Управление документооборотом в вузе на базе СУБД

Автор: Миронова Людмила Ивановна, Кадыров Александр Сабирьянович

Журнал: Образовательные технологии и общество @journal-ifets

Статья в выпуске: 3 т.20, 2017 года.

Бесплатный доступ

В данной статье рассмотрены проблемы организации документооборота в высшем учебном заведении. Проанализированы некоторые участки документооборота, а также рассмотрены возможности оптимизации оборота документов с помощью процессного подхода. Рассмотрена разработка CRM системы, которая управляет документооборотом в некоторых участках вуза, а именно составление расписания. Работа системы основана на процессном подходе, учитывая взаимодействие технического персонала вуза с преподавателями, а также студентами. Поскольку это информационная система, в частности, рассмотрен механизм согласия и несогласия сотрудника с обработкой персональных данных в CRM системе.

Еще

Crm система, база данных, документооборот, управление, образовательная деятельность, организационно-управленческий процесс

Короткий адрес: https://sciup.org/140224520

IDR: 140224520

Текст научной статьи Управление документооборотом в вузе на базе СУБД

В статье рассмотрен процесс информатизации образования с точки зрения автоматизации документооборота в вузе. Управление процессом делопроизводства, протекающим в вузе, относится к сфере образовательного менеджмента. Технической основой образовательного менеджмента в вузе является единая информационная система (ЕИС), позволяющая управлять всеми процессами, протекающими в нём. Одной из функций ЕИС является административно-информационное управление, в рамках которого ЕИС интегрирует средства ИТ поддержки и автоматизации управления образовательным учреждением. Целью статьи является рассмотрение технологии разработки системы автоматизация делопроизводства на базе систем управления базами данных (СУБД). Анализ двух систем управления базами данных СУБД Microsoft Access и СУБД MySQL позволил выделить их достоинства и недостатки и отдать предпочтение последней, поскольку она способна обеспечивать работу в многопользовательском режиме, благодаря наличию клиент-серверного режима, что является одним из решающих факторов при автоматизации процесса документооборота в вузе. При проектировании базы данных использовалось специальное программное обеспечение MySQL Workbench, применение которого позволило ускорить рабочие процессы, а вопрос надежности хранения данных был решен благодаря хранению их на сервере, обладающем высокими техническими характеристиками и работающему при бесперебойном питании. Организация специализированного интерфейса показана на примере SQL- запросов к базе данных.

В рамках настоящего исследования описана технология разработки базы данных для автоматизации документооборота трех структурных подразделений Уральского института экономики, управления и права с использованием СУБД MySQL: приемная комиссия, отдел кадров, деканаты. В качестве примера в статье описана технология разработки интерфейса базы данных с использованием СУБД MySQL для одного подразделения вуза. Предлагаемый в статье подход может быть использован для совершенствования образовательного менеджмента на базе средств информационно-коммуникационных технологий в других образовательных учреждениях. Статья может представлять интерес для специалистов сферы информационных технологий, занимающихся разработкой средств информатизации в контексте развития информационно-образовательной среды образовательного учреждения .

Актуальность исследования

Одним из приоритетных направлений процесса информатизации современного общества является информатизация образования – внедрение средств новых информационных технологий в систему образования. Это дает возможность совершенствовать механизмы управления системой образования на основе использования автоматизированных банков данных научно–педагогической информации, информационно-методических материалов, организационноуправленческих ресурсов, а также коммуникационных сетей.

Управление образовательным учреждением на базе информационных технологий (ИТ) является ключевым механизмом, который позволит создать преимущества в конкурентной среде. В связи с этим основными мероприятиями в развитии информатизации становятся создание надежной и эффективной инфраструктуры, внедрение унифицированных способов доступа к корпоративным данным, улучшение управляемости всего комплекса информационных ресурсов, а также обеспечение соответствия инфраструктуры стратегическим целям вуза [4].

В данной статье проведен анализ двух систем управления базами данных (СУБД) Microsoft Access и MySQL с целью использования одной из них для разработки базы данных для управления документооборотом в вузе (на примере подразделений Уральского института экономики, управления и права, г.Екатеринбург).

Теоретические основы проектирования баз данных

В соответствии с типизацией электронных изданий учебного назначения, проведенной Роберт И.В. [7], одной из функций их является ведение делопроизводства в учебном заведении. Управление процессом делопроизводства, протекающим в вузе, относится к сфере образовательного менеджмента [4, 5, 8]. Под образовательным менеджментом вуза понимается целенаправленная организация мероприятий, способствующих обеспечению качества образовательной деятельности путем рациональной организации процессов, включая управление образованием и эффективное использование кадрового потенциала, развитие техникотехнологической базы [1, 2, 3, 6, 9, 10].

