Внедрение информационных систем на предприятиях

Современный бизнес и его развитие, напрямую зависит от развития информационных технологий, которые в своем развитии с каждым годом всё больше и больше набирают обороты. Это легко доказать на самом элементарном примере, электронная почта – то, без чего сейчас не происходит ни одна сделка, а когда-то людям приходилось ждать, когда почтальон принесет долгожданное письмо. Развитие информационных технологий ускорило взаимодействие между бизнес - партнерами в разы. Что уж говорить о появлении Всемирной паутины, который породил такое понятие, как «транснациональная корпорация» в современном его значении.

Таким образом, можно без сомнений заявить, что своевременное освоение информационных технологий и включение их в свои бизнес-процессы (а возможно и организация новых) раскрывает перед своими пользователями широкий спектр конкурентных возможностей. Но внедрить новые технологии, не так уж просто, этот процесс требует принятия большого комплекса мер, каждая из которых направлена на модернизацию бизнес-процессов. По-другому, данный процесс можно назвать, как внедрение новой информационной системы на предприятии. Рассмотрим подробнее, что представляет собой подобная система и какие факторы могут повлиять на необходимость её появления на предприятии[1].

В настоящее время определение «информационная система» можно услышать очень редко, его заменила аббревиатура КИС (корпоративная информационная система), особенно если речь идёт о предприятиях. В чем же особенность такой системы? На этот вопрос нет однозначного ответа, но все они схожи в одном, что КИС – это открытая интегрированная автоматизированная система реального времени, основной задачей которой является автоматизация бизнес-процессов фирмы на всех уровнях, в том числе, и бизнес-процессов, связанных с управленческими решениями. При этом развитие системы может варьироваться от нескольких локальных компьютеров с локальными ОС до сотен пользователей и тысяч единиц оборудования со специализированным ПО. Но каким бы ни был масштаб, корпоративная информационная система должна отвечать трём основным требованиям[2]:

• 1)   Удобство использования.

• 2)   Надёжность.

• 3)   Защита информации.

Кроме этих требований, конечно существуют и другие, это в первую очередь связано с тем, что КИС должна решать целый спектр задач, в противном случае она не будет являться эффективной. Вот некоторые из этих задач:

• 1)    Хранение и обработка информации.

• 2)    Хранение данных разной структуры.

• 3)    Анализирование и прогноз информационных потоков.

• 4)    Исследование способов хранения и представления информации человеку.

• 5)    Осуществление поиска информации.

• 6)    Создание инфраструктуры хранения и передачи данных.

Удовлетворять всем этим условиям сможет только сложная КИС, и она, безусловно, сама по себе будет сложной, объёмной и дорогостоящей, к тому же, наличие сотрудников, чья квалификация позволит тщательно следить за системой должна также учитываться. Поэтому интеграция данной системы на предприятии возможна только, если она обоснована. А обоснование строится на прогнозе, или же на учёте возникших новых потребностей, если система ранее уже функционировала. Подробнее остановимся на аспектах, на которых стоит внимательнее остановится, при внедрении КИС на вашей фирме, а также при возникновении проблем при её внедрении[3].

• 1)    Обоснование необходимости внедрения. Подобная система как инструмент в сфере ведения бизнеса изначально внедрялась на предприятиях не сразу, а медленно и постепенно. Идея внедрения КИС в организации приходит разными путями. Предпосылками к такому решению могут являться как реорганизация производства и острая конкурентная борьба, так и множество других причин.

• 2)    Сдерживающие силы. Предприятие, как живой организм, реагирует на любые, даже малейшие изменения, которые могут быть, как внешними, так и внутренними. Обычно, такие изменения вызывают сопротивление. Но не всегда это сопротивление обусловлено личным неприятием сотрудников и руководителей или организационными сложностями, которые могут составлять преобладающую часть от всех проблем на этапе внедрения. Часто причиной может стать отсутствие технической возможности модернизации. Сюда относится как отсталость технической базы (IT-инфраструктуры), финансовые проблемы, так и сложность или невозможность адаптации существующих на предприятии бизнес-процессов.

• 3)    Способы преодоления сдерживающих факторов. Наличие спорных ситуаций влияют на скорость внедрения информационной системы, поэтому их необходимо решать, как можно быстрее. Тем более неразумно останавливаться после принятия решения о внедрении и проведения всех подготовительных процедур. Но если технические и финансовые проблемы имеют тривиальное решение в виде увеличения финансирования, то работа по преодолению трудностей с персоналом носит специфический характер, так как к разным людям требуется проявление разных (индивидуальных) подходов. Поэтому в подобных ситуациях часто прибегают к вовлечению сопротивляющихся сотрудников в процесс внедрения, обучению их новым необходимым навыкам, тем самым организую повышение их квалификации.

• 4)    Внедрение системы. Условно само внедрение КИС можно разделить на четыре этапа. Первый- подготовка, которая подразумевает формулирование предстоящих изменений и оповещение сотрудников, которых это изменение коснётся, а также проводится анализ всех сдерживающих факторов. Второй - «разморозка». Этот этап представляет собой подготовку сотрудников к будущим изменениям и разработку мер, которые позволят им принять их как можно более безболезненно. Затем сотрудники, отвечающие за введение КИС проводят все запланированные изменения согласно имеющимся графикам. После чего этап «замораживания» призван закрепить все совершённые изменения на

предприятии, тем самым возвратив систему организации в новое стабильное состояние. Подобные этапы могут повторятся несколько раз до получения положительных результатов.

• 5)    Оценка результатов внедрения КИС. Подробный анализ произведенных работ может дать ответы на множество возможных проблем, а полученный опыт может быть применён на других фирмах, уже с учётом возможных ошибок.

Развитие современных информационных технологий нельзя пропускать мимо, ведь их наличие ведет к росту сложности внедряемых систем, которые несут в себе как технические новинки, так и новые веяние и решения в сфере ведения бизнеса[2]. Это ещё раз подтверждает, что на сегодняшний день наличие информационной системы на предприятии просто необходимо, иначе организация рискует не только лишиться конкурентоспособности, но просто исчезнуть. А значит, развитие методов внедрения информационных систем будет развиваться в ближайшем будущем большими темпами. Однако не стоит забывать о том, что автоматизация- это сложный дорогостоящий, трудоёмкий процесс, которому необходим контроль на всех этапах внедрения, тщательный анализ, поиск решений проблем, наличие квалифицированных сотрудников. Все вышеперечисленное в совокупности представляет собой успешную реализацию и развитие предприятия в целом.