Virtuelni timovi – menadžment informatičkog doba

Slavisa Trajkovic1, Nebojsa Dokic1 1Ekonomski fakultet – Kosovska Mitrovica

Rezime: Problem danasnjih preduzeca su nerutinski poslovi za koje nemaju osposobljene strucnjake na jednom mestu. Primorani su da formiraju timove strucnjaka, koji mogu biti fizicki jako udaljeni. Takvi timovi se formiraju ili raspuštaju kako se problem menja i daju fleksibilan odgovor na promenljive uslove poslovanja i organizacionih potreba. Virtuelni timovi imaju komplementarne veštine i nezavisne ciljeve. Mogu se sastojati od zaposlenih koji rade kod kuce i malih grupa u kancelarijama, ali uvek na udaljenim geografskim lokacijama. Ovaj rad daje kriticki osvrt na nastanak, razvoj i funkcionisanje virtuelnih timova koji predstavljaju inovativan nacin za upravljanje kompleksnim projektima.

Kljucne reci : virtuelni timovi, informacione tehnologije

UVOD

Razvoj informacione tehnologije (u pravom smislu njenog znacenja) pocinje u ranim 50-tim godinama dvadesetog veka, kada je doslo do integracije savremenih dostignuca u oblastima komunikacione, mikroelektronske i racunarske tehnologije. Integracija se povezuje sa pojavom prvih komercijalnih racunara i od tada razvoj informacione tehnologije dozivljava izuzetnu ekspanziju neslucenih razmera, koja i danas traje.

Od razvoja novih informacionih tehnologija ogromnu korist imaju i savremeni upravljacki informacioni sistemi, koji zasnivaju svoje funkcionisanje na njenoj primeni. Danas se prakticno ne moze ni zamisliti postojanje i efikasno funkcionisanje nekog poslovnog informacionog sistema, bez neposrednog koriscenja nekih od dostignuca savremene informacione tehnologije. Njena upotreba prakticno postaje kritican faktor uspeha preduzeca u savremenom poslovnom svetu.

Virtuelni timovi su grupe ljudi koji prvenstveno saraduju preko racunarske komunikacijske mreze i sisteme i tako povezuju fizicki udaljene clanove i postizu zajednicke ciljeve, a koji samo povremeno i po potrebi mogu da komuniciraju "licem-u-lice" (енгл. „face-to"face“. Oni se mogu okupiti oko rešavanje jednog poslovnog problema ili biti stalno angazovani oko razlicitih poslova.

Efikasnost virtuelnog tima zavisi od motivacije, posvecenosti i talenata clanova tima. Da bi virtuelni tim bio bio uspesan potrebno je voditi mnogo diskusija i posvetiti veliku paznju planiranju, uz istovremeno koriscenja prednosti interneta i angažovanje ljudi koji dobro poznaju menadžment. To je inovativan nacin upravljanja kompleksnim projektima koji obezbeduje integrisana rešenja koja povezuju ljude, timove i projekte.

1 . Savremena informaciona tehnologija i menadžment procesi

S obzirom na sirok dijapazon razlicitih tumacenja pojma "informaciona tehnologija", u kontekstu tematike ove knjige potrebno je izdvojiti i sagledati njegovo znacenje u okviru povezanosti sa informacionim sistemima. Povezanost informacione tehnologije i informacionih sistema najbolje su ilustrovali poznati autori iz ove naucne oblasti Turban, McLean i Wetherbe. Prema njihovom tumacenju, razlikuju se sledeca znacenja ove veze: 2

• •    uze znacenje, koje informacionu tehnologiju posmatra kao skup tehnoloških komponenti informacionog sistema (hardver, softver, baza podataka, mreze, komunikacije, itd.), sto znaci kao podsistem informacionog sistema,

• •    sire znacenje, koje informacionu tehnologiju posmatra kao skup informacionih sistema, korisnika i menadžmenta u posmatranoj organizaciji.

