Управление состоянием расчетов в организации

На первый взгляд, основным объектом управления в коммерческой организации является прибыль, однако именно состояние расчетов чаще всего создает проблемы, влияющие на финансовое состояние организации. Поэтому возникает необходимость снижения степени риска при расчетах с дебиторами путем выбора форм и методов расчета, слежения за сроками оплаты расчетных документов. В то же время, необходимо внимательно относиться и к расчетам с кредиторами, своевременно возвращать им долги, иначе предприятие может потерять доверие своих партнеров, а также будет иметь штрафные санкции.

Работа с задолженностью требует планирования, четко построенного процесса управления рисками неплатежей. Эта работа начинается с организации документооборота внутри компании и с контрагентами. В положении о порядке внутреннего документооборота рекомендуется отразить ряд существенных моментов: перечень, формы и порядок оформления документов, предоставляемых в отдел бухгалтерского учета, сроки предоставления и обработки первичных документов, перечень лиц, ответственных за предоставление документов в соответствующих отделах, санкции за нарушение установленного в организации порядка документооборота. Возможный пример графика документооборота представлен в таблице 1.

Весьма важным моментом также является рациональная автоматизация учета. Правильно выбранная конфигурация и настройка программного комплекса позволит своевременно получать необходимую информацию, характеризующую кредиторскую и дебиторскую задолженность, вследствие чего данная информация не будет терять свою актуальность.

Таблица 3.1 – Предлагаемый график документооборота по расчетным операциям

Особое внимание при этом надо уделить заполнению информации о сроках исполнения договоров.

Важно определить круг сотрудников, отвечающих за работу с дебиторами и кредиторами, обязательно предусмотреть меры поощрения, мотивирования сотрудников за работу по минимизации задолженности.

Не менее важным является проведение регулярного анализа задолженностей, составление документов с описанием порядка действий по возврату долгов. Уже на этапе подготовки договора купли-продажи необходима проверка деловой репутации покупателя, которую можно провести через деловых партнеров, а также анализируя сообщения в СМИ или обращаясь к помощи Интернета, где есть «черные списки» компаний. На основе собранной информации организации могут составить свой «черный список», в который будут включаться компании, периодически нарушающие условия договора. После проверки деловой репутации покупателя необходимо провести предварительную оценку его платежеспособности.

Для управления задолженностью организации должны определить допустимые и критические ее значения. Эти показатели являются индикаторами, которые сигнализируют о необходимости усилить работу с должниками. Можно провести ранжирование покупателей и поставщиков в зависимости от объемов поставок, закупок, предлагаемых условий оплаты.

Одним из способов снижения дебиторской задолженности является стимулирование покупателей к досрочному погашению задолженностей. Для этого покупателям можно предоставлять скидки на продукцию, если платеж осуществлен ранее договорного срока.

Кроме того, в случае обнаружения просроченной дебиторской задолженности, незамедлительно направлять претензию в адрес дебитора с указанием размера штрафных санкций, ссылаясь на статью 366 Гражданского кодекса Республики Беларусь, а далее действовать в соответствии с законодательством Республики Беларусь [1] .

Проблема управления дебиторской и кредиторской задолженностями в значительной степени осложняется несовершенством нормативной и законодательной базы в части востребования задолженности. В белорусской практике ведения бухгалтерского учета отсутствует единый стандарт, регламентирующий ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности. Нормативное регулирование порядка ведения учета осуществляется посредством различных правовых норм и положений по ведению бухгалтерского учета. В связи с этим рекомендуется разработка внутреннего нормативного документа (положения), отражающего процессы возникновения, погашения, оценки и списания дебиторской и кредиторской задолженности, с учетом специфики организационно правовой формы и видов деятельности организации.

Также необходимо установить фактическое соотношение дебиторской и кредиторской задолженности и сравнить его с оптимальным. Считается, что превышение дебиторской задолженности над кредиторской является положительным моментом, так как поступление денежных средств от покупателей позволяет своевременно рассчитываться с поставщиками и подрядчиками. Однако значительный объем дебиторской задолженности увеличивает потребность в оборотных средствах для обеспечения текущей деятельности организации, вынуждает обращаться к кредитам и создает угрозу финансовой стабильности предприятия. А значительное превышение кредиторской задолженности над дебиторской приводит к снижению финансовой независимости организации. Целесообразно сопоставлять не только размеры, но и показатели оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности. Если оборачиваемость дебиторской задолженности опережает оборачиваемость кредиторской, то это расценивается как положительный фактор, поскольку поступившие от дебиторов суммы позволяют производить своевременные расчеты с кредиторами.

Работа по управлению задолженностью и совершенствование организации расчетов на предприятии, позволяют снизить риск неплатежей и в целом размер задолженности, а следовательно, улучшить финансовое состояние организации.