Технической основой образовательного менеджмента в вузе является единая информационная система (ЕИС), позволяющая управлять всеми процессами, протекающими в вузе (административное управление и управленческий учет, финансы, управление учебным процессом, управление информационными ресурсами, собственно образовательный процесс, научные исследования и т.п.). ЕИС вуза – это надежная и эффективная инфраструктура, обеспечивающая внедрение унифицированных способов доступа к корпоративным данным, улучшающая управляемость всего комплекса информационных ресурсов вуза [4].

Для качественного и результативного функционирования ЕИС важно определить состав категорий пользователей, который зависит от функций ЕИС. Традиционно к функциям ЕИС относят: функцию электронного обучения (ЕИС предназначена в основном для реализации процессов электронного обучения), функцию административно-информационного управления (ЕИС интегрирует средства ИТ поддержки и автоматизации управления образовательным учреждением), информационно-справочная функцию (ЕИС выступает в качестве открытой информационной системы, ориентированной на пользователей, интересы которых связаны с образованием).

Поскольку целью исследования является разработка на основе СУБД системы автоматизация делопроизводства в некоторых подразделениях Уральского института экономики, управления и права, выбор которых ограничен объемом статьи, был проведен анализ материалов по базам данных.

База данных - набор сведений, хранящихся некоторым упорядоченным способом. Иными словами, база данных — это хранилище данных. Без системы управления базами данных (СУБД) сами по себе базы данных не представляют интереса. СУБД - это совокупность языковых и программных средств, которая обеспечивает доступ к данным, позволяет их создавать, менять и удалять, обеспечивает безопасность данных. Другими словами, СУБД - это система, позволяющая создавать базы данных и манипулировать информацией, хранящейся в них. Доступ к данным СУБД осуществляется посредством специального языка SQL.

SQL - язык структурированных запросов, основной задачей которого является предоставление простого способа считывания и записи информации в базу данных [11].

Для создания системы автоматизации документооборота были проанализированы две крупные СУБД Microsoft Access и MySQL с целью выявлениях их преимуществ и недостатков.

СУБД Microsoft Access

Microsoft Access - система управления базами данных, которая включена фирмой Microsoft в состав профессиональной редакции Microsoft Office. СУБД Access занимает одно из ведущих мест среди систем для проектирования, создания и обработки баз данных.

СУБД Access проста в изучении и эксплуатации, как следствие доступна для широкого числа пользователей, снабжена обширными средствами по созданию отчетов различной степени сложности, создаваемых на основе таблиц различных форматов. Как правило, Access используется для создания личных баз данных, не имеющих коммерческого распространения.

Данная СУБД является реляционной, представляет набор взаимосвязанных двухмерных таблиц (отношений). Она используется для создания и обработки локальных баз данных или в качестве клиентских приложений с доступом к удаленным и распределенным базам данных коллективного использования с SQL Server или Oracle. СУБД имеет единую технологию создания и использования баз данных, форм, запросов и отчетов. В ней имеется возможность совместной работы с другими внешними источниками данных (базы данных с СУБД Access и других типов СУБД, электронные таблицы Excel, текстовые файлы). При этом средства разработки приложений пользователя могут использоваться для работы с другими СУБД (например, MS SQL Server, Oracle), выполняя роль интегрированной среды разработки приложений, использующих для хранения данных базы с различными СУБД.

В таблице 1 приведены возможные типы данных, которые поддерживает СУБД Microsoft Accesss [12].

В СУБД Access имеется достаточно много различных мастеров, конструкторов и построителей, полная русификация СУБД Access (включая имена полей и свойств), простота в работе.

Таблица 1

Типы данных СУБД Microsoft Accesss

Тип

Описание

Текстовый

Применяется для хранения строк, длина у которых не превышает 255 символов (например, ФИО сотрудника, название товара, адрес и т.д.).

Поле

MEMO

Используется для хранения многострочного форматированного текста (также сохраняются все параметры шрифта). Применяется для хранения, например характеристики сотрудника, описание состава продукта.

Числовой

Используется для хранения различных типов чисел, как целых, так и вещественных.

Денежный

Применяется для хранения денежных значений. В теории это тот же числовой тип, только отсутствует возможность задания размерности поля.

Счетчик

Используется для описания поля, которое заданно как первичный ключ. В поле этого типа для каждой новой записи генерируется уникальное число формата «Длинное целое».

Дата/время

Применяется для хранения значений календарных дат и времени. С помощью «Формат поля» можно задать вид отображения дат и времени. По умолчанию используется «Краткий формат даты».

Логический

используется для хранения всего двух логических значений «Истина/Ложь».

