели эффективности).

• г)    Разработка схем мотивации на базе KPI(Ключевые показатели эффективности) создание должностных инструкций, обучение сотрудников, ответственных за работу с дебиторской задолженностью.

• д)    Создание системы контроля и внутренней управленческой отчетности в CRM (Система управления взаимоотношениями с клиентами) для анализа финансового положения и оценки эффективности работы специалистов.

• 3) . Методы работы с дебиторской задолженностью.

Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с дебиторской задолженностью, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

• а)    Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка)

• б)    Написание писем:

  – перечень документов для клиента,

  – для подтверждения дебиторской задолженности,

  – взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту

• в)    Встречи с клиентами

• г)    Ведение переговоров:

  – общие правила,

  – определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,

  – варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны,

  – варианты действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении,

  – определение периодичности звонков

• д)    Фиксирование информации о работе с дебиторской задолженностью (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации)

Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного урегулирования долга — это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

Подводя итог , необходимо отметить, что часто для успешного управления дебиторской задолженностью предприятию не хватает:

– квалифицированных сотрудников для составления типовых документов;

– знаний особенностей деятельности некоторых государственных органов,

• –    знания методики осуществления и продвижения коллекторской деятельности;

• –    call-центра, включая помещение, оборудование, персонал;

• –    программного обеспечения;

• –    службы личного взаимодействия с должниками.