Внедрение инфокоммуникационных технологий для повышения эффективности и качества управления предприятием

На сегодняшний день, большинство предприятий достигают поставленных целей, за счет использования инновационного потенциала [1, с. 77-78]. Проанализировав применение инфокоммуникационных технологий в системе управления предприятием, авторами предлагается для специализированного объединения «Авто-парк-Спецтранс», внедрить два направления инновационных мероприятий для улучшения системы управления и повышения конкурентоспособности организации [2]:

• 1.    Информационную систему управления ресурсами (ИСУР) на базе ERP-системы.

• 2.    Систему спутникового мониторинга ГЛОНАСС.

При внедрении систем управления ресурсами предприятия чаще всего наблюдается сопротивление работников. Для консультантов это преграда, которая может удлинить процесс внедрения. Это обусловлено человеческими факторами. К примеру, кладовщику, который 20 лет работает с бумажной картотекой трудно работать за компьютером. Решив, автоматизировать свой бизнес, руководители предприятия обязаны помогать группе специалистов, которые внедряют информационную систему управления ресурсами пред- приятия, и проводить разъяснительную беседу с сотрудниками, чтобы они восприняли неизбежность внедрения. Директор предприятия должен дать руководителю проекта внедрения необходимые полномочия, так как сопротивление инновациям бывает даже у топ-менеджеров. Все организационные решения по внедрению следует подкреплять специальными приказами и письменными распоряжениями.

На начальных этапах проекта внедрения на персонал временно увеличивается нагрузка, потому что кроме своих рутинных обязанностей, персоналу нужно овладеть новыми знаниями и технологиями. При переходе на тестовый режим системы некоторое время придется вести дела в новой системе и параллельно вести бумажный документооборот. Из-за этого некоторые этапы внедрения информационной системы могут затянуться, потому что у персонала хватает своей работы, и у них нет времени осваивать новую систему, так как это является второстепенным. В таких случаях руководителю кроме разъяснения необходимости данной системы нужно:

• -    создать систему поощрений, для повышения мотивации сотрудников, которым нужно освоить новую систему;

• -    принять меры по сокращению срока параллельного ведения документооборота.

Для внедрения системы управления ресурсами предприятия вначале необходимо сформировать небольшую рабочую группу (3-6 человек), которая проходит обучение работе с системой. Далее эта на эту группу ложится большая часть работы по внедрению системы. Использование такой технологии объясняется тем, что предприятию удобно, чтобы специалисты находились рядом и быстро решали вопросы по настройке и эксплуатации системы. Таким образом, залогом успешного выполнения проекта внедрения является создание сильной рабочей группы.

Выбор руководителя такой группы и администратора системы является очень важным вопросом. Руководитель, кроме умения использовать компьютерные технологии, обязан иметь знания в области управления и ведения бизнеса.

Для организации рабочей группы необходимо соблюдать следующие правила:

• -    назначать специалистов рабочей группы, которые знакомы с компьютерными технологиями, и будут коммуникабельны, ответственны, дисциплинированны;

• -    к выбору и назначению администратора системы нужно подойди с ответственностью, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

• -    членов группы лучше выбирать из преданных и надежных сотрудников, так как возможное увольнение специалистов из группы внедрения негативно отразится на ходе всего процесса;

• -    после выбора сотрудников, которые входят в группу внедрения, руководитель проекта обязан расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также продолжительность отчетного периода.

Прежде всего, отметим, что внедрение ИСУР приводит обычно к серьезным изменениям всей структуры управления компанией. Поэтому оценивать эффективность внедрения инновационной системы управления без оценки изменения эффективности и качества работы компании, просто не представляется возможным [3, с. 86-88].

Рассмотрим возможные подходы к выбору функциональности ERP-системы. Классические ERP-системы, относятся к группе «тяжелых» программ, которые занимают большое количество времени для настройки, в отличие от «коробочного» программного обеспечения. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании - поставщика или консультанта.

Так как ERP-системы строятся по модульному принципу, клиент обычно покупает не полный комплекс модулей, а ограниченный их состав. Настройка поставляемых модулей осуществляется в течение нескольких месяцев проектной командой. Стоимость внедрения проекта обычно складывается из стоимости одного рабочего места, умноженной на количество рабочих мест. Еще есть вариант «серверной лицензии», тогда количество серверов, где будет работать продукт, умножается на стоимость лицензии на сервер. Ориентировочная стоимость составляет 13,1 млн руб.

