Внедрение Enterprise Resource Planning System (ERP) на предприятиях

В середине 20 века широкое развитие получил рынок консультативных предложений по планированию деятельности хозяйственного объекта. Свои услуги рекламировали консалтинговые компании, консультативные центры, некоторые корпорации вводили в штат специалистов управления производством. В это же время была внедрена концепция – ERP-система.

ERP-система (англ. планирование ресурсов предприятия) – это эффективная виртуальная среда, необходимая для управления бизнес-процессами предприятия различного уровня и сферы деятельности.

Основная методика функционирования программного модуля – внедрение единой интегральной системы для всех направлений хозяйственной деятельности, планирование ресурсов предприятия, перспектив развития, предполагаемых рисков и спада спроса на товары и услуги. Сегодня система применяется в различных областях промышленности и в государственных управленческих структурах.

В основу контроля и анализа протекающих процессов, бизнес-операций и циклов предприятия входит набор интегрированных программных модулей, которые позволяют эффективно создать и автоматизировать информационное пространство предприятия различной сферы деятельности (рис.1).

Рисунок 1 – Система информационных ресурсов.

Наиболее популярные в использовании ERP-системы – это « 1С: Предприятие»; SAP R/3; OEBS и другие .

К продаже предоставляются готовые комплекты, но они состоят из отдельных программных блоков, которые выполняют определенные операции. В связи с разнообразностью выполнения цикличной последовательности действий предприятий возникает насущная проблема в создании единой, безопасной и полностью автоматизированной ERP-системы.

Детализация и контроль бизнес-процессов, протекающих на предприятии, предполагает наличие единого информационного пространства с единой базы данных. ERP-системы, это сложные вычислительные инжиниринговые программные модули, которые интегрируются в течение 2-х лет с полной перестройкой и изменением логики цикличной последовательности бизнес процессов. Несмотря на то, что интеграция и конфигурация ERP-системы являются достаточно объемным и длительным процессом, но благодаря совокупному использованию функциональных блоков представляется возможным качественно осуществлять контроль бухгалтерского, кадрового и налогового учета; управления складским помещением; управления взаимоотношениями с фирмами; проверки и регулирования цехового производства по мощностям; распределения межфункциональных действий на глобальном и локальном уровне; создания собственной стратегии продаж.

В связи с динамично развивающимися технологиями, возникает проблема, связанная с необходимостью в систематическом программном обновлении функциональных модулей, что весьма осложняет реализацию налаженности ERP-системы. Без создания единой полнофункциональной системы, крупные компании вынуждены использовать отдельные приложения, которые не позволяют вести единую учетную базу данных и контроль каждого из аспектов деятельности компании. Наиболее распространенными проблемами в создании единой системы управления всеми видами бизнес-процессов является отсутствие готовой комплектации приложений. Успешная интеграция программных модулей коммерческого предназначения, напрямую зависит от опытности и квалифицированности сотрудников. Многие руководители компаний урезают расходы на обучение персонала по управлению ERP-системой, что приводит к их некомпетентности в управлении цикличными последовательностями бизнеса. У многих программных модулей отсутствует возможность индивидуальной доработки, что весьма неблагоприятно сказывается для компании, а полное перепроектирование и реинжиниринг бизнес-процессов приведет к неизбежной потери конкурентоспособности компании.

На рынке существует большое количество предложений ERP-систем. Поставщики предлагают и готовые решения (ERP-системы крупных производителей), и заказные разработки. В зависимости от технологии реализации, ERP-системы могут базироваться на «облачных» сервисах, объектно-ориентированной архитектуре или «клиент-серверных» приложениях. На российском рынке существуют предложения отечественных компаний и зарубежные разработки. Выбор системы и ее поставщика становится сложной задачей.

Для того чтобы определить, какая ERP-система наиболее подходит предприятию, все критерии выбора можно разделить на несколько групп:

• ■     потребности организации (соответствие бизнес-процессам

организации, масштабируемость, соответствие стратегии организации, наличие отраслевых решений, программная архитектура, техническая архитектура);

• ■     функциональность (состав модулей, интеграция, наглядность,

соответствие нормативной базе);

• ■     поддержка (цикл поддержки, наличие службы поддержки, опыт

внедрения);

• ■     стоимость владения (стоимость ПО, аппаратного обеспечения,

обслуживания, модернизации и обновления).

