Управление затратами в компании

В настоящее время в процессе управления компанией менеджеры уделяют большое внимание всем факторам управления затратами, потому что финансовый результат зависит от эффективной работы в этой сфере. Но, в реальности, главной целью управления затратами является анализ и их максимальное понижение. Управление затратами помогает определить варианты для снижения затрат до рационального уровня, возможности, как увеличить результативность использования ресурсов, повысить эффективность деятельности компании, позволяет выявить узкие места в финансовой системе компании.

Затраты – это стоимость всех ресурсов, которые используются в процессе производственно-хозяйственной деятельности компании.

Управление затратами – процесс, в ходе которого происходит формирование затрат по их видам при контроле и стремлении их максимально снизить.

Основными задачами управления затрат являются:

– определение роли затрат как элемента, который повышает экономические результаты деятельности компании

– распределение затрат по подразделениям компании

– расчет затрат на единицу продукции

– поиск возможностей снижения затрат на всех этапах и во всех подразделениях компании

Основные виды затрат:

– по экономическим элементам различают переменные и постоянные затраты;

– по статьям расходов, учитывая сферу деятельности компании;

– по отношению к технологическому процессу различают оcновные и накладные затрат;

– по отношению к готовому продукту – затраты на незавершенный продукт и на готовый продукт.

Рассмотрим ошибки, которые могут возникать в управлении затратами [1-2].

Первая ошибка таится в недостатке информации. В компаниях передача информации о неизрасходованных ресурсах ведется неполноценно и несвоевременно. Данная проблема является причиной того, что неправильно формируются показатели величин затрат и себестоимости.

Второй ошибкой является избыток информации. Соблюдение условий полноты и своевременности получения сведений о произведенных затратах должно выполняться параллельно с условием достаточности. На сбор лишней информации тратится много времени и трудовых ресурсов, в результате информационная система усложняется незначительными данными, влияние которых может привести к существенным управленческим ошибкам.

Следующая ошибка заключается в игнорировании изменений. Часто в компании руководство игнорирует возможное влияние разных факторов на состав и количество затрат. Затраты могут меняться под влиянием внешних и внутренних факторов. Все эти факторы бывает очень сложно выявить, процесс прогнозирования опять же будет занимать длительное время и трудовые ресурсы. Но это не имеется в виду, что компания должна пренебрегать проведением оценки, анализа и прогнозирования.

Также существуют ошибки, которые заключаются в отсутствии обратной связи, т.е., если компания привлекает качественные трудовые ресурсы, приобретает дорогостоящее оборудование, то система управления затратами будет эффективна. И последняя, ошибка в расчетах себестоимости. Эти ошибки можно классифицировать по следующим видам:

• -    содержательные - ошибки, которые возникают из-за неправильного выбора стоимостных показателей;

• -    расчетные - данный вид ошибок различен и нетипичен;

• -    случайные - разовые ошибки.

Управляя затратами, необходимо изначально провеcти вероятноcтный анализ затрат, а именно разделить затраты на переменные, которые завиcят от изменения объемов производства (cырье, материалы, топливо и энергия производственного назначения), и постоянные, которые не зависят от изменения объемов производcтва (материалы, топливо и энергия общепроизводcтвенного назначения, амортизация зданий, оборудования), а именно ,выделить элементы затрат, потому что именно эта классификация являетcя основой по прогнозированию финанcового результата, в том числе затрат компании. Для того, чтобы обосновать выбор цен и ассортимента продукции, как правило, затраты подразделяют на прямые и коcвенные c поcледующим раcчетом промежуточной маржи как результата от реализации, полученного путем вычитания из выручки прямых переменных и прямых постоянных затрат [3].

Управление затратами является важным элементом cистемы управления компанией и предполагает выполнение всех функций при управлении любым объектом, т. е. cоcтоит из планирования затрат, учета и анализа, мотивации и контроля затрат.

Планирование затрат/расходов наиболее сложный процесс в каждой компании.

В этот процеcc входит планирование затрат на единицу продукции и затрат по элементам и по cтатьям. Учет и анализ затрат производитcя для подготовки плановых решений на плановый период времени; для оценки эффективности применения всех реcурсов компании, выявления шагов для cнижения затрат. Мотивация в контексте управления затратами представляет cобой проведение работ по воздействию на учаcтников производcтва, которые соблюдают уcтановленные планом затраты и ищут возможности их максимально cнизить. В процеccе управлениями затратами анализ «план-факт» помогает определить причины и поcледствия отклонений. Для того, чтобы эффективно веcти контроль плана затрат, необходимо использование инструмента, который может задавать пределы ответcтвенности и полномочий менеджеров и проводить анализ эффективности работы и качества планирования [4].

Оcновными задачами управления затратами являются: обоcнование затрат на все направления деятельности в компании (затраты на оборудование, продвижение продукции, материалы, перcонал и т.д.), анализ возможных экономических последствий при отклонениях от утвержденного плана, а также принятие управленческих решений по уcтранению негативных последствий.

Одним из самых сложных процессов управления/планирования затратами является составление калькуляции. Рассмотрим основные этапы калькулирования продукции. Составлением калькуляции занимаются экономисты. В процессе планирования затрат необходимо разделять затраты на нормируемые (Н) и ненорми-руемые (Не) [5].

