Управление знаниями на предприятии

С истема управления знаниями на предприятии представляет собой взаимодействие разноплановых элементов в целях формирования единого информационного пространства, организации групповой работы сотрудников для приобретения и обмена знаниями, предоставления доступа к единой корпоративной базе знаний и создания условий для эффективного использования знаний сотрудников в общих интересах.

Чтобы построить систему управления знаниями, недостаточно установить в корпоративной сети некий программный пакет – необходимо организовать управленческие действия на базе всех информационных ресурсов организации, для использования которых требуется набор специализированных систем и платформ.

В научной литературе по управлению знаниями широкое распространение получило предложение Дж. Харрингтона и Ф. Воула выделять 6 этапов управления знаниями1.

Этап I. Создание знаний (установление требований). Новые знания представляют собой результат размышлений и творческой деятельности отдельных сотрудников предприятия, которые должны иметь стимулы к участию в создании информации и знаний и делать их более доступными для других, а также могут создаваться за пределами организации.

Этап II. Накопление знаний. В рамках этого этапа необходимо, во-первых, выяснить, каким образом сотрудники вырабатывают решения, приносящие полезные результаты, во-вторых, для эффективного накопления знаний следует предварительно оценить их значимость.

Этап III. Передача знаний. Для передачи знаний собранная информация должна быть приведена к стандартному формату, доступному для передачи заинтересованным агентам, систематизирована по тематике или иным признакам, должны быть отлажены процессы регулярного обновления знаний.

Этап IV. Распространение знаний. Обмен знаниями обычно происходит через соответствующие порталы и виртуальные чаты, по телефону или при личных встречах. Распространение знаний представляет собой наиболее сложный этап в управлении знаниями, поскольку для успешной работы системы управления знаниями необходимо привить сотрудникам организации желание делиться своими знаниями и опытом с коллегами, но для многих существует опасение утратить в этом случае конкурентные преимущества.

Этап V. Применение знаний. Организация получает реальные выгоды от системы управления знаниями, которая помогает избе- жать ошибок и более эффективно реагировать на открывающиеся возможности. На этом этапе также происходит выработка нового знания.

Этап VI. Освобождение от устаревших знаний . По мере появления свежих идей создаются новые методы работы и меня ются даже лучшие практики управления. Поэтому очень важно своевременно очи щать систему знаний от устаревшей инфор -мации и бывших лучших практик управ -ления. Но к этому необходимо подходить с определенной осторожностью, поскольку такие знания могут оказаться весьма цен ными, особенно если новые подходы еще не продемонстрировали свою перспектив ность.

В процессе управления знаниями осо -бое значение имеет разграничение поня тий «данные», «информация» и «знания», взаимосвязанных и взаимодействую щих посредством различных аппаратно программных технологий, которые дают организациям возможность превращать данные в информацию, а затем информа цию — в знания.

В настоящее время в большинстве орга низаций скопилось огромное количество неструктурированной, несогласованной и разрозненной информации, которую довольно сложно найти и получить. Эти проблемы являются общими как для боль шинства предприятий и организаций, так и для управляющих органов региональной экономики. На данный момент не суще ствует такой технологии или группы техно логий, которые позволили бы полностью автоматизировать процесс управления знаниями, даже с учетом формирования и развития электронного правительства региона1.

Основными элементами информацион-ных технологий, реализующими на прак тике систему управления знаниями, явля ются базы знаний и хранилища данных и знаний, платформы управления знаниями и корпоративные порталы знаний, а также средства поиска данных и создания текстов; средства управления документами, кон тентом и электронной почтой; управления внешними информационными потоками;

коллективной работой; средства, поддер живающие принятие решений (системы, обеспечивающие дискуссионные группы, экспертные системы и др).

Поскольку основная часть работы в системах управления знаниями прихо дится на работу с документами, системы управления документооборотом должны предусматривать хранение, архивирова ние, систематизацию, индексирование, разметку и публикацию документов. Для определения наиболее эффективного метода работы можно установить прило жения к организации документооборота с возможностью отслеживания использова ния сотрудниками наиболее эффективных приемов работы, что позволит оценить успешность того или иного подхода.

Основными блоками, предназначен ными для обеспечения полного цикла работы со знаниями на предприятии, при детализации структуры технического обе спечения технологии управления знани ями можно считать:

• —    электронную почту, корпоративные сети и интернет сервисы;

• —    базы и хранилища данных ( data warehousing — DW);

• —    системы управления документооборо том ( document management );

• —    средства для организации совместной работы ( Collaboration ): сети Intranet , техно -логии групповой работы, синхронные и асинхронные конференции;

• —    системы бизнес аналитики, специали зированные программы обработки данных и поиска скрытых закономерностей ( data mining — DM);

• —    средства поддержки принятия реше -ний ( decision support );

• —    экспертные системы и базы знаний.

В российской экономике внедрение системы управления знаниями на пред приятиях сопровождается сложностями экономического, социального и психоло гического характера. В последние годы оте чественные ученые в различных областях науки большое внимание уделяют изуче нию теоретических вопросов, связанных с внедрением систем управления знаниями на предприятии и использованием в этой сфере информационных технологий, но на практике этот процесс тормозится слабой заинтересованностью и отсутствием моти вации как руководителей, так и сотрудни ков предприятия, что снижает его конку рентные преимущества. Также существует проблема активного реформирования системы образования в направлении адап-тации к условиям информационного обще -ства, обусловленная отсутствием институционально оформленной государственной политики обеспечения и стимулирования инновационности в сфере подготовки спе циалистов1.