Внедрение ERP-системы, как правило, является длительным и сложным процессом. У каждого крупного производителя разработаны свои технологии и методики внедрения. Эти методики отличаются друг от друга, но общий порядок действий, в основном, одинаковый. Кроме того, порядок внедрения ERP-системы может различаться в зависимости от программной и аппаратной архитектуры системы. На эти методики стоит обращать внимание, когда осуществляется выбор поставщика услуг.

За тридцать лет существования на рынке компания SAP пришла к выводу, что ERP-система способна оказать следующие воздействия:

• -    снижения операционных и управленческих затрат на 15%;

• -    экономии оборотных средств на 2%;

• -    уменьшения цикла реализации продукции на 25%;

• -    снижения коммерческих затрат на 35%;

• -    уменьшения дебиторской задолженности на 12%;

• -    увеличения оборачиваемости средств в расчётах на 25%.

Всё это приблизительные расчёты, которые будут меняться с течением времени и в зависимости от вида деятельности предприятия, но даже эти данные очень впечатляют. Поэтому предприятие, которое приняло решение внедрять ERP-систему, должно, во-первых, предпринять ряд действий для успешной реализации проекта внедрения. К таким действиям относятся:

• 1.    Подготовка внедрения. На этапе подготовки организации необходимо определить основные цели, ради чего будет внедряться ERP-система. Это позволит четко понять результаты и ожидания от внедрения. Так как внедрение ERP-системы является довольно затратным проектом, необходимо оценить предполагаемый бюджет, который предприятие сможет выделить на внедрение. Также, на этом этапе определяется ответственный за проект, и выявляются ключевые специалисты, определяется порядок их взаимодействия. К сожалению, случаи, когда предприятие приступает к выбору системы, не имея чёткого представления о том, что же оно в конечном итоге хочет получить, достаточно распространены. А результатом, в большинстве случаев, является либо

• 2.    Анализ бизнеса. Эти действия являются одними из самых критических во всем проекте. Как правило, ERP-система должна работать в течение десятка лет и более. Поэтому необходимо определить перспективы развития как самой организации, так и рынка на длительный период. На этом этапе предприятие должно оценить перспективы развития рынка и компании на несколько лет; состав и возможность развития бизнес-процессов организации; потребности в автоматизации.

• 3.    Выбор ERP-системы. Выбор системы необходимо осуществлять на основе текущих и будущих потребностей бизнеса. При оценке различных вариантов, необходимо руководствоваться критериями, указанными выше. Чтобы выбрать систему наиболее подходящую под потребности бизнеса, желательно отобрать не менее 3-х вариантов систем разных производителей.

• 4.    Выбор поставщика. Как правило, на рынке существует много поставщиков одной и той же ERP-системы. Это компании-вендоры или системные интеграторы. Они предлагают комплекс услуг по техническому внедрению ERP-системы. Построение корпоративной информационной системы – это процесс, который должен осуществляться в тесном сотрудничестве компании-поставщика ERP-системы и собственных специалистов предприятия. Известен случай с компанией FoxMeyer Drugs, которая обвинила Andersen Consulting (как внедренца) и SAP (как производителя ПО) в собственном банкротстве, выставив им иск на 500 миллионов долларов. Причиной провала внедрения послужило отсутствие положительного синергетического эффекта взаимодействия двух команд.

• 5.    Управление проектом. Необходимо вести план проекта, контролировать сроки, бюджет, объем работ, соответствие целям внедрения. Еще одной важной задачей по управлению проектом является

• 6.    Тестирование. Даже при самой лучшей организации внедрения существует риск возникновения ошибок в работе системы. Поэтому по ходу ввода в эксплуатацию функционала ERP-системы необходимо предусмотреть обязательное тестирование работы процессов, подразделений и модулей ERP-системы. Лучшим способом тестирования является выполнение параллельной работы в старой и во внедряемой системах. Это позволит избавиться от основных ошибок.

