Управление организацией в условиях функционирования механизма развития

В настоящее время особую актуальность приобрели проблемы, связанные с необходимостью создания определенных механизмов развития систем управления организациями, позволяющих эффективно адаптировать её структуры к изменениям окружающей среды [1, 2, 3].

В ряде научных работ [1-12] рассмотрены концептуальные основы создания и функционирования механизма развития управления организацией, позволяющего постоянно учитывать влияние факторов окружающей среды. В настоящей статье рассматриваются методологические вопросы адаптации управления организацией к условиям функционирования механизма развития.

Система управления организацией в условиях функционирования механизма развития в качестве основных элементов включает в себя: орган управления, системный орган развития, тезаурус и информационный фильтр системы управления.

Согласно теории «менеджмент изменений» можно выделить две концепции развития организации: хозяйственный реинжиниринг (революционная модель развития) и организационное развитие (эволюционная модель). Хозяйственный реинжиниринг - фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование организации, организационное развитие - долгосрочный и всеобъемлющий процесс изменений и развития организации. Следует отметить, что в практике реализации данных подходов встречается и ряд промежуточных вариантов. Выбор той или иной модели развития организации зависит от многих факторов, так, например, для крупных и средних предприятий реорганизация их систем управления в сжатые сроки может обернуться существенными потерями эффективности, в то же время для мелких организаций использование концепции хозяйственного реинжиниринга может быть предпочтительней.

С учётом положений теории «менеджмент изменений» процессы адаптации управления организации к условиям функционирования механизма развития рассматриваются относительно реализации двух концепций: хозяйственного реинжиниринга и организационного развития.

Необходимо отметить, что процессы адаптации управления организацией концептуально рассматриваются в виде непрерывной поэтапной эволюции действующей системы управления.

Практическую реализацию процесса адаптации управления организацией к условиям функционирования механизма развития в рамках реализации концепции организационного развития (в части действующих систем управления) можно представить в виде последовательности реализации следующих основных задач:

• -    определение   места,   подчинённости, кадрового состава органов,

обеспечивающих функционирование механизма развития;

• -    определение функций (стартовых функций), выполняемых данными органами;

• -    формирование  соответствующей нормативной базы функционирования

механизма развития;

• -    проведение комплексной автоматизации управления организацией в условиях функционирования механизма развития;

• -    формирование  новых информационных и коммуникационных связей

механизма развития с подразделениями и окружающей средой организации;

• - построение и анализ действующих структур организации:  целевой;

функциональной; организационной.

Для реализации функций органов механизма развития на первом этапе в рамках организационной структуры управления создается специальный отдел (служба или группа) управления развитием с непосредственным подчинением генеральному директору.

В процессе внедрения отдела управления развитием в организационную структуру происходит изменение её существующего типа, который можно определить как матричный. Данный тип организационной структуры управления для условий функционирования механизма развития является наиболее оптимальным, что обеспечивается созданием отдела управлением развитием, а также характером функциональных взаимосвязей этого подразделения с подразделениями и окружающей средой организации.

Кадровый состав отдела управления развитием должен включать следующих специалистов: агентов изменений, менеджеров по управлению информационными системами, системных программистов. В рамках отдела целесообразно создавать группы агентов изменений по сферам действия окружающей среды.

На втором этапе выделяются для выполнения в рамках системного органа развития следующие стартовые функции: генерирование всей информации об организации, передача её в тезаурус.

В рамках тезауруса в режиме старта выполняется функция «хранение и корректировка полного описания организации», которая включает следующие подфункции:

• -    получение текущей информации об организации, которая поступает на вход тезауруса из системного органа развития;

• -    корректировка полного описания организации на основе текущей информации.

В рамках формирования информационного фильтра системы управления в стартовом режиме выполняется функция: «формирование и корректировка «нормативного» структурного отображения окружающей среды».

На третьем этапе осуществляется формирование соответствующей нормативной базы функционирования механизма развития (классификатор информации по элементам системы управления и производственной системы, базовые значения факторов структурного отображения окружающей среды, базовые значения методов прогноза факторов окружающей среды, значения «стандартных» отклонений движения производственной системы и т.д.)

На четвертом этапе производится комплексная автоматизация управления организацией, которая должна осуществляться на основе использования современной вычислительной техники и передовых методов сбора, фиксации, обработки, хранения и отображения информации.