Mikroelektronska tehnologija sa svojim najsavremenijim proizvodom -mikrocipom, omogucila je siroku primenu racunara u svim oblastima ljudskih aktivnosti jer je uspela da smanji dimenzije i cenu racunara na nivo koji omogucava da oni postanu dostupni najsirem krugu korisnika.

Istovremeno, prosirivane su mogucnosti racunarskih sistema sto je dalo poleta za razvoj nove tehnologije inženjeringa poznate kao C-tehnologije (Computer Technologies), medu kojima se isticu: 3

• •    CAD - Computer Aided Desing - racunarski potpomognut dizajn

• •    CAM - Computer Aided Manufacturing - racunarski potpomognuta proizvodnja

• •    CAE - Computer Aided Engineering - racunarski inzenjering

• •    CAP - Computer Aided Planning - kompjutersko planiranje

• ² H. Hanic, S. Krsmanovic "Upravljacki informacioni sistemi", Ekonomski fakultet

  • - Beograd, 1999., str. 28 - 29

• ³ Isto, str. 30

• • CAPM - Computer Aided Production Management - racunarski potpomognut proizvodni menadžment, itd.

2. Virtuelni timovi i savremena IT

Komunikaciona tehnologija, kao najstarija oblast informacione tehnologije, kroz svoj razvoj je prosla razlicite oblike transformacije, u smislu nacina prenosenja informacija. Usloznjavanje uslova u kojima su se odvijale sve ljudske aktivnosti iziskivalo je potrebu za prenosom sve vece kolicine informacija. To je iniciralo razlicita istrazivanja usmerena na iznalazenje novih nacina i tehnickih sredstava za njihovo prenosenje. Savremene komunikacije danas koriste nova tehnicka resenja u oblasti prenosa informacija, koja su sposobna da za relativno kratko vreme na kvalitetan i siguran nacin prenesu veliku kolicinu informacija, Ta sredstva uglavnom cine sateliti, koaksijalni kablovi, opticka vlakna, videotekst, itd.

Razvoj komunikacione tehnologije je, u cilju pouzdanijeg komuniciranja, zahtevao definisanje i primenu utvrdenih komunikacionih modela, protokola i standarda, kako bi se standardizovala i nesmetano obavljala komunikacija izmedu velikog broja razlicitih korisnika. Trenutno najpoznatiji i najcesce korisceni protokol je TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol), na cijim se pravilima zasniva i funkcionisanje globalne svetske racunarske mreze - Interneta. Pored njega, poznati su i protokoli za elektronsku poštu SMTP (Simpple Mail Protocol), za razmenu datoteka FTP (File Transfer Protocol), za upravljanje mrežom SNMP (Simple Network Managament Protocol), itd.

Racunarska tehnologija obuhvata aktivnosti vezane za projektovanje i izgradnju svih delova racunarskih sistema. U kontekstu razvoja informacionih sistema razvoj racunarske tehnologije je imao najveci znacaj, jer je omogucio izuzetno veliko povecanje brzine, tacnosti i pouzdanosti obrade podataka, a kasnije i znacajnu strucnu pomoc pri donosenju upravljackih odluka.

Sa koriscenjem racunarskih sredstava pocinje nova era u razvoju informacionih sistema. Uporedo sa njihovim usavršavanjem i novim dostignucima u ovoj oblasti, menja se i uloga informacionih sistema u upravljanju poslovnim procesima. Tako, od sredstva za bržu i kvalitetniju obradu podataka, vremenom racunari postaju kooperativni partner coveka u odlucivanju, pruzajuci mu detaljne analiticke podatke i korisne savete kako da resi odredeni problem. Povezivanjem sa ostalim segmentima informacione tehnologije, racunarski sistemi postaju mocan alat u funkcionisanju informacionih sistema, koji doprinosi njegovom kvalitetnijem funkcionisanju i efikasnijem ostvarivanju njegove uloge u upravljackom sistemu preduzeca.