Вложение

этот тип данных появился начиная с версии Access 2007. Поле с типом «Вложение» позволяет добавлять файлы (документы, рисунки и другие). Размер одного добавляемого файла не должен превышать 256 Мб, а суммарно не более 2 Гб на одну строку.

У данной СУБД нет возможности создания приложения в виде исполняемого файла и одновременной непосредственной работой с несколькими базами из окна базы. Отсутствует собственный языка программирования (используется язык программирования Visual Basic). База данных и все ее объекты (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули) хранятся в одном файле.

Проведенный анализ позволил выделить такие достоинства Microsoft Access, как простота, гибкость, русификация, наличие разнообразных мастеров и конструкторов, надежность работы.

Среди недостатков пользователи отмечают слабые средства защиты и восстановления информации, ограничения на объем информации, отсутствие собственного языка программирования, низкую скорость при работе с большими объемами информации.

Кроме этого в ходе изучения СУБД Microsoft Access обнаружились следующие ограничения: размер файла базы данных (с расширением *.mdb) составляет 2 Гб за вычетом места, необходимого системным объектам; число хранимых объектов в базе данных может достигать 32768; количество одновременно работающих пользователей не должно превышать 255; максимальный размер таблицы - 2 Гб; максимальное количество полей в таблице 255; максимальное количество индексов в таблице 32; максимальное число символов в записи (не считая системных объектов) 2000; максимальное количество таблиц в запросе 32.

Access рекомендуется использовать для разработки простых приложений и персональных баз данных с ограниченным объемом (несколько сотен тысяч записей) информации для небольших предприятий [13].

СУБД MySQL

MySQL — это самая распространенная полноценная серверная СУБД. MySQL очень функциональная, свободно распространяемая СУБД, успешно работающая с различными сайтами и веб-приложениями.

Несмотря на то, что в данной СУБД не реализован весь SQL-функционал, MySQL имеет довольно много инструментов для разработки приложений. В таблице 2 представлены типы данных, которые поддерживает СУБД MySQL.

Таблица 2

Типы данных СУБД MySQL

Тип

Описание

TINYINT

Очень малые целочисленные значения

SMALLINT

Малые целочисленные значения

MEDIUMINT

Средние целочисленные значения

INT, INTEGER

Стандартные целочисленные значения

BIGINT

Большие целочисленные значения

FLOAT

Маленькие значения с плавающей точкой

DOUBLE,     DOUBLE

PRECISION REAL

Стандартные значения с плавающей точкой

DECIMAL NUMERIC

Распакованное значение с плавающей точкой

DATE

Дата

DATETIME

Дата и время в одном значении

TIMESTAMP

Временная отметка timestamp

TIME

Время

YEAR

Год

CHAR

Строковое значение фиксированной длины

VARCHAR

Строковое значение переменной длины

TINYBLOB, TINYTEXT

Значение типа BLOB или TEXT, 255 (2^8 - 1) символов (максимальная длина)

BLOB, TEXT

Значение типа BLOB или TEXT, 65535 (2^16 - 1) символов (максимальная длина)

MEDIUMBLOB, MEDIUMTEXT

Значение типа BLOB или TEXT, 16777215 (2^24 - 1) символов (максимальная длина)

LONGBLOB, LONGTEXT

Значение типа BLOB или TEXT, 4294967296 (2^32 -1) символов (максимальная длина)

ENUM

Перечисление

SET

Множество

Анализ MySQL позволил выделить такие её преимущества, как простоту в работе (установка MySQL не вызывает затруднений), наличие дополнительных приложений, возможность без затруднений работать с БД, наличие богатого функционала - MySQL поддерживает большинство функционала SQL, безопасность – наличие большого количества функций, обеспечивающих безопасность, которые поддерживаются по умолчанию, масштабируемость - MySQL легко работает с большими объемами данных и легко масштабируется, упрощение некоторых стандартов, что позволяет MySQL значительно увеличить скорость обработки информации.

К числу недостатков MySQL следует отнести: наличие некоторых ограничений на функционал в MySQL, который бывает необходим в особо требовательных приложениях; проблемы с надежностью, которые имеют место из-за некоторых способов обработки данных MySQL (связи, транзакции, аудиты); медленную разработку приложений в MySQL, о чем свидетельствуют негативные отзывы.

Однако, не смотря на наличие указанных недостатков, существуют ситуации, когда использование СУБД MySQL весьма целесообразно. Данную систему управления базами данных следует использовать при распределённых операциях, так как эта система сочетает в себе продвинутый функционал и свободный доступ к исходному коду. Обладая высоким уровнем безопасности, MySQL включает в себя простые и в то же время достойные способы защиты доступа к данным.

Данную систему стоит использовать при разработке веб-сайтов и вебприложений. Большинство сайтов и он-лайн приложений уверенно работают с MySQL, несмотря на наличие некоторых ограничений.