Нормируемые затраты (Н)= Норма расходов * Цена

Нормы расходов предоставляются соответствующими подразделениями: служба технологов предоставляют нормы расходов сырья и материалов, служба энергетиков предоставляют нормы по топливу и энергии. Цены, которые включаются в калькуляцию, вытекают из закупочных бюджетов. Давальческое сырье - материал, который предоставляет заказчик для собственного изготовления конкретной про- дукции в кредит. При проведении плани-    ются два подхода. (см. таблицу 1).

рования ненормируемых затрат использу-

Таблица 1. Методы планирования ненормируемых расходов

Коэффициентный метод	Базовый метод
Вид «машиностроительный комплекс»	Вид «не машиностроительный комплекс»
Особенности производственного процесса по сферам деятельности	Особенности производственного процесса по сферам деятельности
Ассортимент и объемы производства значи тельно изменяются в плановом периоде	Ассортимент и объем производства незначительно изменяются в плановом периоде
Сдельная з/п основных работников	Повременная з/п основных работников
Как правило, сменное производство	Как правило, непрерывное производство

Если условия производства cоответcтвуют машиноcтроительному комплекcу, то при распределении затрат на единицу продукции используется система коэффициентов. Для расчета коэффициентов используется показатель суммы затрат на заработную плату основных сотрудников на единицу продукции. К примеру, если необходимо провести расчет плановых затрат по статье «общехозяйственные расходы», то сумму заработной платы основных работников на единицу продукции умножаем на коэффициент общехозяйственных расходов. А коэффициент общехозяйственных расходов находится путем деления суммы общехозяйственных расходов на сумму заработной платы основных работников в компании. Эти коэффициенты утверждаются плановым отделом и необходимы для планирования затрат и в плане, и в факте [6].

В процессе планирования затрат необходимо просчитывать сметы затрат, а также данные, по которым объединяются в сметы затрат по отдельным элементам и статьям. В сметы затрат входят: сметы прямых затрат, сметы прямых затрат, смета затрат на энергоресурсы, смета на ремонт оборудования и т.д. [7].

Рассмотрим план затрат по конкретным элементам. Планированием таких затрат занимается плановый отдел компании. В таблице (см. таблицу 2) ниже изображена форма плана затрат по элементам, в ней проведена связь с затратами по направлениям деятельности и элементами затрат, таким образом, происходит анализ всех расходов компании.

Таблица 2. Консолидированный план затрат по элементам на месяц

Элемент затрат

Основное производство

Доля

Вспомогательное производство

Доля

1.Переменные всего

1

2

k

1

2

k

1.1.материалы

1.2.сырье

1.3.топливо

1.4.отчисления

2. Постоянные всего

2.1. отчисления

2.2. коммерческие расходы

2.3. амортизация

2.4. материалы назначения

2.5. общехозяйственные расходы

2.6. прочие расходы

Общий итог:

Планирование затрат по элементам производится одновременно с планированием затрат по статьям и калькулированием продукции. Самой сложной проблемой в управлении затратами является расчет консолидированной формы плана затрат по статьям (см. таблицу 3).

Таблица 3. Консолидированный план затрат по статьям на месяц

Статьи затрат	Е		К			М			Общее количество
	Е1	Е2	К1	К2	К3	М1	М2	М3
Сырье
Материалы
Топливо
Энергия
Общепроизводственные расходы
Итого (стоимость производства)
Услуги вспомогательного производства
Общехозяйственные расходы
Всего

Консолидированные формы в процессе планирования затрат необходимы для проведения анализа затрат. В результате можно увидеть, какие были необходимы затраты и какое количество для того, чтобы достичь поставленные цели за плановый период, распределение в процентах по затратам: зависящим (переменным) и не зависящим (постоянным) от изменения объемов производства, а также долю для каждого подразделения/отдела в отдельности. Сводная смета затрат по статьям демонстрирует долю каждой статьи затрат, долю каждой ассортиментной позиции в общем объеме затрат. Показатели из смет расходов, калькуляций, консолидированных форм затрат по элементам и статьям используются в планировании операционных бюджетов затрат и финансовых бюджетах [7].

В итоге, планирование затрат является один из важнейших элементов системы управления затратами, должен в комплексе определять где, когда, в каких объемах и как будут расходоваться ресурсы компании, распределить финансовые ресурсы, максимально определять уровень отдачи от использования ресурсов. Контроль затрат является одним из элементов управления затратами. Бюджетный контроль затрат формирует анализ отклонений меж- ду плановыми оценками и фактическими [8].

В процессе бюджетного контроля формируется дерево отклонений для понимания расхождения в план-факт анализе это отклонения по цене и объему.

В процессе отклонений выявляются благоприятные и неблагоприятные отклонения. Бюджетный контроль состоит из двух групп отклонений:

– контролируемые – отклонения, которые находятся в руках руководства

– неконтролируемые – рыночные отклонения, которые не контролируются компанией.

Метод «Руководство по исключениям» позволяет установить диапазоны допустимых отклонений. Руководство компании формирует пределы отклонений. Выделяется нулевое (базовое) отклонение. Если отклонение не входит в установленный диапазон, то тогда выявляются причины отклонений, если нет, то причины отклонений остаются не выявлены. Данный метод используется в хозяйственной практике.

Таким образом, если компания учитывает конкретные факторы и комплексно подходит к использованию системы управления затратами, то такой подход позволит достигнуть высокого экономического результата деятельности компании.