Multimedijalni sistemi nastaju kao rezultat spajanja savremene racunarske i komunikacione tehnologije, radi efikasne sistemske integracije razlicitih medija kao sto su zvuk, slika, tekst, grafika, animacija i sl. Ovom tehnologijom omoguceno je prenosenje grafickih, tekstualnih, zvucnih i vizuelnih podataka u digitalnom obliku, koji je definisan konkretnim multimedijalnim programom. Koriscenjem globalne racunarske mreze Interneta i njenih osnovnih servisa (elektronska posta, transfer datoteka, video konferencije, diskusione grupe, itd), multimedijalni sistemi pruzaju izuzetne mogucnosti prenosenja podataka i informacija digitalnim putem i njihove transformacije u razlicitim oblicima na izlazu iz sistema. Razmena informacija izmedu razlicitih poslovnih informacionih sistema uz pomoc multimedijalnih sistema i savremene racunarske i komunikacione tehnologije, pruza fantasticne mogucnosti pracenja svih relevantnih faktora, bitnih za uspesno donosenje upravljackih odluka i ostvarivanje osnovnih ciljeva poslovanja.

Virtuelni timovi mogu raditi iste poslove kao i svi ostali timovi – donositi odluke, razmenjivati informacije, raditi na odredenom projektu, mogu se ukljuciti clanovi iz iste kompanije, povezivati clanovi sa zaposlenima iz razlicitih organizacija kao na primer - dobaljvaci i partneri. Vremenski -mogu se okupiti na nekoliko dana (da bi problem bio rešen) ili duži vremenski period kako bi se završio projekat. Virtuelni timovi doprinose ekonomicnosti, posebno kada su clanovi tima udaljeni, kada nisu u istoj zgradi, gradu, zemlji.

U ovakvim slucajevima koristimo eng. we^ —tehnologiju, koje virtuelnim timovima omogucavaju efektivnost.

Postoji veliki broj alata koji nam ovo omogucava, veliki broj servisa koji su dostupni u svakoj kategoriji i koji se svakodnevno usavršavaju. Od samog tima zavisi, kao i od samog projekta, tehnologije koja se poseduje, koje ce biti ukljucene.

Menadzment praksa nam govori da se timovi mogu formirati na razlicitim nivoima i u razlicitim delovima organizacije.

Tipicne faze u razvoju tima su:

• 1.    Formiranje: Tim nije siguran sta treba da se radi, clanovi se ne poznaju dobro, jos uvek nisu upoznati sa nacinom kako voda tima i ostali clanovi funkcionisu. Faza je zavrsena kada clanovi tima pocinju da vide sebe kao deo grupe.

• 2.    Komesanje: period grupisanja u kojem clanovi pocinju da pronalaze svoje mesto kao clanovi tima. Clanovi tima su sada opusteniji: daju svoja misljenja i reaguju na autoritet i preporuke vode tima. Neki clanovi postaju nezadovoljni i prigovaraju ne samo u vezi nacina kako ce se zadaci tima sprovesti, vec i na ulogu lidera i na njegov stil vodenja. Ovo je pocetak medusobnih konflikata u grupi.

• 3.    Normiranje: Clanovi tima pocinju da koriste svoje prethodno iskustvo u rešavanju problema i funkcionišu zajedno, kao kohezivna grupa. Ovaj proces bi trebalo da rezultira uspostavljanjem timskih procedura za rešavanje konflikata, donošenje odluka i izbor metoda za ostvarivanje projekata tima.

• 4.    Izvodenje: U ovoj fazi tim je postigao harmoniju, definisao zadatke, uspostavio i razradio svoje odnose i poceo da proizvodi rezultate. Clanovi su naucili kako da rade zajedno, da upravljaju sukobima i doprinose zadovoljenju potreba tima.

