Важность комплексной обработки информации пенсионного фонда

Главная особенность деловой информации сегодня состоит в том, что она все больше предоставляется в электронном виде. Если раньше первичный документ создавался на бумажном носителе, а затем вручную вводился в компьютер, то сейчас исходной является информация именно в цифровом виде, так как основная масса документов прежде, чем материализоваться на бумаге, создается в памяти компьютера, где она существует в электронной форме в виде файла. На бумагу сведения выводятся позже для того, что бы придать документу юридическую значимость, обеспечить его передачу по назначению, а затем обеспечить хранение артефакта в течение установленного законом срока. Если же информация не требует документирования, то воспроизводить ее на бумаге необязательно, она может быть передана и использована гораздо быстрее именно в электронной форме.

В ПФР значительная часть рабочих процессов потребляет именно такую информацию, поскольку принятие решений требует подготовки, а подготовка должна производиться оперативно и обеспечивать получение максимально полной информации, всесторонне освещающей рассматриваемый вопрос. Новые информационные технологии идеально приспособлены для этого. Принятое решение в большинстве случаев должно оформляться документально, так как оно должно иметь юридическую силу

Так, если документы адресованы руководителю, а в ПФР они образуют наиболее важную группу документов, требующих принятия решений, то после их регистрации по установленным правилам делопроизводства они, как правило, сканируются и переводятся в графический формат. Делается это не только с целью обеспечения сохранности сведений, но и для удобства их последующего использования, так как только в таком виде документы могут быть переданы по каналам связи со всеми атрибутами, характерными для подлинника. В этом случае должностное лицо работает с электронной копией подлинника документа, а оригинал сразу подшивается в дело. Именно по такой схеме построены системы автоматизации делопроизводства, которые получили довольно широкое распространение в нашей стране.

Юридическую значимость имеет первичный файл электронного документа, если он подписан электронной подписью уполномоченного лица с соблюдением всех регламентов и ограничений, установленных в сертификатах, который послужил основой для получения бумажного документа. Распечатанный документ в этом случае является бумажной копией электронного документа.

Подлинник документа в электронной форме может передаваться по сети как полноценный документ, но возникает вопрос, где его хранить в течение установленного законом срока? Электронные дела в делопроизводстве уже разрешены, но электронных архивов, подобных существующим бумажным архивам, еще не создано и соответствующие технологии еще не отработаны. Следовательно, в таком виде могут существовать только документы, которые хранятся короткие отрезки времени (три-пять лет), что вполне могут гарантировать современные технические и программные средства обработки данных организаций – держателей документов.

Общеизвестно, что в менеджменте значительную часть составляют документы, содержащие персональные данные, которые весьма строго охраняются Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и не всякая информационная система может быть аттестована на соответствие данному закону. Более того, на ряд документов сроки хранения исчисляются десятилетиями. Поэтому очевидно, что работа с такой информацией может вестись только в бумажном виде или в виде электронных копий подлинников, так как сам подлинник некоторое время должен храниться в деле и позже должен передаваться в архив на долговременное хранение.

С течением времени ПФР имеет дело с электронными образами документов, т.е. с графическими файлами, полученными путем сканирования подлинников. Из числа известных форматов наибольшее распространение получили формат PDF и TIFF, позволяющие в хорошем качестве хранить многостраничные документы и визуализировать их бесплатными программами. Если же речь идет о проектах документов, которые передаются при коммуникациях, то предпочтительнее использовать полноценные цифровые документы, подписанные усиленной электронной подписью.

В работе используется программный комплекс, ПТК (программно технический комплекс), структура которого напоминает простой сайт построенный на html. Для этого используется локальная сеть, внутренняя сеть ПФР на своих серверах. Используется отдельный сервер для назначения и регистрационных данных, отдельный сервер для формирования выплатной информации для последующей выплаты человеку, отдельный сервер для клиентской службы.

В программном комплексе назначения используются формулы и алгоритмы расчета пенсий, для последующего назначения пенсий и прочих выплат. В комплексе по выплате где больше работал я, используются основные данные по начислению пенсий по назначению, до получателя. Где каждая ошибка может стоить миллионными потерями.

Тут формируются доставочные документы по банкам и почтам, сверяются через приложения специального программного комплекса, отдаются на проверку и дальнейшую подпись начальнику ПФР, и только после этого отправляются по назначениям, по защищенным средствам каналам связи (VipNet).

- Внедрение ПТК НВП значительно ускоряет процессы назначения пенсий, гарантирует достоверность и учет всех параметров: стажа, страховых взносов, льготных периодов. Важно, что этот комплекс технологически «завязан» на другие программные комплексы Пенсионного фонда. Это обеспечивает полноту и достоверность данных о пенсионных правах граждан и минимизирует их личное участие при оформлении пенсионных выплат. Особо отмечу, что конвертация пенсионных прав из старого в новый программно-технический комплекс при внедрении не требует физического присутствия пенсионера. Процессы проходят автоматически. Пенсионный фонд стал не только крупнейшей федеральной структурой по оказанию социальных услуг населению, но и одной из высоко технологичных организаций с IT-технологиями.

Особенностью новой программы ПТК КС является учет обращений граждан за назначением трудовых пенсий только в электронной форме (электронных журналах). Заявление клиентом не пишется, а вводятся данные на основании представленных документов в базу данных (БД), после чего заявление формируется в электронном виде с присвоением электронного номера и распечатывается на бумажном носителе и подписывается клиентом.

Особенностью программы также является создание электронных образов дел получателей пенсий и иных соц выплат – все правоустанавливающие документы, поступившие от гражданина, сканируются специалистом КС по формированию электронных образов, и создается электронное выплатное дело. Соответственно архив пенсионных дел создается в двух видах: на бумажных носителях и в электронной форме.

Особенностью программы является введение формы электронного контроля сроков прохождения пенсионного дела по стадиям пенсионного процесса.