Управление затратами в образовательном учреждении на основе разработки автоматизированной системы управленческого учета

В современных условиях важным инструментом повышения эффективности деятельности организации выступает управленческий учет, который включает все виды учетной информации, необходимой для эффективного управления организацией. Частью управленческого учета является производственный учет, связанный с учетом издержек, возникающих при производстве продукции или услуг, а также с анализом данных об экономии или перерасходе ресурсов по сравнению с показателями предыдущих периодов, прогнозов и стандартов. Таким образом, основные задачи, решаемые в рамках управленческого учета [2, 3], связаны:

• •    с получением информации, необходимой для принятия стратегических и оперативных управленческих решений;

• •    с определением фактических затрат, возникающих при производстве продукции или услуг, а также отклонений этих затрат от установленных норм, стандартов, смет;

• •    с оценкой экономических и финансовых результатов деятельности организации.

В отечественной практике многие элементы управленческого учета входят в бухгалтерский учет (учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции), оперативный учет (оперативная отчетность), экономический анализ (анализ себестоимости продукции, обоснование принимаемых решений, оценка выполнения плановых заданий и т. д.) [2].

Одной из основных учетных задач является определение затрат, связанных с производством единицы продукции или услуг. Необходимость управления затратами обусловлена тем, что решение большинства управленческих задач базируется на анализе доходов и расходов, а показатели эффективности работы организации во многом определяются величиной и механизмом формировании себестоимости.

При составлении бюджетов важен выбор способа группирования затрат. В зависимости от выбранного способа доходы и расходы организации рассчитываются либо по функциям (процессам), либо по факторам производства [1, 4]. При использовании функционального принципа вначале определяются доходы (выручка от реализации без НДС). Затем рассчитываются операционные расходы (без НДС), в состав которых включают прямые производственные затраты, а также общепроизводственные, коммерческие и управленческие расходы. Прибыль определяется как разница между доходами и операционными расходами организации.

При использовании ресурсного принципа вначале также определяются доходы (выручка от реализации без НДС). При определении операционных расходов (без НДС) в их состав включают сырье, основные и вспомогательные материалы, затраты на энергоресурсы, оплату труда персонала, услуги сторонних организаций и амортизационные отчисления. Прибыль рассчитывается по аналогии с первым случаем, т. е. как разница между доходами и операционными расходами организации.

Очевидно, что в этих методах различным является лишь способ группирования затрат, а прибыль, рассчитанная по функциональному или ресурсному принципу, составляет одну и ту же величину.

Построение системы управленческого учета для образовательного учреждения базируется на общих принципах учета доходов и расходов. Однако для построения системы управленческого учета необходимо учитывать специфику деятельности высшего учебного заведения. Кроме того, для практического использования системы необходимо автоматизировать процессы управленческого учета [1].

В настоящее время в Московском государственном институте стали и сплавов (технологическом университете) (МИСиС) для целей автоматизации управленческого учета разработана и внедрена интегрированная автоматизированная система «Формирование и учет сметы института по подразделениям» (АИС «ФУСИП»). Эта система представляет собой совокупность программных комплексов – автоматизированных рабочих мест (АРМ), функционирующих в едином информационном пространстве. Одним из таких комплексов является АРМ «Учет банковских и кассовых операций». В рамках этого АРМ производится учет операций поступления и расходования безналичных и наличных денежных средств института в российских рублях. Вводимая и корректируемая в рамках АРМ «Учет банковских и кассовых операций» информация о движении денежных средств автоматически поступает в базы данных АИС «ФУСИП» в разрезе максимального числа реквизитов.

