Управление ремонтами корпоративной информационной системы для автоматизации обслуживания на предприятии

Принято считать, что автоматизация деятельности предприятия позволяет упростить жизнь работников, вовлеченных в трудовой процесс. В действительности это не всегда так, корпоративные информационные системы (КИС) — явный тому пример. Развернутая на предприятии КИС обеспечивает прозрачность ведения бизнеса, однако предполагает оперативный ввод транзакционных данных в систему. Именно эти данные служат тем базисом, на основе которого формируются аналитические отчеты, используемые в процессе принятия управленческих решений [1].

Архитектура КИС строится по модульному принципу: за каждое направление деятельности компании отвечает отдельный компонент КИС. Выделяют модули логистики (Закупка, Производство, Ремонт), финансов (Контрагенты, Затраты, Основные средства), кадров (Поиск, Ведение и развитие персонала) и др.В техническом плане основной акцент в КИС сделан на интеграции модулей, что позволяет отслеживать материально-денежные потоки от закупки до продажи в масштабе групп компаний.

КИС позволяет реализовать бизнес-процессы на основе стандартных системных объектов [2]. Ее программное ядро организуется таким образом, чтобы покрыть максимальное число функциональных требований. Однако существуют процессы, которые невозможно отразить в КИС, используя стандартные объекты, поэтому при внедрении предлагаются нетривиальные решения, цель которых — применяя стандартный функционал, реализовать нестандартный процесс.

В примере рассмотрим предприятие, занимающееся производством лекарственных средств в Российской Федерации. На нем было выполнено полномасштабное внедрение ERP-системы немецкой компании. Модуль проведения технического обслуживания и ремонта оборудования (ТОиР) входил в проект, был настроен для обслуживания средств измерений (СИ).

Настройка модуля ТОиР для ремонта СИ велась на основе шаблонного решения, предложенного глобальной проектной командой. Но российская специфика ремонта СИ не всегда учитывалась в шаблоне. В результате в один ряд были поставлены бизнес-процессы ремонта как оборудования, так и СИ.

По итогам внедрения КИС стала учетной системой, в которой отражались все финансовые и логистические операции. Обработка СИ по организационным причинам длительное время велась вне системы. Позже было принято волевое решение о необходимости использования для этой цели модуля ТОиР. Проанализируем две ситуации: отражение ремонта СИ без применения ТОиР и с его использованием.

Под обслуживанием СИ (ремонт) понимается совокупность мероприятий: калибровка и аттестация, выполняемых длякаждой единицы СИ. На основе технической документации и фактической выработки СИ определяется дата первого обслуживания. Впоследствии дата ремонта регламентируется метрологической службой [3].

Практически каждый метролог с целью соблюдения метрологических требований ведет данные по срокам ремонта в электронной таблице или пользуется базой данных. Применение подобных информационных технологий зачастую является более выигрышной стратегией по причине их простоты, удобства и доступности.

Выполним обзор бизнес-процесса ремонта без использования модуля ТОиР. Определение сроков и объема ремонта СИ велось вне учетной системы, в КИС же отражались исключительно бухгалтерские проводки по закупке услуг проверки, калибровки и аттестации. На рис. 1 представлен процесс ремонта в нотации UnifiedModelingLanguage— ActivityDiagram. Отражение факта ремонта требовало выполнения трех операций в КИС: обработки закупочного заказа, регистрации акта выполненных работ и входящего счета-фактуры.

Понесенные затраты сразу относились на бюджет отдела, для СИ которого производилось обслуживание. Каждая операция по вводу данных в КИС занимает около трех минут. Ремонту ежемесячно подлежало порядка 100 единиц измерительного оборудования. Таким образом, трудозатраты по регистрации услуг ремонта составляли порядка 3 х 100 = 5 ч/мес.

Рис. 1. Реализация процесса ремонта без применения модуля ТОиР

Рассмотрим применение модуля ТОиР для обслуживания СИ. ТОиР интегрирован со всеми смежными компонентами информационной системы. Основное назначение модуля - учетоборудования, планирование, выполнение и контроль его ремонта, контроль затрат на ремонты. Очевидно взаимодействие ТОиР с модулями снабжения, финансов и кадров.

В нотации SwimLaneDiagram представлен все тот же процесс (рис. 2), но с использованием модуля ТОиР. Число выполняемых операций увеличилось во много раз: ведение данных по СИ, создание плана ремонта, обработка заказов ТОиР и заявок на закупку, закрытие и расчет ТОиР-заказов. Понесенные затраты тоже относились на бюджет отдела, однако не в момент регистрации акта выполненных работ, а при финальном расчете заказа ТОиР.

Рис. 2. Реализация процесса ремонта с использованием модуля ТОиР

Во-первых, данные по СИ ранее не учитывались в КИС и требовали минимальной обработки. Во-вторых, необходимость планирования ремонта отсутствовала, поскольку дата последующего обслуживания определялась не на основе чего-то, а в соответствии с указаниями метрологической службы. Значит, две трети функционала ТОиР были попросту не нужны, но требовали занесения в систему и обновления данных. Трудозатраты по отражению информации в КИС без учета операций по вводу СИ составляли порядка 8 х 100 = 14 ч/мес., что практически в три раза больше первоначальных.

Преимуществом трехкратного увеличения времени было лишь получение аналитических данных о затратах для каждого СИ. Так, если необходим анализ затрат не только по отделам, но и оборудованию, то применение ТОиР целесообразно. В противном случае пользователи вынуждены работать не на конечный результат, а на систему

Рассмотренная ситуация — лишь единичный пример попыток использовать стандартные механизмы КИС в реализации специфических для нашей страны процессов. Это неминуемо приводит к тому, что порой даже самый простойбизнес-процесс отражается в КИС весьма витиевато.

В рамках любой автоматизации остается часть операций, которые ведутся сотрудниками вручную. При этом соотношение «трудозатраты — эффект» часто не является оптимальным, а ведь усилия и полученный результат должны быть как минимум соразмерны. Не существует единого общепринятого метода расчета экономической эффективности внедрения КИС, как нет и общих способов оценки затрат по отражению данных в информационной системе.

На практике использование КИС может привести как к сокращению, так и к дополнительному набору персонала (для ведения данных в КИС).