При разработке индивидуальных решений также целесообразно использовать MySQL, так как её широкий функционал и гибкая настройка позволят легко справиться с поставленными задачами.

Проведенный анализ двух СУБД Microsoft Access и MySQL позволил сделать выбор в пользу последней. Главным аргументом этого выбора стал тот факт, что она способна обеспечивать работу в многопользовательском режиме, обеспечиваемом наличием клиент-серверного режима, что является одним из решающих факторов при автоматизации процесса документооборота в вузе.

В современном вузе информационные потоки, связанные с документооборотом, значительно увеличились. Большие массивы данных должны быть одновременно доступны множеству сотрудников. Поэтому вариант с возможностью многопользовательской работы наилучшим образом отвечает задачам исследования. Очевидны преимущества централизованного хранения данных, которые состоят в следующем:

  • -    упрощается и ускоряется обработка данных, не требуется их актуализация на разных компьютерах, эти функции выполняет сервер и программное обеспечение;

  • -    вместо большого количества компьютеров пользователей в более надежной

защите информации нуждается только одна машина (сервер);

  • -    обработка данных перекладывается с  пользовательских персональных

компьютеров на сервер, что влечет сокращение расходов на оборудование для пользователей.

Практическая часть

В процессе документооборота современного вуза происходит хранение и обработка больших объемов информации, работа с которыми требует их постоянной систематизации, извлечения, корректировки и удаления. При этом работа с данными ведется не одним структурным подразделением. В структуре Уральского института экономики, управления и права имеются следующие подразделения: библиотека; бухгалтерия; отдел кадров; деканаты; приемная комиссия; аспирантура; компьютерная служба; центр управления качеством образования, лицензирования, аккредитации и мониторинга.

При проектировании базы данных не ставилась цель автоматизировать документооборот во всех структурных подразделениях. В рамках настоящего исследования были рассмотрены три структуры вуза: приемная комиссия; отдел кадров; деканаты.

Для проектирования базы данных использовалось специальное программное обеспечение MySQL Workbench. Данный инструмент позволяет визуально проектировать схемы баз данных. Основные преимущества MySQL Workbench следующие: продукт позволяет наглядно представить модель базы данных в графическом виде; продукт обладает наглядным и функциональным механизмом установки связей между таблицами, в том числе «многие ко многим» с созданием таблицы связей; наличие Reverse Engineering позволяет восстанавливать структуры таблиц из уже существующей БД на сервере, связи необходимо устанавливать вручную; наличие удобного редактора SQL-запросов, позволяет сразу же отправлять их серверу и получать ответ в виде таблицы; имеется возможность редактирования данных в таблице в визуальном режиме.

Благодаря функционалу MySQL Workbench появилась возможность построить наглядную графическую модель базы данных.

На рисунке 1 представлена спроектированная модель для Уральского института экономики, управления и права.

Рис. 1. Cпроектированная модель базы данных Уральского института экономики, управления и права

Поскольку рассматривается процесс автоматизации трех вышеназванных структурных подразделений, можно выделить ключевые таблицы, назначить каждой из них первичный ключ и установить связи между ними. Проанализируем спроектированную графическую модель, состоящую из девяти таблиц, в которых хранятся конкретные данные (табл. 3).

Таблица 3

Список таблиц хранящихся в базе данных

Таблица

Назначение

institutions

хранится название и адрес института

Faculties

хранится список факультетов института

Chairs

хранится список кафедр института

Subjects

хранится список дисциплин

Teachers

хранится список преподавателей института

Positions

хранится список должностей преподавателей

Specialties

хранится перечень направлений подготовки

Teams

хранится список групп института

Students

хранится список студентов института

В таблице 4 представлены поля, хранящиеся в каждой из таблиц.

Таблица 4

Список таблиц и хранимые в них поля

Таблица

Поля

Institutions

id — первичный ключ;

name — наименование института; address — адрес института.

Faculties

id — первичный ключ;

name — наименование факультета;

institution_id — внешний ключ на id института.

Chairs

id — первичный ключ;

name — наименование кафедры;

faculty_id — внешний ключ на id факультета.

Subjects

id — первичный ключ;

name — наименование предмета;

chair_id — внешний ключ на id кафедры.

Teachers

id — первичный ключ;

first_name — имя;

last_name — фамилия;

patronymic — отчество;

year_of_birth — дата рождения;

address — адрес;

position — должность;

chair_id — внешний ключ на id кафедры.