• 5.    Raspuštanje ili ponovno orijentisanje - Tim se raspušta kada se projekat zavrsi. Ukoliko ima najava slicnog projekta, tim se moze odmah orijentisati ka njemu. Cesta pojava je da pojedinci uslovljavaju svoje ucesce na novom projektu ukljucivanjem clanova prethodnog tima (“ne menjati tim koji pobeduje”)

Virtuelni timovi su specificni timovi koji koriste kompjutersku tehnologiju za povezivanje fizicki razdvojenih clanova radi postizanja zajednickog cilja. Na primer mala reklamna agencija locirana u Becu, oslanja se na globalnu mrežu koja se sastoji od više od 50 pojedinaca iz 20 zemalja. Ti ''slobodnjaci'' i njihove veštine koriste se po potrebi za razne projekte. Oslanjanjem na takav virtuelni tim agencija je u mogucnosti da koristi mrežu profesionalaca bez velikih troškova i složene organizacije rada.U virtuelnim timu, clanovi saraduju online sa alatkama kao sto su mreza koja pokriva region, konferencije, video, faks, e mail ili cak i web ako tim može da drži online sastanke. Virtuelni timovi mogu da rade sve što i ostali timovi – razmenjuju informacije, donose odluke, objavljuju zadatke. Medutim, oni su uskraceni za obicne "pregovaracke" diskusije koje se obavljaju licem u lice. Zbog tog nedostatka, virtuelni timovi su sve više oijentisani na konkretne zadatke.

U timu se cesto srecu ljudi koji se svojim karakteristikama mogu svrstati u razlicite uloge , poput: vizionara, pragmaticara, istrazivaca, provokatora, mirotvorca, instruktora, arbitra, koordinatora i druge.

Da bi se ove uloge ostvarile, moraju biti povezane dodatnim aktivnostima - koordinacijom i integracijom, u cemu kljucnu ulogu igra koordinator tima.

Koordinator tima je idealna osoba za vodenje tima. On ima samopouzdanje, zrelost, dobar nacin komuniciranja, vestinu u motivisanju clanova tima, i kao takav podsticajno deluje na donosenje grupnih odluka.

Ostvarenje ovih uloga u timu zavisi od zadataka kojma ce se tim baviti. Uloge u timu rezultat su odredene psiholoske i socioloske tehnike u prvom redu rezultata upitnika i testa koje odreduje karakterne predispozicije clanova tima za obavljanje datih uloga.

Karakteristike virtuelnih timova su:

• •    Formiraju se timovi strucnjaka, koji mogu biti fizicki udaljeni

• •    Fleksibilni na promenljive uslove u okruženju

• •    Imaju komplementarne vestine i nezavisne ciljeve, cine ih zaposleni koji rade kod kuce i male grupe u kancelarijama,

Proces upravljanja virtuelnim timovima podrazumeva sledece:

• •    Poverenje je najvažniji faktor uspeha virtuelnog tima.

• •    Treba uložiti vreme u izgradnju tima, ovo ulaganje smanjuje naknadne troškove.

• •    Posebnu pažnju obratiti na interpersonalne, komunikacione i multikulturne faktore.

• •    Treba obratiti paznju na redovno placanje!

• •    Treba pazljivo birati odgovarajucu tehnologiju za razlicite zadatke.

• •    Rešavati probleme eksperata koji ne poznaju dovoljno komunikacionu tehnologiju.

• •    Obezbediti sobu “za caskanje” (chatroom), koja poboljsava komunikaciju i interakciju.

• •    Treba omoguciti ljudima da proslave uspeh (veb strana koja objavljuje uspeh tima

Tehnologija za virtuelni tim je:

• •    Telekonferencija

• •    Storage dokumenata i shering

• •    Instant messaging

• •    E-mail

• •    Bulletin board

• •    Integrated solutions

Kompanije kao što su: Sears, British Aerospace, General Electric, IBM, Lucas, United Airlines, Swiss Air, Phillips, Coca-Cola, Citibank, Morgan, AT&T, General Motors, Boeing, Sony razvijaju IS u virtuelnim timovima .

Problemi koji se mogu javiti u radu virtuelnog tima, najcesce su sledeci:

• •    „Video konferencija nije kao sastanak ‘licem u lice’, nedostaje kontakt ocima.

• •    Nedostatak osecanja pripadnosti i povezanosti

• •    Jezicke nesuglasice: jezik konferencije (najcesce engleski), za neke predstavlja problem. Razlike u stilu se mogu pogresno protumaciti i izazvati nezeljene reakcije kod ostalih clanova tima.