• 7.    Тренинги и обучение. Обучение сотрудников является обязательным условием работы ERP-системы. В зависимости от сложности системы оно может занять несколько недель. Перед началом обучения необходимо убедиться, что ERP-система была протестирована.

• 8.    Ввод в эксплуатацию. Ввод в эксплуатацию является важным моментом в процессе внедрения ERP-системы. Существует два варианта ввода системы в эксплуатацию: запуск системы сразу во всем предприятии и поэтапный ввод. Второй вариант является более предпочтительным, так как позволяет постепенно переходить на новые условия работы.

полное разочарование в системе, либо существенное превышение бюджета и сроков.

координация взаимодействия сотрудников организации с представителями поставщика.

Внедрение ERP-системы является одной из самых сложных, трудоемких и дорогих задач. В ходе внедрения всегда возникают проблемы и ошибки, в той или иной степени влияющие на сроки, стоимость, и результативность проекта. Основные ошибки, возникающие при внедрении ERP-систем представлены на рисунке 2.

Указанные ниже проблемы внедрения являются наиболее общими и часто встречающимися. Помимо указанных, всегда возникают проблемы, специфические для каждого конкретного предприятия.

Рассмотрим примеры успешного внедрения ERP-систем на российских предприятиях.

Примером успешного внедрения ERP-системы на предприятии с большим объёмом данных может служить внедрение программного комплекса на основе архитектуры «1С: Предприятие 8» в структуре «Почты России». Поэтапное внедрение системы «1С», занявшее в общей сложности три года, позволило прийти к единой методологии оперативного, бухгалтерского и налогового учета для всех подразделений предприятия с количеством пользователей более 40 тысяч человек.

Основные ошибки внедрения ERP-систем

Принципы управления компанией (ведения бизнеса) частично или полностью не формализованы или даже хаотичны.

Внутренние бизнес-процессы не очевидны и не однозначны.

Сотрудники компании-заказчика, ответственные за ход и результат проекта или же принимающие участие в проекте внедрения, не обладают достаточными знаниями конкретного бизнеса.

Сопротивление сотрудников компании-заказчика, участвующих в проекте, процессу внедрения.

Недостаточная оценка поставщиков ERP-системы.

Рисунок 2 – Основные ошибки внедрения ERP-систем.

Другой пример связан с переходом реорганизованной компании «Сухой» на единый формат финансово-экономической отчетности. На основе «1С: Консолидация ПРОФ» была построена единая система подготовки отчетности, объединяющая данные четырех филиалов организации, независимо от используемой системы учета. Она позволяет формировать 5 комплектов отчетности (бухгалтерская отчетность, налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, статистическая отчетность, ведомственная отчетность), содержит около 200 отчетных форм и свыше 2000 контрольных соотношений для проверки корректности отчета. Число пользователей системы, благодаря максимальной автоматизации процедур, сведено к минимуму и составляет чуть больше 200 человек. Стоит отметить, что в 2016 году именно «1С» принадлежит лидирующая доля рынка отечественных ERP-систем, как в финансовом выражении, так и по количеству внедрений.

Среди крупных внедрений ERP-систем также находится масштабный проект по настройке учета бизнес-процессов на базе объединенной системы «Галактика ERP» на 494 лицензии, реализованный в 2016 году в структурах Первой грузовой компании, крупнейшего оператора грузовых железнодорожных перевозок в России. Проект не потребовал прерывать работу пользователей системы на технические процедуры объединения данных, благодаря чему отчетность по объединенным компаниям за 1 квартал 2016 года была сдана корректно и вовремя, а формирование первичных документов, выставляемых АО «ПГК» клиентам, не прерывалось ни на день.

Таким образом, эффективность деятельности предприятия во многом зависит от внедренной ERP-системы. Эффективным методом избежать или свести к минимуму потери от таких ошибок является тщательная подготовка и планирование каждого этапа проекта внедрения ERP-системы.