Управление коммуникациями в проектном менеджменте

Проектный менеджмент на сегодняшний день является одним из наиболее популярных и перспективных инструментов управления. Как вид инновационных технологий в управленческих решениях, проектный менеджмент позволяет решать самые разнообразные проблемы и задачи в деятельности организаций. Проектный подход можно рассматривать как организацию работы по конкретным идеям, направлениям работы.

Проектный менеджмент представляет собой обновленный подход к достижению эффективности в решении определенных целями проекта задач на основе координации и интеграции как усилий, так и ресурсов. Подобный подход опирается на современные научные методы, сочетает в себе целеполагание достижения наилучших результатов в использовании ресурсов проекта. К результатам проекта относятся как оптимизация затрат, времени, средств, так и создание качества, удовлетворение потребностей всех участников проекта. Иными словами – это не что иное, как «интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой»1.

Предприятие, или группа предприятий, имея собственные исходные производственные задачи, ставит и реализует особые задачи, и, опираясь на имеющуюся структуру, используя современные подходы к управлению, создавая команды проектов, осваивает новые задачи, при этом не влияя негативно на основные процессы в собственной деятельности. Эту задачу совмещения и реализации решает проектный менеджмент.

Первоначально проектный подход использовался исключительно в промышленном производстве, примером тому практика самолетостроения и проектировки судов в США.

В настоящее время проектный менеджмент значительно расширил рамки своего назначения и используется в широком спектре сфер бизнеса и в широком спектре функционала.

Проектный менеджмент используется при:

• -    разработке и производстве новых продуктов;

• -    в научно-исследовательской, испытательской, конструкторской деятельности;

• -    в разработке инновационных подходов;

• -    в разработке информационных систем и программных продуктов.

Многие современные организации, используя традиционные подходы к управлению, наряду с ними используют проектный подход. Можно сказать, что проектная деятельность – актуальная и современная форма организации работы по реализации отдельных направлении в деятельности. В основе сложившейся ситуации – проект, как оптимальная форма реализации конкретных задач в современном менеджменте.

Суть проекта как самостоятельной единицы в арсенале современного менеджмента заключается в ряде свойственных ему характеристик. Наличие или отсутствие одной из них обесценивает все вложения и затраты усилий по разработке и реализации проекта. К таковым характеристикам относятся:

• 1.    Наличие конкретной цели.

• 2.    Координация и взаимодействие.

• 3.    Проект имеет строгие временные рамки. Он продуман, спланирован с учетом временного фактора, что позволяет оптимизировать действия. Оптимизация временных параметров связана со всеми этапами планирования и реализации проекта, по каждому этапу должно быть соответствие графику прохождения этапов и реализации действий. Выход за временные рамки неизбежно вызывает перерасход всех задействованных ресурсов, что недопустимо.

• 4.    Уникальность. Проекты не создаются для рутинных дел, они предназначены для новых задач, целей, достижений, прорывов в создании продуктов или внедрения инноваций или изменений. Проекты – мероприятия неповторимые и однократные. Вместе с тем степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому. Термин «проект» происходит от латинского слова projectus, что в буквальном переводе означает «брошенный вперед». Таким образом, сразу становится ясно, объект управления, который можно представить в виде проекта, отличает возможность его перспективного развертывания, т.е. возможность предусмотреть его состояния в будущем. Уникальность проекта определяется созданием уникального комплекса действий

Проектный менеджмент базируется на строгом целеполагании. Если цель размытая, неопределенная, вся структура проекта развалится. Достижение целей предполагает получение конкретных результатов. Цели – движущая сила проекта, они определяют структуру проекта, формируют определенный набор действий. Проект должен быть направлен на одну единую цели. А достижение ее возможно путем разбивки ее на задачи, которые формулируются в логике пошаговой реализации цели.

План реализации проекта состоит из конкретных действий, которые связаны друг с другом логическими и иерархическим связями. Нет операций или действий, не влияющих на достижение цели. Проект - это динамическая система, сложная по своей сути. Координация действий обусловлена логикой внутренних связей между задачами проекта. В некоторых случаях решение одной задачи за другой следует последовательно, в некоторых – параллельно. Синхронизация или выстраивание в последовательность действий очень важный момент, требующих внимания и применения современных методов проектного менеджмента. Параллельные процессы выполняют части задачи так, чтобы не были задействованы одни и те же ресурсы. Последовательные процессы используют одни и те же ресурсы последовательно друг за другом.

В теории управления проектами различают три типа задач:

• -    Составные (фазы);

• -    детальные;

• -    вехи.

Проектное управление основано на движении информационных потоков - на коммуникационном процессе. Управление коммуникациями проекта может быть рассмотрена как механизм, эффективность которого зависит от интеграции различных эффектов:

• -    экономический эффект;

• -    управленческий эффект;

• -    координационный эффект;

• -    социальный эффект;

• -    инновационный эффект.

Эти эффекты достигаются путем реализации соответствующих мероприятий согласно общей стратегии коммуникационного воздействия.

От уровня эффективности организационных коммуникаций в целом зависит возможность создания благоприятный условий для коммуникации. Такое положение обусловлено зависимостью уровня эффективности коммуникаций, способных дать социальные и экономические эффекты, что способствует реализации стратегических целей коммуникационной политики организации.

Эффективность организации в коммуникациях определяет ее эффективность и в других направлениях ее деятельности. Зачастую коммуникационным задачам не дается соответствующего значения, это недостатки организационного подхода, обусловленные такими факторами, как неприятие старой деловой культурой роли коммуникационного воздействия, отсутствие профессионалов сферы коммуникаций в штате, недооценка роли современного подхода в управлении коммуникациями. Недостатки в организации коммуникаций в компании непосредственно влияют на качество проектной деятельности.

К сожалению, в истории становления российской культуры организационных коммуникаций многое определяется старым, т.н. советским подходом, изменение отношения к проблемам коммуникационных процессов проходит медленно, или перенимается западный опыт без адаптации к российской ментальности. Западная культура менеджмента принимается формально, без понимания значимости вопроса организационных коммуникаций. Осознание и внедрение проектного менеджмента в российских условиях, таким образом, только набирает обороты.