Работа с данными о поступлении денежных средств на расчетные счета института организована следующим образом. В командах ввода и корректировки банковской выписки пользователь имеет возможность задать тему научно-исследовательской работы (НИР), подразделение или проректора-получателя средств. При этом задействуется справочник подразделений и справочник проректоров. Если задана тема НИР, проректор и подразделение определяется автоматически (подразделение – по шифру темы НИР, проректор – как проректор по научной работе). Если задано подразделение, автоматически определяется проректор (по данным справочника подразделений). Если задан проректор, то автоматически определяется подразделение, т. к. у каждого проректора есть базовое подразделение (или псевдоподразделение – централизованный фонд проректора). В том случае, если проректора определить не представляется возможным, поступление относится к так называемым «операциям до выяснения».

Пользователь также указывает сумму операции и статью дохода. При записи введенной или откорректированной проводки автоматически производится перенос информации в базы данных АИС «ФУСИП». Независимо от того, как был определен проректор и подразделение при работе с выпиской, каждая внесенная в систему операция в рамках режима «Корректировка и разноска поступлений и затрат» АРМ «Экономист планово-экономического управления» может быть изменена в части реквизитов «проректор», «подразделение» или разбита на несколько расшифровок. При этом общая сумма операции и статья дохода должны оставаться неизменными.

При корректировке операции пользователю АРМ «Учет банковских и кассовых операций» выдается проректор и подразделение, уточненные пользователем АРМ «Экономист планово-экономического управления». В этом случае изменить проректора, тему или подразделение пользователь АРМ «Учет банковских и кассовых операций» не имеет возможности.

Работа с данными о расходовании безналичных денежных средств в АИС «ФУСИП» организована аналогично работе с данными о поступлении средств. Однако в этом случае так называемые «операции до выяснения» отсутствуют. Каждая операция должна быть отнесена на определенного проректора. Исключение составляют синтетические операции, например, операции, связанные с выплатой зарплаты. При этом проректор, расходующий денежные средства, всегда априори тождественен проректору-обладателю этих средств. В том случае, когда проректор расходует не собственные средства, должна быть введена операция перевода средств между проректорами в рамках АРМ «Экономист планово-экономического управления».

При вводе расходных операций в рамках АРМ «Учет банковских и кассовых операций» пользователю необходимо указать не только статью дохода, но и статью затрат. В то же время пользователь имеет возможность ввести код (номер регистрации) оплачиваемого счета в реестре планово-экономического управления. В том случае если код счета в реестре планово-экономического управления введен, то информация о проректоре и подразделении, статье дохода и статье затрат, а также о номере плановой сметы, в соответствии с которой проводится данная операция, поступает автоматически из базы реестра счетов планово-экономического управления. В противном случае номер плановой сметы устанавливается при записи в базы АИС «ФУСИП» как номер основной плановой сметы на текущий год.

Работа с данными о поступлении и расходовании наличных денежных средств в рублях построена согласно тем же алгоритмам, которые используются при работе с безналичными рублевыми средствами.

В рамках АРМ «Учет валютных операций» производится учет операций поступления и расходования безналичных денежных средств института в валюте. При этом информация о движении денежных средств автоматически поступает в базы данных АИС «ФУСИП».

Важным модулем интегрированной автоматизированной системы «Формирование и учет сметы института по подразделениям» является АРМ «Экономист планово-экономического управления». Используя этот АРМ, пользователь может осуществить ввод и корректировку данных о плановых сметах доходов и затрат, счетах от контрагентов на оплату (ожидаемых расходах), разноске операций поступления и расходования денежных средств по проректорам и подразделениям (с закрытием счетов на оплату), внутриинсти-тутских переводах средств и т. д. Главное меню АРМ «Экономист планово-экономического управления» также содержит режимы ведения ряда справочников (в том числе справочника смет, проректоров, подразделений и т. п.) и формирования отчетных документов.

В режиме «Справочник проректоров» пользователь может ввести нового проректора, изменить статус проректора (действующий или нет), указать номер лицевого счета базового подразделения или централизованного фонда данного проректора. При помощи режима «Справочник подразделений» пользователь вводит и корректирует номера лицевых счетов и названия подразделений, корректирует статус подразделений. Установка соответствия подразделений проректорам производится в режиме ведения специального периодочувствительного справочника соответствий.

