Управление риском потери оперативного времени из-за неэффективного планирования на промышленном предприятии

Современная деятельность промышленных предприятий все более активно позиционируется на рыночных принципах, однако, не отказываясь от позитивного опыта планирования, привнося в него прогрессивные дополнения и информационные инструментарии.

Из-за неэффективного планирования рабочего дня может теряться до 10-15% оперативного рабочего времени в связи с необходимостью манипуляций по составлению перечня задач с последующими корректировками их очередности и сочетаемости уже в течение самого этого рабочего дня. При этом нет возможности сопоставления нескольких сценариев развития событий и выбора оптимального варианта использования оперативного рабочего времени.

Основными причинами потери времени из-за неэффективного планирования выступают, прежде всего (табл. 1): отсутствие комплексной, многофакторной характеристики каждой задачи; слабая мотивация труда; отсутствие представления о целях, ресурсах, сроках и механизмах решения общефирменных задач; низкая квалификация исполнителей.

Таблица 1

Фрагмент базы сценариев нейтрализации источников потерь оперативного времени в управленческой деятельности

Игнорируя факторы времени, приоритетности, сложности и возможности делегирования при оперативном планировании, лицо, принимающее решение, не имеет возможности обоснования рейтинговой оценки каждой задачи для построения цепочек задач и перераспределения их между исполнителями. В этой связи предлагается проводить предварительный анализ нескольких потенциальных вариантов управленческого поведения в краткосрочном периоде. Это позволит маневрировать в случае изменения факторов влияния на деятельность с возможностью оперативного реагирования на изменяющиеся условия.

Применение современных методик оценки трудовых задач в соответствии с различными факторами направлено на комплексную, разностороннюю оценку деятельности с возможностью автоматизации процессов. Использование принципа прецедента для прогнозирования типовых процедур позволит учесть предыдущий эффективный опыт решения уже известных проблем при стечении аналогичных обстоятельств. Данное предложение можно рассматривать как рациональный управленческий автоматизм. Но при этом важным условием реализации принципа прецедента будет являться наличие постоянно расширяемого хранилища управленческих прецедентов как стандартных сценариев поведения.

Анализ запланированных задач на фактор времени с учетом потенциальных потерь объективного или форс-мажорного характера также позволит избежать потерь временного ресурса. В этой связи четкая регламентация труда позволит определить средние затраты даже на творческие задачи с возможностью уточнения нормативов в соответствии со спецификой деятельности. При этом резервирование времени не является директивным условием, хотя и позволяет учесть фактор влияния неконтролируемых внешних и внутренних факторов среды промышленного предприятия. Делегирование избыточных задач призвано перераспределить трудовые обязанности внутри управленческого контура с возможностью высвобождения времени руководителя на решение задач с высоким уровнем ответственности, срочности и важности, а также в соответствии с уровнем компетентности исполнителей.

Аналитическая работа, ретроспективный анализ деятельности для экстраполяции позволяет обобщать опыт и формировать хранилище прецедентов, учитывая и эффективные сценарии для их повторения, и неэффективные сценарии для исключения их в будущем или корректировки. Ведение базы данных отложенных дел для учета, прогнозирования и адресного резервирования времени является организационной мерой, позволяющей фиксировать пока невыполненные задачи. Однако данная база может быть использована и как сигнализатор, например, о неточной оценке конкретной задачи на факторы срочности, важности, или отсутствие условий ее выполнения.

Слабая мотивация труда также может выступать причиной неэффективного планирования и соответствующих потерь времени. При этом предлагается самомотивация посредством, например, тренингов, психокоррекция мотивационных установок с привлечением специалистов в области психологии, что может способствовать повышению уровня мотивации на эффективное планирование. Таким образом, разумное объяснение необходимости планирования позволит развить привычку осуществлять данный процесс без дополнительных стимулов.

Также на повышение мотивационного уровня планирования направлены организационные мероприятия по созданию корпоративной культуры в вопросах создания психологически оптимальной обстановки, ужесточение трудовой дисциплины. Исполнители уже под влиянием внешних факторов осуществляют планирование с целью оптимизации использования оперативного времени. Разумное чередование выполняемых задач с учетом их сложности, ответственности и психофизиологических особенностей исполнителя позволит снизить уровень стресса и физической усталости исполнителей, что рассматривается как дополнительный стимул к тому, чтобы эти факторы продумать заранее при составлении планов рабочего дня.

Отсутствие представления о целях, ресурсах, сроках и механизмах решения общефирменных задач затормаживает процесс принятия решений из-за необходимости уточнения названных аспектов. Организационные мероприятия по созданию корпоративной культуры в вопросах информационной открытости, открытый информационный обмен между всеми участниками внутрифирменного процесса призваны, хотя бы во внутреннем информационном пространстве фирмы, конкретизировать информационные потоки. Применение современных управленческих технологий на базе информационных систем направлено на упрощение и повышение оперативного движения информации. Синхронизация результатов планирования взаимозависимых участников процесса производства имеет целью нейтрализацию потенциального дублирования трудовых задач.

Дополнительной причиной потерь оперативного рабочего времени из-за неэффективного планирования является низкая квалификация исполнителей. Для минимизации этой причины предлагается применение современных методик психологического и профессионального отбора управленческого персонала. Направленность данной меры - это отбор персонала, обладающий, помимо основных профессиональных компетенций, навыками эффективного планирования. Применение современных управленческих технологий, например, на базе информационных систем (ИС), позволит автоматизировать процесс планирования, делегируя ИС часть рутинного планирования. Самоменеджмент, реализация комплексной программы обучения, переобучения и повышения квалификации персонала, направлены на культивирование привычки к планированию.

Таким образом, управление риском потерь оперативного времени из-за неэффективного планирования направлено не только на управление рабочим временем, но и на повышение качества управления в целом.