Виды деловых документов

В современном обществе важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов. Деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу.

Одним из важнейших факторов, определяющих успех делового общения, является умение вести деловую документацию, соблюдение этических норм в сборе, обработке и распространении служебной информации. Сегодня расширение многогранной деятельности любого предприятия, организации или отдельного руководителя невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени [1, с.124].

В процессе делового общения его участники используют различные виды документов: договоры, приказы, докладные записки, заявления, должностные инструкции, деловые письма. В данной статье мы рассмотрим лишь два вида деловой документационной деятельности в организации.

Одна из первых деловых бумаг, с которыми сталкивается клиент или заказчик, – это бланк фирмы. Бланк фирмы во многом характеризует ее, по нему может сложиться первое впечатление о деловых партнерах. Поэтому по возможности не стоит экономить на фирменных бланках – следует использовать лучшую бумагу, прибегнуть к услугам хорошей типографии.

На бланке должны присутствовать название фирмы, ее регистрационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс. Иногда указывают имена директоров фирмы (обычно это делается в нижнем колонтитуле). В последнее время на бланке все чаще ставится адрес электронной почты в формате Интернета. Цвет шрифта имеет большое значение, например, темно-коричневые или темно-серые буквы на кремовой форе выглядят традиционно, а черные на белом - очень по-деловому. Используя цветную бумагу, следует учитывать, что ее цвет может менять цвет краски и чернил, которым выполнен текст, так, темно-синяя краска потеряет свою синеву на желтом фоне. Если бизнес имеет динамичный и энергичный имидж, то можно использовать желтый и красный цвет, а если бизнес «успокаивающий», то можно включить консервативные цвета типа темно-синего или серого.

Визитные карточки также способствуют созданию положительного имиджа, как личного, так и фирмы. Визитная карточка – это то, что остается у знакомого, собеседника, делового партнера после очной или заочной встречи с человеком. Карточка должна не только содержать те сведения, которые он хотел бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у партнера того имиджа, к созданию которого человек стремится. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин, к примеру, 90х50 мм и 80х40 мм.

Шрифт карточки должен быть легко читаемым. Имя обычно выделяется полужирным шрифтом чуть большего размера. Визитная карточка может печататься на языке страны, где живет или пребывает в настоящее время владелец, либо на английском языке. В стране, где два официальных языка, целесообразно иметь отдельные визитные карточки на каждом языке [2, с.145].

Этика делового общения посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

• ♦    знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;

• ♦    стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;

• ♦    проявлять скромность в общении, не теряя достоинства, помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру и от впечатления, которое производит ваш документ, зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и как долго.

Безусловно, сегодня работодателю нужен не просто профессионально подготовленный специалист. Уважающий себя работодатель ценит личность адекватного сотрудника, которому не мешают различные настроения: он всегда деловит, компетентен, а главное, способен в указанный срок выполнить самое сложное задание, включая и работу с деловой документацией [3, с.81].