Внедрение электронного документооборота в организации (на примере СВФУ)

Актуальность данной темы в том, что в связи со стремительным развитием технологий и их повсеместным внедрением электронный документооборот и архивные работы занимают наиболее высокую позицию по сравнению бумажным.

Цель – выявить эффективность использования системы электронного документооборота DIRECTUM.

Система электронного документооборота (СЭД) англ. EDMS (Electronic Document Management Systems) – это система автоматизации работы с информационными документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные электронные документы (файлы Word, Excel и пр.).

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

• 1.    сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

• 2.   эффективная организация документооборота дает повышение

• 3.   интеграция информации, содержащей данные в различных

• 4.    создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

оперативности деятельности подразделений и служб компании;

документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудни ков организации в разных областях их совместной деятельност и.

Модули системы электронного документооборота DIRECTUM:

канцелярия управление договорами управление совещаниями управление электронными документами управление деловыми процессами управление взаимодействием с клиентами обращения граждан и организаций

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северо-Восточный федеральный университет имени М. К. Аммосова» расположен в Республике Саха (Якутия), 677000, г. Якутск, ул. Белинского, д.58.

Университет располагает развитой инфраструктурой научнообразовательного комплекса, располагает современным оборудованием для развития фундаментальных и прикладных исследований.

В ходе развития деятельности такого крупного вуза остро встал вопрос об автоматизации документооборота. После изучения и анализа, представленных на рынке СЭД, наиболее соответствующей требованиям СВФУ была признана система электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM. Проект внедрения стартовал в марте 2012 года.

В конце 2012 года в рамках следующего этапа проведено масштабное обучение сотрудников СВФУ с целью подготовки персонала к эксплуатации системы DIRECTUM, учебные курсы прошли более 100 руководителей и сотрудников вуза.

Весной 2013 года проведены все необходимые подготовительные работы – установка и настройка системы, синхронизация справочников оргструктуры и работников с финансово-учетной системой вуза, система развернута в 76-ти структурных подразделениях и, в результате, в июне 2013 года приказом ректора СВФУ система DIRECTUM введена в опытнопромышленную эксплуатацию, а через месяц – в промышленную эксплуатацию.

В итоге реализации очередного этапа внедрения системы электронного документооборота, автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, автоматизированы процессы взаимодействия структурных подразделений.

На настоящий момент система DIRECTUM успешно эксплуатируется в университете. Планируется дальнейшее развитие и расширение функциональности системы на другие специализированные процессы университета.

Исходя, из проведенной работы можно сделать вывод, что если система электронного документооборота выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и экономическую эффективность. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения.