Управление риском потери оперативного времени на промышленном предприятии из-за попытки одновременного выполнения нескольких задач

В современной управленческой деятельности особое внимание следует уделить такому источнику потерь оперативного времени, как попытка одновременного выполнения нескольких задач. С активизацией возможностей автоматизации всех сфер деятельности эта причина потерь времени становится менее значимой, ведь информационные технологии позволяют запараллеливать многие процессы, которые ранее считались линейными и могли исполняться только после получения результатов предыдущего этапа. Однако даже автоматизация не позволяет полностью совместить по времени все выполняемые исполнителем задачи. При этом и психологически, и технологически чрезмерное совмещение по времени нескольких задач в один период времени может быть неэффективным решением. В этой связи, не забывая, что такое совмещение может быть и позитивным, в рамках данного исследования рассматриваем его именно как риск. При этом важно определиться и с причиной возникновения этой угрозы, но и с образом нейтрализующего угрозу поведения (табл. 1).

Таблица 1

Фрагмент макета базы данных мер нейтрализации источников потерь оперативного времени в управленческой деятельности

В первую очередь при управлении риском потери оперативного времени из-за совмещения нескольких задач необходимо обратить внимание на тот факт, что в рамках оперативного планирования деятельности игнорируется фактор времени. Однако, даже управленческая деятельность может быть регламентирована и управленческие задачи оценены по продолжительности. Одновременно с названным источником потерь времени встречается еще и личностный фактор – спешка, нетерпение. Для целей управления риском потерь оперативного времени по этим причинам предлагается, прежде всего, использование принципа прецедента при определении длительности выполнения повторяющихся задач. В современных условиях типовое понимание прецедента приобретает обновленный смысл, находя применение в управлении. Принцип прецедента – это правило деятельности, которое основано на возможности использования эффективного опыта для текущих действий в аналогичных условиях. Для управления рисками имеет смысл определиться с понятием управленческого прецедента – логически самостоятельного алгоритма управленческого действия, в результате которого ранее был получен адекватный результат, который повторяется при наличии аналогичных начальных условий.

Делегирование избыточных (по фактору времени) задач с учетом приоритетности и сложности также может быть мерой нейтрализации риска потерь времени из-за совместного выполнения нескольких задач по причине игнорирования фактора времени в оперативном планировании. В данном контексте важно обратить особое внимание на процесс предделегирования – определение тех потенциальных исполнителей, которым можно и целесообразно передать дополнительные задачи по признакам компетенции, деловых и личностных характеристик, обеспечивающих уровень качества выполнения задач и т.п. Оценка трудовых задач по фактору времени, приоритетности и сложности ведется на основе их группировки: фактор времени (учет уровня управления, количества подчиненных, повторяемости задач и т.д.); приоритетность (учет срочности и важности задач); сложность (учет уровня профессиональной компетентности и возможностей автоматизации процесса).

Неэффективное планирование рабочего дня выступает дополнительным и ощутимым фактором потери оперативного времени в деятельности промышленных предприятий из-за совмещения нескольких задач. Именно неправильное планирование или его отсутствие приводит к тому, что деятельность осуществляется без должного ресурсного обоснования, в том числе, и времени. Для целей нейтрализации этой причины потерь оперативного времени предлагается использовать сценарный подход – необходимость предварительного анализа нескольких потенциальных вариантов управленческого поведения в краткосрочном периоде. Тогда в процессе реализации плана у исполнителя уже складывается вариативная картина действий, продуманных заранее, с обоснованной оценкой потенциального совмещения или разделения задач по времени.

Также для повышения эффективности планирования предлагается применение современных методик (например, метод Альпы с возможностью автоматизации процесса планирования на принципе корреляции). Данное предложение дополняет, развивает сценарный подход, т.к. автоматизация процесса синтеза вариантов будущих действий ускоряет, упрощает и визуализирует реализацию сценарного подхода для представления вариантов достижения целей.

Работа по синхронизации результатов планирования всех взаимозависимых участников процесса также направлена на повышение эффективности планирования в целях нейтрализации риска потери оперативного времени из-за нецелесообразного совмещения нескольких задач. Как указывалось ранее, полностью совместить все задачи управленческого алгоритма в минимальный период невозможно. Эта проблема усугубляется еще и по причине разветвления информационных потоков внутри каждого управленческого контура на внешние контуры. Проще говоря, принятие решений зачастую зависит не только от самого управленца, но и от внешних воздействий (условий, исполнителей и т.п.). Поэтому необходимо хотя бы в рамках одной организации синхронизировать результаты планирования всех взаимозависимых участников процесса, чтобы исключить конфликты интересов и ресурсов, прежде всего, временных.

Совершенствование должностных регламентов каждого исполнителя на предмет четкого понимания им своей общественной роли является значимым потенциалом в управлении риском потерь оперативного времени. Должностной регламент можно рассматривать как шаблон долгосрочного плана деятельности исполнителя. В этой связи эффективное планирование рабочего дня без эффективного, проработанного регламента просто невозможно.

Применение современных методик психологического и профессионального отбора управленческого персонала направлено на повышение компетентности исполнителей и обеспечение их социально и экономически комфортного, обоснованного взаимодействия в рамках совместной деятельности. Такая совместимость автоматически предполагает синхронизацию усилий, эффективное планирование, что, как указывалось выше, способствует снижению уровня риска потерь оперативного времени из-за нецелесообразного совмещения множества задач. Таким образом, представленные предложения комплексно снижают риск потерь оперативного времени с возможностью автоматизации процесса управления.