Внедрение информационных технологий в управление организацией

Главным направлением перестройки структуры управления и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в планировании, менеджменте, маркетинге и других сферах управления и регулирования деятельности предприятий. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направле- ний совершенствования деятельности предприятия в целом [1, 3, 4].

С точки зрения использования информационных технологий, практически всю совокупность представленных на рынке компаний можно разделить на четыре категории, в которых:

– в процессе развития внедрены различные, не связанные между собой системы для учета и управления предприятием по отдельным направлениям деятельности, таким, как продажи, закупки, склад, бухгалтерия, персонал и т.д.;

– внедрена интегрированная информационная система, разработанная «под заказ» и включающая в себя компоненты из перечисленного списка возможных модулей, но не соответствующая современному уровню и требованиям постоянно появляющихся новых стандартов;

– практически не используются информационные технологии (за исключением бухгалтерии) в управлении процессами и ресурсами; была предпринята попытка внедрить промышленную систему, характеристики которой соответствуют требованиям одного из принятых стандартов (MRP, MRPII, ERP и т.д.), но результат внедрения – неудовлетворительный.

В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Рис. 1. Модель системы, для описания функционирования организации

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности ("соответствия") организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Devid Nadler, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изме- нениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия [5, 7]. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением.

Рис. 2. Модель конгруэнтности организационного поведения

Основные входные элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним окружением. К ним относятся: ограничения, требования и возможности; ресурсы; история данной организации. Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом является стратегия. Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности.

Таким образом, внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям.

С чего начать разработку решения? Любая промышленная ERP-система предлагает множество модулей для внедрения: планирование продаж, планирование производства, управление запасами, финансовый модуль, складской учет и т.д. Что из предложенных вариантов необходимо внедрить первую очередь, что во вторую, а что и вовсе не потребуется (или сразу все)? Проведение изменений в мягкой системе следует начинать с первого этапа методики ОР и только на этапе постановки целей рассматривать процесс внедрения новых информационных технологий, как один из многочисленных компонентов развивающих мероприятий. Ниже предлагается возможный перечень этапов, которые необходимо пройти, чтобы процесс постановки задачи, разработки и внедрения решения прошел наиболее эффективно и результативно (рис. 3).

• 1.    Определение будущего состояния Компании.

(■ Описание будущего состояния системы — "Где мы хотим быть? ')

• 1.    Формулирование согласованного образа, видения (Vision) будущей компании.

• 2.    Письменное описание разделяемого видения.

• 3.    Формулирование миссии.

• 4.    Разработка бизнес-модели компании (модели новой бизнес-системы).

• 1.    Разработка модели бизнес-процессов.

• 2.    Разработка моделей работ, структур и команд для их выполнения.

(■ Системы согласованных бизнес-процессов, наличие которых необходимо и достаточно для деятельности компании в соответствии с декларируемой миссией.')

• •    иерархия власти и линии подотчетности, распределение ответственности;

• •    спецификация работы;

• •    должностные инструкции;

• •    информационные системы,системы коммуникации и координации,системы совещаний.

• 3.    Разработка системы управления и оценок

• •    механизмы принятия управленческих решений;

• ■    системы планирования;

• •    системы показателей и критериев эффективности выполнения работы, механизмы мониторинга,оценки и контроля;

• •    формальные системы мотивации,стимулирования,оплаты труда и вознаграждения;

• •    системы обучения и развития сотрудников;

• ■    производственная политика и т.д.

• 4.    Разработка системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования

• 2.    Диагностика и анализ текущего состояния.

• 3.    Управление переходом.

(' Описание состояния системы — 'Где мы находимся сейчас?"')

(' Постановка целей и осуществление изменений - "Что нужно сделать, чтобы изменить ситуацию?

Только на этапе управления переходом, в зависимости от того где (на каком уровне анализа) в организации сосредоточена проблема и от степени требуемого вмешательства, выявляются комплекс необходимых изменений и развивающих мероприятий, среди которых может быть необходимость изменения систем и структур и, соответственно внедрение новых информационных технологий управления.')

Рис. 3. В возможный перечень этапов процесса постановки задачи, разработки и внедрения решения

Далее, подразумевая, что на этом этапе происходит разветвление процесса на комплекс параллельных мероприятий, проследим только один процесс – процесс внедрения IT-решения. Имея модель, представленную в виде описания процессов, структуры, систем и регламентов, которую следует реализовать в результате внедрения информационной системы, можно расставить приоритеты последовательности действий и определить какие из модулей необходимо внедрять в первую очередь: склад, снабжение, производство или финансы. Но и в этом случае не стоит торопиться.

• 1.    Внедрение системы workflow.

(" В качестве наиболее органичного и эффективного способа внедрения ИСУП можно предложить использование системы автоматизации деловых процессов (workflow) в качестве ядра всего информационного комплекса. Это обусловлено следующими соображениями:

• •    во-первых, деятельность любой организации представляет собой систему процессов, в которые вовлечены финансовые, материальные, кадровые, информационные и прочие виды ресурсов;

• ■    во-вторых, именно деловые процессы определяют порядок взаимодействия отдельных сотрудников и целых отделов, а также принципы построения информационных систем;

• •    в-третьих, современная система workflow, может выступить в качестве связующего звена, вокруг которого могут интегрироваться другие программные продукты.

• 2.    Выбор ядра информационной системы и дополнительного программного обеспечения.

• 3.    Проектирование и последовательное внедрение ядра и функциональных модулей разработанного решения.

Таким образом, использование workflow позволяет объединить разрозненные модули используемого программного обеспечения в единую информационную систему, и потом последовательно, шаг за шагом, внедрять модули нового интегрированного решения. При этом нет необходимости использовать достаточно рискованные методики проведения изменений типа «большого взрыва» и всегда есть возможность вернуться на шаг назад. *)

(■ После анализа работающей системы workflow, можно достаточно точно определить, какая из предлагаемых на рынке систем наиболее соответствует потребности компании, какие из модулей необходимо внедрять первую очередь и т.д. Вполне возможно, что для конкретной организации, будет важнее интегрировать систему управления проектами в общий контур workflow(HanpHMep, РЗе или Open Plan) и только потом приступить к внедрению интегрированной информационной системы удовлетворяющую соответствующим стандартам (ERP, CRM, CSRP, и т.д.). Более того, может оказаться, что, на данном этапе, вообще имеет смысл ограничиться полученным решением (только система workflow, или система workflow + система управления проектами), и его будет вполне достаточно для достижения поставленных целей. ').                                                       "

("Остается добавить, что разработка и внедрение решений с применением информационных технологий — процесс итерационный, который имеет начало, но не имеет конца. После первой реализации проекта,требуется постоянная поддержка и модификация работающей системы в соответствии с требованиями постоянно меняющегося внешнего и внутреннего окружения. *)

Рис. 4. Процесс внедрения IT-решения

Таким образом, при принятии решения о внедрении информационных технологий, рекомендуется следующая последовательность действий:

– формулирование согласованного образа, видения будущего организации;

– письменное описание разделяемого видения;

– формулирование миссии;

– разработка бизнес-модели организа-

– диагностика и анализ текущего состояния;

– внедрение системы Workflow;

– выбор ядра информационной системы и дополнительного программного обеспечения;

– проектирование будущей системы;

– последовательное внедрение модулей разработанного решения.

ции;