Positions

id — первичный ключ;

name — наименование должности;

Specialties

id — первичный ключ специальности; name — наименование специальности;

Teams

id — первичный ключ группы;

name — наименование группы;

faculty_id — внешний ключ на id факультета specialty_id — внешний ключ на id специальности;

date_start — дата начала обучения группы;

date_end — дата окончания обучения группы;

Students

id — первичный ключ (зачетной книги); first_name — имя;

last_name — фамилия;

patronymic — отчество;

year_of_birth — дата рождения;

address — адрес;

group_id — внешний ключ на id группы.

Рассмотрим понятия «первичный ключ» и «внешний ключ», представленные в таблице 4.

Первичный ключ ( англ. primary key ) — в реляционной модели данных один из потенциальных ключей отношения, выбранный в качестве основного ключа (или ключа по умолчанию) [14].

Внешний ключ ( англ. foreign key ) — это столбец или сочетание столбцов, которое применяется для принудительного установления связи между данными в двух таблицах [15].

Таким образом, все таблицы связаны между собой. У всех таблиц, за исключением таблицы students, поле id формируется автоматически (автоинкрементно), то есть, добавляется значение на один больше предыдущего и никогда не повторяется. В таблице students за основу первичного ключа взят номер зачетной книжки.

Еще ещё одна важная особенность, которую нельзя игнорировать, это тип связи, а именно, связь «один-ко-многим». При данном типе связи запись из одной таблицы связывается с несколькими записями другой таблицы, но записи из второй таблице связываются только с одной из записей первой таблицы. Примером являются таблицы «teachers» и «positions» [16], изображенные на рисунке 2.

^ teachers id INT

О firsLname VARCHAR(50)

positions

О last_name VARCHAR(50)

patronymic VARCHAR(50)

Oyear_of_birth DATE

О address VARCHAR(50)

Ф position id INT

^chair_id INT

Рис. 2. Связь «один-ко-многим» на примере таблиц «teachers» и «positions»

Данный тип связи присущ, например, преподавателю института, который имеет одну должность (например, доцент), но при этом должность доцент может относиться ко многим преподавателям. Следует заметить, что все таблицы спроектированной модели, представленные на рисунке 1, связаны между собой типом связи — «один-ко-многим».

Когда построена графическая модель базы данных трех структурных подразделений, её необходимо разместить на сервере, что позволит осуществлять SQL-запросы к базе данных, и разработать специальный интерфейс для заполнения, удаления, изменения данных, а также получения отчетов по различным критериям. Для размещения базы данных на сервере не нужно создавать таблицы с помощью специализированных запросов, это сделает MySQL Workbench. Он установит связь с сервером и структура базы данных с помощью специального скрипта «зеркалируется» на сервере. Следующим шагом необходимо составить SQL запросы для управления данными и разработать интерфейс для автоматизации разных участков работы в структурных подразделениях, что позволит хранить данные упорядоченно, а также сэкономит ресурсы в рассматриваемых областях.

Под ресурсами подразумевается основной и главный ресурс в современном обществе — временной ресурс. Автоматизация различных областей подразумевает ускорение рабочих процессов, а также надежность хранения данных. Вопрос надежности хранения данных решен, поскольку они хранятся на сервере, обладающем высокими техническими характеристиками и работающем при бесперебойном питании.

Ускорение процесса обработки данных достигается, с одной стороны, благодаря тому, что она осуществляется на сервере. С другой стороны ускорить процесс обработки данных может комфортный, наглядный и «дружественный» интерфейс пользователя. Если не будет разработан правильно спроектированный интерфейс, пользователь не сможет быстро работать с базой данных, так как на каждый запрос к базе данных ему придется формировать специализированные SQL -запросы для получения, редактирования, удаления данных.

SQL — «язык структурированных запросов» — формальный непроцедурный язык программирования, применяемый для создания, модификации и управления данными в произвольной реляционной базе данных, управляемой соответствующей системой управления базами данных (СУБД) [17].

В рамках исследования был создан специализированный интерфейс. Далее будет рассмотрена его работа непосредственно на SQL- запросах к базе данных.

В базе данных существует девять таблиц, подробное описание которых представлено выше. Самой основной таблицей является таблица institutions, которая хранит в себе название и адрес института. То, как это представлено в специализированном интерфейсе, изображено на рисунке 3.

Рис. 3. Интерфейс для заполнения информации об институте

На рисунке 3 имеется два специальных поля. Одно поле содержит название института, другое - адрес. Третий элемент — это кнопка «Сохранить», по нажатию на которую исполнится специальный запрос к базе данных. Запрос заполняется данными из обозначенных полей, далее данные записываются в базу данных. Запрос к базе данных выглядит следующим образом:

INSERT IGNORE INTO institutions VALUES (NULL, 'УИЭУиП', 'Луначарского 194')

За внесение данных в базу данных отвечает команда INSERT . Таким образом, в таблицу institutions сохраняются данные из полей «УИЭУиП» и «Луначарского 194».