• •    Kulturoloske razlike: praznici, nacionalni i etnicki simboli, razlicita verska opredeljenja, kulturna dogadanja.

ZAKLJUCAK

Virtelni timovi nastaju zbog nerutinskih poslova za koje organizacije nemaju osposobljene strucnjake. Formiraju se timovi strucnjaka, koji mogu biti fizicki udaljeni, fleksibilni na promenljive uslove u okruzenju. Ovi timovi imaju komplementarne vestine i nezavisne ciljeve, cine ih zaposleni koji rade kod kuce i male grupe u kancelarijama.

Pojava virtuelnih organizacija kao nove organizacione forme vezana je za razvoj IT i prilagodavanje organizacija savremenim uslovima i nacinima poslovanja. Dve kljucne karakteristike virtuelnih organizacija su: formiranje zajednickog lanca snabdevanja izmedu odvojenih entiteta i distribucija IT za podršku poslovnom procesu. Kao i kod svih organizacija, i kod virtuelnih organizacija postoji menadžment i timovi, radna mesta i zadaci, proizvod. Kancelarija virtuelnih organizacija smeštena je na mreznoj platformi gde ljudi medusobno kontaktiraju.

Glavni cilj virtuelne organizacije je da dozvoli organizacijama ucesnicama da ubrzano razviju svoje radno okruzenje, a zadovoljenje zajednickih ciljeva ostvaruje se kroz niz resursa koje obezbeduju organizacije ucesnice. Strateski ciljevi organizacija ucesnica u virtuelnoj organizaciji su: maksimiziranje fleksibilnosti i adaptivnosti na promene u okruženju, dostizanje kriticne velicine u skladu sa trzisnim ogranicenjima i optimizacija globalnog lanca snabdevanja. Virtuelne organizacije karakterisu i sledece osobine: prelazi granice, geografska disperzija, komplementarnost suštinskih nadležnosti, udruživanje resursa, promena ucesnika, jednakost partnera, elektronska komunikacija. Razlikuju se 3 grupe karakteristika koje najvise uticu na vrstu virtuelne organizacije: karakteristike tržišta, proizvodni proces (projektuje se u skladu sa trzisnim karakteristikama, sa odredenim fokusom na koordinaciju i informacioni menadžment.

Koncept JIT je kljucni u virtuelnoj organizaciji) i strateski ciljevi organizacije (asocijacije mogu biti limitirane u pogledu vremena i domena). Moguci su sledeci pojavni oblici virtuelnih organizacija: trajne virtuelne organizacije, virtuelni timovi, virtuelni projekti, privremene virtuelne organizacije. Virtuelne organizacije mogu evoluirati iz jedne vrste u drugu sve dok jedan virtuelni projekat traje. Po predloženoj klasifikaciji virtuelne organizacije podeljene su u 3 grupe. Prva grupa ukljucuje sve strukture koje pocinju sa zivotnim ciklusom jednog virtuelnog projekta. Druge dve grupe odgovaraju evoluciji virtuelnog projekta u kasnijim fazama životnog ciklusa projekta. Zahtevi koji se postavljaju pred IS u virtuelnoj organizaciji odnose se na njegovu sposobnost da radi istovremeno sa više organizacija. Ovaj sistem se zove interorganizacioni IS. Pojava kratkorocne strukture virtuelne organizacije karakteristicna je uglavnom za jedno trziste. Aktivnostima se upravlja od strane unutrasnjih organizacija-clanica virtuelne organizacije.

Karakteristike svakog projekta odreduju velicinu interorganizacionog IS i posledicno broj globalnih aktivnosti kojima se upravlja menadzment sistemom distribuiranog medu partnerima. Kod dugorocne saradnje virtuelnih organizacija velicina interorganizacionog IS moze konstantno da se povecava. Prosireno preduzece spaja granice preduzeca i ukljucuje kompleksne relacije izmedu kompanija, njenih partnera, potrosaca, dobavljaca i trzista.