Внедрение информационных технологий в систему кадрового учета

Для рационального и эффективного управления кадрами даже на небольшом предприятии встает вопрос об автоматизации управления персоналом. Основной задачей при этом является формирование не только комфортных условий для работы, но и оптимизация эффективности множества процессов: от контроля за деятельность сотрудников до определения справедливого вознаграждения за труд, поскольку все эти аспекты напрямую отражаются на результативности функционирования предприятия в целом.

Автоматизация управленческих процессов персоналом на предприятии предполагает наличие специального набора программных средств, которые нацелены на проведение мероприятий по эффективному руководству сотрудниками. Благодаря автоматизации становится достижимым выполнение бизнес-показателей без дополнительных издержек

Современный рынок информационных технологий представлен большим количеством разнообразных программ для автоматизации деятельности отдела кадров. Каждый руководитель в зависимости от своих предпочтений, поставленных целей и понимания необходимости наличия различных функций в системе управления всегда может найти оптимальный для себя вариант.

Тот или иной тип системы автоматизации выбирается в зависимости от того, насколько крупным является предприятие, какие задачи планируется решить и требуется ли в дальнейшем интегрировать систему автоматизации делопроиз- водства кадрового отдела на другие подразделения компании.

Самый же главный недостаток большинства систем автоматизации – это отсутствие адаптивности. Когда потребуется внести изменения или расширить существующий функционал, это может оказаться слишком дорогим, сложным или невозможным [3].

Информационная система, предполагающая кадровое обеспечение системы управления персоналом, должна соответствовать тем функциям бизнеса, которые используются в компании или будут внедряться в ближайшее время. К примеру, если посредством этой системы организация планирует сократить брак на производстве, то в ней уже должен быть установлен автоматизированный контроль качества продукции. Чтобы определить соответствие системы, нужно четко понимать, в каком направлении будет двигаться компания и какова ее стратегия развития. Если руководство не представляет, что именно ему нужно, специалисты рекомендуют нанять внештатных сотрудников, которые будут заниматься оценкой и подбором системы.

В ООО «Брасовские сыры» для автоматизации учета кадров используется программный продукт Excel. Процесс кадрового учета на предприятии представлен на рисунке 1.

Были проанализированы функциональные возможности и стоимость некоторых наиболее известных программных продуктов по автоматизации деятельности отдела кадров, в результате чего было определено, что можно для

Рисунок 1. Диаграмма учета кадров в ООО «Брасовские сыры»

автоматизации деятельности отдела кадров в ООО «Бра-совские сыры» больше всего подойдет система «Отдел кадров», т.к. стоимость ее приобретения и обслуживания для предприятия не высокая, она сертифицирована, проста в работе и легка для обучения персонала.

Рисунок 2. Главное окно программы «Отдел кадров»

Внедрение системы «Отдел Кадров» в ООО «Брасов-ские сыры» было произведено 2 техническими специалистами и 1 консультантом компании-поставщика и началось с установки и настройки сервера и компьютерных станций (по количеству рабочих мест персонала). Одновременно было произведено согласование и конфигурация процедур страхового копирования, что является неотъемлемой частью обеспечения надежности функционирования системы. После тестирования работы оборудования в сети, компьютерные станции временно были установлены в подготовленном учебном классе и был согласован график обучения пользователей. Грамотное составление графика обучения с учетом сменности работы персонала, оптимального количества занятий, групп и учеников в группе, а также хороший уровень посещения занятий пользователями — залог успешного ввода системы в эксплуатацию и безболезненного перехода на новую технологию работы предприятия. Этап подготовки оборудования и настройки учебного класса занял 2 дня [4].

Параллельно была произведена работа двухдневного семинара для руководителей, на котором согласовывалась или разрабатывалась политика и процедуры предприятия, выяснялись особенности управления персоналом, количество сотрудников и структура управления, были оговорены правила налогообложения и формы оплаты труда. За месяц до даты начала внедрения системы компания-поставщик выслала на предприятие «Брасовские сыры» специальный вопросник «Политика и процедуры управления персоналом», который призван определить наиболее важные технологические моменты конфигурации системы, и, чем

Таблица 1. Экономическая эффективность применения информационной системы

Наименование показателей эффективности Результат Необходимые инвестиции на внедрение информационной системы, руб. 93749,2 Годовые затраты на ведение документации вручную, руб. 715050 Годовые затраты на автоматизированное ведение документации, руб. 316600 Годовой экономический эффект, руб. 398450 Экономическая эффективность проекта, % 430 Срок окупаемости проекта 0,23 продуманнее заполнен вопросник специалистами предприятия, тем быстрее и успешнее идет согласование вопросов конфигурации на месте.

После семинара для руководителей, консультанты компании приступили к процессу настройки системы с учетом ее особенностей и требований руководства. В течение 5 дней производилось наполнение базы данных системы множественными классификаторами, устанавливались значения по умолчанию, создавалось личные карточки сотрудников, разрабатывались специальные печатные формы.

После окончания этого этапа класс, тренировочная база системы и персонал готовы к обучению. Процесс обучения пользователей на предприятии занял 5 дней. Продолжительность каждого занятия — от 2 до 4 часов. Одновременно с обучением работе с функциями системы происходит усвоение персоналом новых процедур и документооборота. Консультанты компании-поставщика формировали контрольные листы служб для последовательного выполнения технологии работы соответствующего подразделения предприятия на ежедневной основе. На занятиях проигрывались все сценарии обслуживания персонала и взаимодействия служб, уточнялась полнота и корректность настроечных кодов системы, подбирались функции и отчеты для выполнения соответствующих обязанностей сотрудниками. В процессе настройки системы и обучения пользователей компания-поставщик выдала руководству предприятия свои рекомендации по совершенствованию функционирования отдела кадров, структурному составу предприятия, персональному разделению обязанностей, установлению спектра контроля.

За 2 дня до даты «запуска» системы обучение закончилось и персонал был готов к вводу начальных данных в ре- альную базу данных, которая представляет из себя точную копию тренировочной базы данных с учетом всех уточнений и согласований. После «запуска» системы тренировочная база осталась в дальнейшем распоряжении предприятия для углубленного обучения и подготовки новых сотрудников [5].

В день запуска программного продукта компьютерное оборудование занимает предназначенные места в отделе кадров. Консультанты предприятия-поставщика с учетом результатов обучения пользователей давали руководству ООО «Брасовские сыры» рекомендации по ведению базы данных сотрудников, а также по организации работы предприятия в условиях новой технологии.

«Живая поддержка» на предприятии продолжалось 3 дня — именно тот срок, который охватывает работу всех смен и сотрудников предприятия.

На фоне вышеперечисленных этапов установки системы управления предприятия произошел невидимый на первый взгляд пользователей, но очень важный процесс структурирования кадровой информации.

В заключении была определена эффективность внедрения информационной системы «Отдел кадров» в деятельность ООО «Брасовские сыры». Результат представлен в таблице 1.

Проанализировав полученные экономические показатели, приведенные в таблице, можно уверенно говорить об эффективности проектного варианта решения задачи, происходит условное высвобождение численности, снижаются трудовые и стоимостные затраты по обработки документов, что является выгодным для деятельности предприятия. Экономическая эффективность от внедрения системы составит 430%.