После того, как данные об организации внесены в базу данных, можно внести остальные данные в специально предназначенные для этого таблицы.

В структуре каждого института имеются факультеты, для которых создана специальная таблица faculties. Чтобы просмотреть данные о факультетах, необходимо создать запрос на выборку данных из соответствующей таблицы. Этот запрос выглядит следующим образом:

FROM faculties, institutions

«institutions.name». После того, как поля для вывода данных перечислены, указываются таблицы, из которых будет осуществляться выборка данных, посредством команды FROM. В этой команде необходимо перечислить таблицы «faculties» и «institutions», из которых будут отображаться данные. Завершающим этапом в данном запросе является установление соответствия первичных и внешних ключей. Это обеспечивается благодаря установлению связи «один ко многим» между таблицей institutions и таблицей faculties. Таким образом, первичные и внешние ключи будут соответствовать друг другу. Другими словами, факультет будет соответствовать институту.

Каждый раз вводить данный запрос весьма затруднительно, поэтому внешний вид интерфейса для данного запроса представлен на рисунке 4.

Факультет права

Рис. 4. Справочник факультетов в режиме просмотра

На рисунке 4 имеется пиктограмма «+», нажатие на которую ведет к добавлению на экране дополнительного факультета. Рассмотрим данный экран на рисунке 5.

Рис. 5. Добавление дополнительного факультета

На рисунке 5 помимо поля для заполнения названия факультета имеется две кнопки «Сохранить» и «Удалить», нажатие на которые выполнит специальный запрос к базе данных.

Кнопка «Сохранить» выполнит запрос на добавление новой записи в базе данных, который выглядит следующим образом:

INSERT IGNORE INTO faculties (name, institution_id)

FROM institutions WHERE name='УИЭУиП'

Данный запрос добавит данные в таблицу faculties посредством команды INSERT (в круглых скобках перечислены поля, в которые необходимо добавить данные (name, institutions)). Чтобы добавить данные в поле name, необходимо просто указать наименование факультета «Факультет ИТ». Далее необходимо указать внешний ключ «institutions.id». Для этого необходимо сделать подзапрос к базе данных, чтобы получить первичный ключ института, где хранится имя института «УИЭУиП». Для того, чтобы запрос отработал верно, необходимо указать таблицу институтов «institutions», в которой хранится первичный ключ. Указание таблицы происходит с помощью команды FROM .

Данные о факультетах можно также и удалить из базы данных. Это делается посредством нажатия на кнопку «Удалить» (рис.5). В момент нажатия происходит запрос к базе данных:

DELETE FROM faculties WHERE name='Факультет ИТ'

За удаление данных отвечает команда DELETE . Далее по аналогии необходимо указать, из какой таблицы необходимо удалить данные, в данном случае это таблица faculties. Но чтобы не удалить все данные, обязательно необходимо задать условие с помощью команды WHERE . В данном примере условием является «факультет ИТ». Благодаря данному запросу «факультет ИТ» удалится из таблицы faculties.

Были рассмотрены запросы к базе данных для работы с таблицей faculties. Согласно рисунку 1 не рассмотрена еще большая часть таблиц, к которым необходимо составить запросы.

Все запросы по структуре аналогичны приведенному выше примеру запросов к таблице faculties. Ограниченный объем статьи не позволяет рассмотреть запросы к остальным таблицам и разработанный для них интерфейс. В рамках исследования были рассмотрены пункты меню «Кафедры», «Предметы», «Должности», «Специальности», «Группы».

Расчет себестоимости сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе

Разработанная база данных является информационной основой для сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе. Рассмотрим методику расчета его себестоимости. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

  • -    вычислить стоимость машинного часа и стоимость работы программиста;

  • -    определить себестоимость разрабатываемого сервиса.

Рассмотрим данные шаги более детально. В таблице 5 представлены данные для расчета себестоимости сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе.

Таблица 5.

Исходные данные для расчета себестоимости сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе

Наименование показателя

Единицы измерения

Обозначение

Значение

Норма амортизации компьютера

%

НЛ

15

Стоимость компьютера

Руб.

ск

40000

Стоимость 1 кВт электроэнергии

Руб.

Скв

3,3

Мощность компьютера

кВт/ч

мк

0,25

Ставка программиста

Руб.

Спр

80000

Норма отчислений на дополнительную заработную плату

%

и

п доп

30

Фонд рабочего времени в год

Час

ф6

2000

Стоимость машинного часа работы рассчитывается по формуле:

( „ , = Амк + С,

, где    Смч - стоимость машинного часа работы, руб;

Ам к – амортизация компьютера за 1 м/ч, руб;

С эл – стоимость электроэнергии за 1 ч работы, руб.