Также при этом предполагается реализация ряда требований:

• -    максимально эффективное использование современных средств информационных связей и телекоммуникаций (ИНТЕРНЕТ, средства массовой информации, информационные ресурсы и базы данных поставщиков, потребителей, конкурентов, государственных и муниципальных органов и т.д.);

• -    сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривающая единую форму представления, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

• -    возможность обработки любых видов и форм информации;

• -    интерактивный режим поддержки процессов принятия решений в реальном масштабе времени;

• - возможность коллективного принятия решений на основе групп автоматизированных систем (в т.ч. и внешних автоматизированных систем), объединенных средствами коммуникаций;

• - возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессах принятия решений;

• -    коммуникационная поддержка диалогов с дополнительными источниками информации;

• -    моделирование анализируемых процессов на основе накапливаемых знаний (базы знаний) и т.д.;

• -    использование аппаратных средств различных возможностей на основе информационной и программной совместимости (внутренней и внешней).

Комплексная   автоматизация   управления организацией в   условиях функционирования механизма развития основываются на методологическом подходе, который заключается в концептуальном представлении реализации процессов управления организацией на базе интегрированного комплекса взаимосвязанных иерархических автоматизированных систем различного функционального назначения, причём разработка каждой автоматизированной системы должна осуществляться как составляющий элемент распределённой системы более высокого уровня.

На пятом этапе на основе комплексной автоматизации управления организацией производится формирование новых информационных и коммуникационных связей механизма развития с подразделениями и окружающей средой в виде создания многоуровневой, иерархической информационной и   коммуникационной инфраструктуры с интегрирующей составляющей в виде органов механизма развития.

На шестом этапе осуществляется построение и анализ действующих структур управления организацией: целевой; функциональной и организационной. Для построения и анализа целевой структуры организации используется служебная документация, отражающая в том или ином виде её цели. Эти данные формируются под руководством и при участии сотрудников отдела управления развитием. На основе собранной информации осуществляется построение существующего графа целей.

Построение и анализ действующей функциональной структуры управления организацией выполняется на основе обработки информации из документов

(должностные инструкции; положения о подразделениях; действующая руководящая документация; др. служебная документация), а также опроса должностных лиц и лиц, непосредственно выполняющих функции управления (для действующих организаций) и т.д. Эти данные формируются под руководством и при участии сотрудников отдела управления развитием. На основе полученной информации осуществляется построение существующей функциональной структуры управления в виде графа задач управления. Далее выполняется структурный анализ данного графа: последовательности и полноты реализуемых задач управления, составляющих замкнутый цикл процесса управления; последовательности и полноты реализации процедур управления в рамках выделенных задач управления; полноты реализуемых функциональных управляющих блоков в рамках функциональных подсистем. Информация по результатам этого анализа выдаётся ЛПР для принятия соответствующих решений.

На седьмом этапе решается задача адаптации действующих структур системы управления к условиям функционирования механизма развития.

Адаптация управления организацией к условиям функционирования механизма развития при реализации концепции хозяйственного реинжиниринга (в части действующих систем управления) формируется в результате интеграции всех рассмотренных этапов в единый этап. Существенным ограничением в данном варианте является фактор времени, который предъявляет дополнительные требования ко времени выполнения всей процедуры адаптации.

Адаптация управления организацией к условиям функционирования механизма развития (в части новых организаций) имеют ряд отличительных особенностей. Здесь необходимо различать две ситуации:

• -    система управления организацией проектируется с учётом функционирования механизма развития;

• -    входным документом для создания механизма развития является проект системы управления организацией.

В первом варианте непосредственно в процессе проектирования выполняются:

• -    проект комплексной автоматизации управления организацией в условиях функционирования механизма развития;

• -    все этапы укрупнённой схемы реализации проекта формирования механизма

развития;

• -    проект создания отдела управления развитием (место, подчинённость, кадровый состав и т.д.);

• -    проект информационных и коммуникационных связей органов механизма развития с подразделениями; между собой и окружающей средой.

Во втором варианте происходит поэтапная реорганизация проекта системы управления организацией в части:

• -    реорганизации   проекта   применительно   к условиям комплексной

автоматизации управления;

• -    реорганизации проекта целевой, функциональной и организационной структур управления организацией к условиям функционирования механизма развития.

Реорганизация проекта целевой, функциональной и организационной структур управления организацией к условиям функционирования механизма развития включает выполнение следующих работ:

• -    все этапы укрупненной схемы реализации проекта формирования механизма развития для новой организации – входной информацией для выполнения этих этапов являются данные проекта системы управления организацией;

• -    реорганизация проекта системы управления организацией к условиям проекта создания отдела управления развитием (место, подчинённость, кадровый состав и т.д.);

• -    реорганизация проекта системы управления организацией к условиям проекта информационных и коммуникационных связей органов механизма развития с подразделениями; между собой и окружающей средой.

Следует отметить, что описанные процессы адаптации управления организацией к условиям функционирования механизма развития были апробированы на ряде организаций Московского региона, где показали высокую эффективность применения в процессах совершенствования действующих систем управления.