Вторым компонентом стоимости является цена программного обеспечения системы управления базами данных, на основе, которой работает система управления. Руководитель будет получать актуальную и надежную информацию всех срезов деятельности компании, без задержек, при наличии системы управления ресурсами предприятием.

Внедрение информационной системы управления ресурсами предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами сервисных организаций [4, с. 83-84]. При правильном подходе руководителя предприятия и руководителя рабочей группы, внедрение ИСУР позволит:

• -    сократить расходы на хранение документов (физическое освобождение места для хранения);

• -    сократить непроизводственные затраты, именно: уменьшить расходы на копирование; уменьшения затрат на бумагу;

• - увеличить скорость обработки информации;

  – уменьшить количество безвозвратно потерянных документов;

  – экономить рабочее время сотрудников;

  – повысить прозрачность управления компанией;

  – улучшить доступ к информации;

  – повысить исполнительную дисциплину;

  – повысить уровень информационной безопасности;

  – улучшить контроль за производственными процессами;

  – увеличить скорость и качество поиска документов;

  – повысить эффективность и качество работы сотрудников и предоставления услуг потребителям [5, с. 83];

  – создать единое информационное пространство, которое позволяет получать актуальную информацию для принятия управленческих решений;

  – оптимизировать     бизнес-процессы

предприятия.

Система спутникового мониторинга транспорта ГЛОНАСС уменьшает издержки не только за счет меньших затрат на топливо и смазочные материалы, но также за счет затрат, связанных с техническим обслуживанием автомобильного транспорта [6, с. 1475-1481]. Если система мониторинга контролирует пробег, то он снижается, а это ведет к увеличению периода следующего технического обслуживания, что уменьшает и затраты на эксплуатацию автопарка.

Исключение приписок пройденного пути и мониторинг случаев отклонения от маршрута очень сильно влияют на реальный расход топлива, связанный с выполнением поставленного задания. Общие эксплуатационные расходы предприятия на автомобильный транспорт снижаются, за счет грамотного и последовательного администрирования данных параметров.

Как показывают исследования, контроль скоростного режима с помощью системы мониторинга транспорта позволяет только по данному параметру добиться снижения расхода топлива на 7-15% [7]. Есть много факторов, которые влияют на расход топлива. Одним из существенных факторов является стиль вождения. Постоянные разгоны и торможения, движение на большой скорости приводит не только увеличению расхода топлива, но и к увеличению износа резины и предельным нагрузкам на двигатель, трансмиссию и тормозную систему автомобиля. Также, контролируя скоростной режим, система мониторинга дает возможность добиться снижения аварийности. Для этого каждый зафиксированный случай отклонения от заданных параметров должен фиксироваться системой мониторинга транспорта. В дальнейшем по совокупности случаев принимается решение о наказании или премировании водителя.

В таблице 1 представлены затраты на внедрение системы мониторинга транспорта GPS/ГЛОНАСС.

Таблица 1. Затраты на внедрение системы мониторинга транспорта GPS/ГЛОНАСС

Затраты	Стоимость ед., тыс. руб.	Кол-во, шт.	Сумма, тыс. руб.
GPS/ГЛОНАСС трекер	4500	350	1575000
Датчик уровня топлива	6980	350	2443000
Установка трекера	1400	350	490000
Установка датчика уровня топлива	1990	350	696500
Итого:			5204500

Рассчитаем норму расхода топлива при внедрении системы мониторинга транспорта.

Для расчета возьмем минимальный показатель в 7%.

Если в день одну машину необходимо заправить на 35*36=1260 руб.

Это: 1260*30= 37800 руб. в месяц.

На весь автопарк: 37800*350= 13230,0 тыс. руб. в месяц.

13230,0 *12= 158760,0 тыс. руб. в год.

Таким образом, внедрение результатов      Таким образом, проведенный анализ проекта позволит сэкономить на использовании топлива:

(158760,0*7)/100= 11113,2 тыс. руб. в год.

Следовательно, внедрение системы мониторинга транспорта GPS/ ГЛОНАСС на специализированном объединении «Авто-парк-Спецтранс» целесообразно и с экономической точки зрения.

показал, что внедрение предложенных мероприятий на основе инновационных ин-фокоммуникационных технологий, необходимо, целесообразно и экономически эффективно. Внедряемые мероприятия позволят улучшить контроль, уменьшить затраты, повысить качество управления предприятием за счет получения актуальной и своевременной информации.