Амортизация компьютера за 1 м/ч вычисляется по следующей формуле:

, где       – стоимость компьютера, руб;

Н А - норма амортизации компьютера;

– фонд рабочего времени в год, ч.

Следовательно, амортизация компьютера за 1 м/ч равна:

Ам к

40000 - 15%

2000 - 100%

= 3 руб.

Стоимость электроэнергии за 1 час работы вычисляется по следующей формуле:

Сэл = Мк ■ Скв, где    Мк – мощность компьютера, кВт/ч;

С кв – стоимость 1 кВт электроэнергии, руб.

С эл = 0,25 · 3,3 = 0,825 руб.

Используя полученные значения, рассчитывается стоимость 1 машинного часа (м/ч): С м/ч = 3 + 0,825 = 3,825 руб.

В таблице 6 представлены временные затраты на разработку сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе.

Таблица 6.

Временные затраты на разработку сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе

Наименование этапов работ

Время выполнения

Разработка программного продукта

544 часа

Тестирование и исправление ошибок

120 часов

Опытная эксплуатация

160 часов

Доработка программы по результатам эксплуатации

160 часов

Разработка документации

160 часов

Всего:

1144 часа

Следует заметить, что при разработке программного продукта учитывается разработка в часах как серверной, так и клиентской части, что составило 544 часа. При этом на разработку экрана авторизации пользователя затрачивается 80 часов, на разработку справочника организаций тратится 6 часов, на разработку справочника кафедр вуза потрачено 16 часов, на разработку справочника учебных дисциплин затрачено 16 часов, на разработку справочника индексов блоков учебного плана (В1, В2, и т.д.) затрачено 16 часов, на разработку модуля учебных планов (хранение и отображение данных) - 160 часов, на разработку модуля составления расписания - 120 часов, на разработку экрана (вычитанных/оставшихся часов), экран отчета - 120 часов.

Затраты на оплату труда программиста:

Стр=3,1р\\ + Отч\Тя

,

где     З пр – зарплата программиста за час, руб.;

Отч – отчисления с зарплаты, %;

Т н – время написания программы, ч.

Заработная плата программиста за час определяется по следующей формуле:

, где    Стпр – ставка программиста, руб;

Ф вм – фонд рабочего времени в месяц, ч.

З пр = 80000 / 160 = 500 руб.

Дополнительная заработная плата определяется по формуле:

q         пр доп

■ й“" ~ 100?/» , где    Зпр – заработная плата программиста, руб.;

Н доп – норма отчислений на дополнительную зарплату.

доп

500 30%

100%

= 150 руб.

Общая зарплата вычисляется по следующей формуле:

Зобщ = Зпр + Здоп где    Зобщ – зарплата общая, руб.

З общ = 500 + 150 = 650 руб.

Отчисления в Пенсионный фонд России (ПФ, 22% от З общ ), в Фонд социального страхования (ФСС, 2,9%1 от З общ ) и в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС, 5,1% от З общ ), что в сумме составит 30%, вычислялись по формуле:

Отч = Офсс + Оффомс + Опф где    Офсс – отчисления в ФСС, руб.;

О ффомс – отчисления в ФФОМС, руб.;

О пф – отчисления в ПФ, руб.

Отчи =

13% Зобщ

100%

Отч13 =

13% 650

100%

= 84,5

Затраты на оплату труда программиста рассчитываются по формуле:

С тр = ( З общ + Отч 13 ) Разработка, в часах

Таким образом, получим следующий результат оплаты труда программиста:

С^ = (650 + 84,5) 1144 = 840268 руб.

Себестоимость сервиса расписания вычисляется по следующей формуле:

С = С Т +с пр 31 : ч н тр , где    См/ч – стоимость машинного часа работы, руб.;

Т п – время разработки сервиса автоматизации расписания, ч;

С тр – затраты на оплату труда, руб.

Спр = 3,825 1144 + 840268 = 844642,8 руб .

В расчеты включены разработка как серверной части на языке программирования PHP, так и клиентской части как мобильного приложения, работающего в операционной системе iOS от Apple.

Для расчета экономической эффективности разрабатываемого сервиса необходимо рассчитать затраты при ручном вводе информации в каждый отдельный документ для всех групп студентов и сравнить полученные данные с данными, которые получаются при использовании сервиса для автоматизации процесса составления расписания.

В настоящий момент это не представляется возможным, так как разработка сервиса находится в стадии завершения. После проведения этапа опытной эксплуатации, который неизбежно повлечет корректировку некоторых модулей разрабатываемого сервиса, и его последующего внедрения в организационноуправленческий процесс вуза можно будет рассчитать срок окупаемости сервиса и осуществить расчет его экономической эффективности.

