Управление проектами в организации

Целью системы управления проектами в организациях является эффективное управление проектом, достижение наилучшего результата с использованием наименьшего набора ресурсов. Важное место в процессе совершенствования занимает фигура менеджера и его понимание существующей системы управления проектами в организации. Управляющему проектом предстоит побудить и объединить большое количество организаций и людей на обновление, создать необходимые и достаточные экономические условия и стимулы для достижения цели проекта.

Прежде чем приступать к совершенствованию, необходимо проанализировать существующую систему на вопрос результативности. Система управления проектами – единый организм, ее подсистемы взаимосвязаны, следовательно, изменения части ведет к изменению целого. Анализ действующих подсистем, связей между ними позволит менеджеру выявить сильные и слабые стороны всей системы и подобрать верные меры, направленные на улучшение.

Актуальность совершенствования управления проектами с точки зрения менеджмента качества определяется следующими основными факторами:

• -    возрастающая сложность проектов и организаций, их осуществляющих;

• -    постоянно возрастающие требования заказчиков и потребителей к качеству конечного результата проекта;

• -    обострение конкуренции;

• -    возможность оптимизации затрат по обеспечению качества.

Систему управления проектами можно структурировать по функциональным областям. В самом общем виде они включают: предметную область проекта, сроки, стоимость и финансирование, трудовые ресурсы, риски проекта, информацию и коммуникации, качество, обеспечение проекта ресурсами и услугами.[1,c.10] Если менеджером идентифицированы    проблемы,    принадлежащие    определенной функциональной области, например «управление стоимостью», изменения должны быть направлены именно на эту сферу. Если система по результатам анализа нуждается в комплексных, глобальных изменениях, имеет место прибегнуть к созданию программы совершенствования управления проектами. Программа должна содержать четкие требования к каждой из функциональных областей, и к системе в целом. Целью и результатом такой программы служит достижение определенного уровня зрелости проектного управления в организации.

Управление предметной областью проекта подразумевает инициацию, планирование и контроль достижения основной цели проекта. Также эту функциональную область можно назвать управление замыслом.

В основном управление замыслом осуществляется на этапе планирования проекта, поэтому имеет место более детально прорабатывать этот вопрос именно на этапе, когда проект еще не запущен в работу. Возможно, от каких-то проектов целесообразно отказаться на начальных этапах, если достижение их цели невозможно с теми ресурсами, которыми обладает организация.

Управление временем проекта включает в себя процессы планирования, контроля, внесения изменений, а также дальнейший анализ сроков и резервов. Грамотное управление временем – такое управление, при котором не только один отдельно взятый проект может быть закончен в срок, а все проекты в организации могут одновременно выполняться с наименьшим отставанием по срокам. Иными словами менеджер должен организовать работу по проектам таким образом, чтобы иметь возможность распоряжаться резервами времени одних проектов в пользу других для достижения наилучшего результата.

Ограничения на использование финансовых ресурсов закладываются при управлении стоимостью проекта. Управление стоимостью представляет собой разработку методов и процедур, с помощью которых будет осуществляться планирование и контроль финансовых показателей. На этапе планирования закладываются основные принципы учета затрат, в ходе реализации происходит мониторинг бюджета проекта, анализ и регулирование стоимости. На этапе завершение важным звеном является сопоставление фактических финансовых показателей, с теми, что изначально закладывались.[1,с.56]

Управление качеством проекта подразумевает процессы, обеспечивающие его соответствие требованиям потребителя, существующим технологиям, тем проектным решениям, которые организация задала проекту. Главные процессы управления качеством -это планирование, обеспечение и контроль. Данные процессы распространяются не только на сам проект, но и на систему его управления.

Менеджер, как человек с системным мышлением должен уметь видеть ситуацию не только внутри, но и снаружи, то есть уметь выявить факторы окружения проекта. Факторы окружения проекта могут препятствовать осуществлению целей проекта. Именно поэтому менеджера мотивировать и контролировать свою команду. Главной целью управления этой функциональной областью является наиболее эффективное управление человеческими ресурсами, вовлеченными в проект.

Каждый проект уникален, в связи с чем, совершенствование управления проектом следует начинать после детального анализа и проработки его функциональных областей. Рассмотрев функциональные области проекта, можно сделать вывод, что работа с каждой из них лежит в компетенции менеджера проекта. Именно поэтому существуют определенные требования к квалификации менеджера, позволяющие организовать работу над проектом. В самом общем виде менеджер — это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность в команде проекта и наделенный полномочиями в области принятия решений по конкретным видам деятельности.[2,с.95]

Менеджер вовлечен во все этапы проекта, именно поэтому обладает большей информацией о нем. Менеджер рассматривает проект в целом, не углубляясь, как исполнитель в определенную область. Тем не менее, знание специфики отрасли, в которой реализуется проект наряду со знанием общего менеджмента и знаний проекторного управления позволяют менеджеру проекта быть главным лицом, принимающим решения. Успех самого проекта во многом зависит от того насколько эффективно его менеджер способен организовать работу команды проекта, а также управлять другими функциональными областями. Менеджер проекта должен:

• -    быстро и эффективно организовать начало работ по проекту;

• -    организовывать, координировать и контролировать ход работ по проекту;

• -    целесообразно распределять работы по проекту между членами команды проекта;

• -    осуществлять взаимодействие с внешними участниками проекта для эффективной и своевременной его реализации;

• -    контролировать отклонения от запланированного хода работ и следить за изменениями по проекту;

• -    осуществлять коммуникации с членами команды проекта с целью мониторинга проекта, принятия решений по ходу работ, расшивки конфликтных ситуаций в ходе работ и взаимодействий.[3 ,с.3 ]

Опыт ФРГ, Японии, Кореи, США и других развитых стран свидетельствует о том, что система управления проектами - мощное средство выхода из экономического кризиса и метод решения крупных научных, производственных и социальных проблем. Именно этот метод является средством управления в изменяющихся условиях и развивающихся системах, в условиях не стабильности и неопределенности, когда недостаточно проработаны вопросы законодательства, в условиях слабо контролируемого роста цен и дефицита ресурсов, отказа государства от непосредственного руководства производственно-хозяйственной деятельностью предприятий, в условиях появления собственников и частных инвесторов, нестабильной налоговой системы и др.

Управление проектами — это управление изменениями. Улучшение способности организации управлять проектами требует значительных перемен. Проведение улучшений в управлении проектами само по себе нуждается в применении эффективной практики менеджмента и должно рассматриваться только в долгосрочной перспективе, нацеленной на радикальное повышение ценности организации. Не существует универсального средства, с помощью которого можно разом разрешить все жизненные ситуации и преодолеть все препятствия.