В режимах оперативной работы с плановыми сметами пользователь может ввести плановую смету доходов в разрезе статей доходов, проректоров, подразделений, а также плановую смету затрат в разрезе статей затрат, статей доходов, проректоров, подразделений. При вводе плановой сметы затрат автоматически проверяется плановый перерасход средств по соответствующей статье дохода, проректору и подразделению; в случае перерасхода выдается соответствующее сообщение и попытка записи блокируется.

В режиме «Учет счетов к оплате (ожидаемых расходов)» пользователь осуществляет ввод, корректировку и удаление счетов от контрагентов к оплате. Основные реквизиты, в разрезе которых ведется учет, – это статья дохода, статья расхода, проректор, подразделение, идентификатор сметы, уникальный номер счета.

При вводе ожидаемого расхода производится автоматическая проверка возможности расходования средств конкретным подразделением по определенной статье дохода. В случае, если предполагаемый остаток (с учетом ранее введенных ожидаемых расходов) по статье дохода и подразделению меньше вводимой суммы расхода, система блокирует запись ожидаемого расхода.

Используя режим «Ввод и корректировка фактических операций», пользователь может просмотреть разноску операций по проректорам и подразделениям (сделанную в АРМ-источниках, например в АРМ «Учет банковских и кассовых операций») и произвести ее корректировку. Также режим позволяет осуществить полноценный ввод операции; как правило, эту возможность используют для ввода специальных операций (например сторнирующих).

В режиме «Перевод средств между проректорами и подразделениями» пользователь осуществляет ввод и корректировку данных о внутриинститутских переводах средств. Указывается проректор-донор, подразделение-донор, статья дохода, проректор-получатель, подразделение-получатель, номер сметы, а также сумма перевода. При этом автоматически формируется две операции: первая операция отражает факт расходования средств проректором-донором, а вторая – факт поступления средств проректору-получателю. Для первой операции автоматически устанавливается статья расхода «Внутренние обороты средств».

Статья дохода проректора-получателя всегда тождественна статье дохода проректора-донора. Таким образом, перевод средств между статьями дохода невозможен, в том числе и в рамках одного проректора.

У пользователя есть возможность просматривать сформированные автоматически сметы доходов и затрат как годовые и квартальные, так и в разрезе проректоров. При формировании данных документов по строкам указывается код и наименование статьи доходов или затрат, по столбцам – сфера деятельности проректора. На пересечении строки и столбца – сумма за год или квартал. Внизу документа – итоги по столбцам. Правый столбец отражает итоги по статье.

При формировании сметы доходов по проректору за квартал или месяц в первом столбце отражается сумма за год, второй столбец характеризует сумму за указанный квартал, далее указываются суммы по месяцам указанного квартала, а внизу документа – итоги по столбцам.

Реестр счетов к оплате формируется по ожидаемым расходам за произвольный период. Для формирования реестра пользователь задает период формирования реестра (по датам регистрации) и номер сметы. Структура реестра имеет следующий вид:

Дата регистрации

Номер в реестре ПЗУ

Код подр.

Код статьи дохода

Код статьи расхода

Сумма

Текст счета

Реестр операций по переводу средств также может быть сформирован за произвольный период. Структура документа имеет следующий вид:

Дата операции

№ документа

Проректор Р

Подр. Р

Проректор П

Подр. П

Статья дохода

Сумма

Условные обозначения:

проректор Р – проректор, расходующий средства;

подразделение Р – подразделение, расходующее средства;

проректор П – проректор, получающий средства;

подразделение П – подразделение, получающее средства.

Помимо рассмотренных, в рамках АРМ «Экономист планово-экономического управления» формируется ряд других отчетных документов, отображающих текущую финансовую ситуацию в институте и историю ее возникновения в различных разрезах.