Анализ и оценка разработки

Созданная база данных, являющаяся информационной основой разрабатываемого сервиса автоматизации процесса составления расписания в вузе как мобильного приложения, позволяет рассматривать запросы на добавление, удаление и выборку данных. Так, добавлять данные о предметах и кафедрах может структурное подразделение «Деканаты», добавлять данные о должностях и преподавателях — структурное подразделение «Отдел кадров», добавлять данные о студентах, группах и специальностях — структурное подразделение «Приемная комиссия». Структура и интерфейс созданной базы данных позволяет распараллеливать работу, связанную с документооборотом, между структурными подразделениями. При этом обеспечивается надежность данных, поскольку они сосредоточены на сервере, что способствует ускорению процесса документооборота подразделений и повышает качество их работы.

Основные выводы

Описан технологический процесс разработки сервиса автоматизации документооборота в вузе как мобильного приложения, являющийся ступенью процесса информатизации, позволяющий улучшить управляемость корпоративными данными и процессами в условиях функционирования Единой информационной системы (ЕИС) института. Наличие полной ЕИС вуза даст возможность управлять знаниями, что позволит развивать инновации, улучшать восприимчивость персонала (быстрее решать возникающие проблемы), увеличивать производительность труда (сокращать время поиска нужного решения в управлении и объем выполненных работ в учебном процессе), развивать компетентность персонала.

Управление документооборотом в вузе на базе предложенного решения требует перехода к такому состоянию ЕИС вуза, при котором пользователи получают доступ к необходимой, актуальной, полной, корректной и непротиворечивой информации, а сами ИТ-решения так вплетены в основные деловые процессы вуза, что персонал и студенты уже не смогут обходиться без сервисов, предоставляемых информационной средой. При этом должностные обязанности выполняются персоналом с большей эффективностью, а качество обучения студентов повышается, что делает инвестиции в ИТ экономически оправданными.

Реализация предлагаемого подхода направлена на совершенствование образовательного менеджмента на базе информационно-образовательной среды вуза, под которой понимается совокупность целенаправленно создаваемых условий взаимодействия всех категорий пользователей и интерактивных программных ресурсов (образовательных, управленческих, информационных, воспитательных) ЕИС на базе сетевых технологий, программных и технических средств, предоставляющих единые технологические средства информационного обеспечения студентов, педагогов, родителей, администрацию учебных заведений и общественность.

Список литературы Управление документооборотом в вузе на базе СУБД

  • Асаул А.Н., Капаров Б.М. Управление высшим учебным заведением в условиях инновационной экономики//СПб., «Гуманистика», 2007.
  • Зернов В. Высшее образование как ресурс инновационного развития России//Высшее образование в России. -2008. -№ 1.
  • Качалина Л.Н. Конкурентоспособный менеджмент//М.: Эксмо, 2006.
  • Крюков В. В., Шахгельдян К.И. Корпоративная информационная среда вуза//Владивосток: Дальнаука, 2007.
  • Левшина В. В., Бука Э.С. Формирование системы менеджмента качества вуза: монография//СибГТУ. -Красноярск, 2004.
  • Пономарев Н.Л., Смирнов Б.М. Образовательные инновации. Государственная политика и управление//М.: «Академия», 2007.
  • Роберт И. В. Теория и методика информатизации образования (психолого-педагогический и технологический аспекты)//М.: ИИО РАО, 2008.
  • Селезнева Н. А. Качество высшего образования как объект системного исследования: лекция-доклад//Исследовательский центр проблем качества подготовки специалистов. -6-е изд., стереотип. -М., 2006.
  • Степкина Е. Что такое «предпринимательская деятельность» вуза?//Высшее образование в России.-2007.-№ 2.
  • Титов В., Ендовицкий Д. Направления взаимодействия вузов и бизнес-сообщества//Высшее образование в России.-2007.-№7.
  • Базы данных -Урок 1. Понятие базы данных . -2014. -Режим доступа: http://www.site-do.ru/db/db1.php
  • Типы данных в Access 2010 . -2013. -Режим доступа: http://www.programm-school.ru/data_type_access2010.html
  • Основные возможности и ограничения СУБД Access . -2014. -Режим доступа: http://lektsii.net/1-105897.html
  • Первичный ключ . -2015. -Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Первичный_ключ
  • Ограничения FOREIGN KEY . -2015. -Режим доступа: https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/ms175464(v=sql.105).aspx
  • Внесение данных в таблицу . -2014. -Режим доступа: https://support.office.com/ru-ru/article/Руководство-по-связям-между-таблицами-8a027791-b8a3-4a32-aa99-e06c4e272c45
  • SQL . -2014. -Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/SQL
Еще
Статья научная