Внедрение системы управления зна-ниями на предприятии — это длительный и трудоемкий процесс, последовательно включающий следующие этапы:

• 1 ) определение ключевых проблем функционирования предприятия (узких мест) на современном этапе;

• 2 ) анализ факторов, препятствующих разработке и внедрению системы управ ления знаниями;

• 3 ) аудит знаний и выявление приоритет -ного знания для данного предприятия;

• 4 ) постановка цели и задач системы управления знаниями; создание в органи зации центра по управлению знаниями;

• 5 ) разработка соответствующего инстру-ментария.

В целях выявления проблем и особен ностей в системе управления знаниями на предприятиях Волгоградской обл. было проведено анкетирование руководителей разного уровня и сотрудников, которое позволило сделать следующие выводы:

• —    респонденты считают знания и уме -ния сотрудников одним из ключевых факторов успеха предприятия наряду с такими традиционными факторами, как сырье, технологии, эффективная органи зационная структура, налаженные дело -вые связи и отношения; значимость баз данных и IT- систем сотрудниками оцени -вается выше (29,2%), чем руководителями (9,09%);

• —    существенной проблемой для боль -шинства предприятий является взаимо действие с клиентами;

• —    с точки зрения опрашиваемых исполь-зование информационных систем более полезно для улучшения обслуживания кли -ентов и снижения расходов предприятия;

• —    на предприятиях отсутствует стратегия управления знаниями, нет ни соответству-ющего подразделения, ни сотрудников;

• —    основными факторами, препятствую -щими созданию системы управления зна ниями, явл яются наличие других более

важных проблем, отсутствие заинтересо ванности, недостаток средств;

• -    на предприятии возникают трудности при обмене знаниями между сотрудни ками на предприятиях;

• -    налицо низкая осведомленность руководителей о системе управления зна ниями;

• -    оценивая формы обмена знаниями, респонденты среди наиболее эффектив ных и часто используемых способов полу чения необходимой информации и зна ний выделили консультацию с коллегами своего подразделения, использование баз данных и бумажных носителей.

Наиболее существенные проблемы предприятий с позиции руководителей и сотрудников хозяйствующих субъек-тов Волгоградской обл. представлены на рис. 1.

Внутренние факторы, препятствующие разработке и внедрению системы управ ления знаниями, связаны с хозяйственной деятельностью самого предприятия и его персонала. Внешние факторы обуслов лены поведением конкурентов, партнеров, клиентов, заказчиков, действием (бездей ствием) государства, состоянием деловой и экономической среды и инициируют стремление компании к разработке и вне дрению системы управления знаниями.

Существенными объективными фак -торами, препятствующими разработке и внедрению системы управления знани ями, являются:

• —    отсутствие алгоритма внедрения системы управления знаниями;

• —    неразвитая технологическая инфра-структура;

• —    низкий уровень квалификации сотруд-ников предприятия;

• —    нехватка специалистов по управлению знаниями.

Среди субъективных факторов можно выделить:

• —    с точки зрения руководителей пред -приятия:

• •    отношение руководителей компании к знаниям как к несущественному ресурсу;

• •    интерпретация системы управления знаниями на предприятии исключи тельно как процесса внедрения инфор-мационных технологий;

• •    непонимание преимуществ (выгод), которые получит организация в резуль тате внедрения системы управления

  

  С позиции руководителя        С позиции сотрудников

  □ Взаимодействие с клиентами

  
  

• ■    Оценка мотивации сотрудников, их поощрение

• □    Вьивление способностей, компетенций сотрудников

• □    Текучесть и недостаток квалифицированньк кадров

• ■    Работа с поставщиками

Рисунок 1. Наиболее существенные проблемы организации знаниями, и, как следствие, низкая мотивированность к разработке и внедрению данной системы;

• •    предыдущий неудачный опыт внедрения системы;

  – с позиции сотрудников:

• •    неумение сотрудников правильно и четко формировать новые знания, формулировать собственные потребности в новых знаниях, воспринимать и обрабатывать информацию;

• •    преднамеренное искажение информации сотрудниками организации;

• •    недостаточная мотивация сотрудников к накоплению, распространению и обмену знаниями с другими сотрудниками.

Можно отметить следующие особенности внедрения системы управления знаниями на российских предприятиях:

• 1)    отраслевая направленность (преимущественно на крупных предприятиях отраслей машиностроения, металлургии, нефтегазовой промышленности и в органах госуправления);

• 2)    структурные недостатки (низкая доля организаций, внедряющих систему управления знаниями);

• 3)    временн а я задержка (длительный период внедрения);

• 4)    организационно-финансовая неразвитость (самостоятельная разработка организациями этой системы без привлечения специалистов профильных организаций-разработчиков).

К важнейшим проблемам, с которыми сталкиваются российские предприятия в процессе внедрения систем управления знаниями, относятся:

• 1)    ментальные (неопределенность и безграничность термина «управление знаниями», сопротивление инновациям, слабая заинтересованность со стороны руководителей и наемных работников, недоверие к специалистам со стороны для описания бизнес-процессов, асимметрия информации относительно опыта внедрения информационных систем и их плюсов/минусов, нежелание сотрудников накапливать, передавать знания и обмениваться ими друг с другом);

• 2)    технико-технологические (отсутствие адаптивных к российским условиям ведения бизнеса информационных систем класса ERP и т.п., отраслевая адаптация и доработка финансового блока приобретаемой лицензированной информационной системы зарубежного производства);

• 3)    финансово-инвестиционные (длительный срок окупаемости или не окупаемости проекта, ограниченность трудовых и финансовых ресурсов);

• 4)    организационные (отсутствие карты компетенций, размытые границы ответственности подразделений).

Обозначенные выше проблемы функционирования российских предприятий обусловливают необходимость разработки и внедрения системы управления знаниями.