Внедрение корпоративной системы проектного управления

Становление организаций подразумевает повышение количества проектов и увеличение их сложности. Проекты делятся на краткосрочные, долгосрочные, типовые и инновационные. Они предполагают применение внутренних ресурсов и связь с внешними исполнителями. С увеличением размеров работы все сложнее осознать картину происходящего -осуществлять обоснованное решение о надобности осуществлять проект, осуществлять контроль выполнения проектов, прослеживать трудовые затраты персонала, наблюдать за изменением итогов проектов, вводить новых работников в курс дел согласно проектам.

Решением данной проблемы может стать организация в компании процессов управления проектами с помощью внедрения интегрированной корпоративной системы управления проектами (КСУП). В течении последних 5-15 лет отечественные компании начинают внедрять подобные системы в управлении проектами.

КСУП дает возможность:

• -    увеличить контролируемость проектной работы компании из-за внедрения комплекса организационных, информационных и методичных средств, которые формализуют и поддерживают процессы в управлении проектами;

  - применять актуальные контролирования за проектной значительных модификациях на

  
  

данные о статусе проектов с целью работой и для принятия решений о основе своевременных данных согласно всем проектам;

• -    использовать общий эффективный аспект и средства управления проектами с точным делегированием полномочий, а также ответственности ролей в проектном управлении;

• -    копить историческую информацию - основу знаний согласно проектам - с целью предстоящих проектов;

• -    увеличить результативность применения ресурсов компании, в том числе - облегчить процедуру для нового управляющего проекта по «вхождению в работу»;

• -    повысить контроль качества, сроков и бюджета проектов.

КСУП содержит в себе [2, с. 100]:

• -    Методологию по управления проектами - стандарт для каждого участника проекта, регулирующий значимость в проекте, движения управления проектами, стандарты документов согласно управлению проектами.

• -    Информационную систему управления проектами (ИСУП) -инструмент, рассчитанный для автоматизации проектной работы.

• -    Проектный Офис - отделение, аккумулирующее сведения о процессе исполнения проектов и координирующее работу управляющих проектов с целью соответствия создаваемым руководством Компании бизнес-требованиям.

• -    Обученный персонал, содержащий в себе всех участников проектной работы (Руководителей проектов, Администраторов, работников Проектного Офиса и т.д.).

Корпоративная система управления проектами представлена на рисунке 1.

Организационная структура Квалифицированный

Информационная система Техническое мотивированный персонал

Рисунок 1 - Корпоративная система управления проектами.

В следствии внедрения единой системы по управлению проектами в компании должны быть сформированы последующие ключевые компоненты [3, с. 35]:

• -    единая систематизация и состав описания программ и проектов;

• -    унифицированные операции инициации, планирования, организации, контролирования выполнения и окончания программ и проектов;

• -    типовая многоуровневая координационная структура управления проектами, встроенная в организационной структуре компании;

• -    единые методики, стандарты форм отчетности, документов, а также типовые операции, которые регламентируют действия участников проектов в соответствии с их значениями и фазами проекта;

• -    единая информационная система, которая обеспечивает поддержку процедур по управлению проектами, введенная в информационную систему компании;

• -    квалифицированный штат, понимающий свою значимость и обязанность, мотивированный и эффективно действующий в системе управления проектами.

В Российской Федерации практику по внедрению КСУП ведут почти все передовые металлургические предприятия.

В 2017 году PM Expert провел интернет-опрос «КСУП - практика российского бизнеса» [4].

Данный опрос имел цель в получении информации, анализа и систематизации информации об эффективности работы КСУП в компаниях, а также в организациях различных отраслей отечественной экономики. Данный опрос позволил проанализировать существующие проблемы и их использование для перспективного развития компании. В опросе участвовало свыше 100 компаний-респондентов.

Основной состав участников опроса - сотрудники компаний, ответившие на вопросы.

Из них

• -    42% - Руководители проектов;

• -    19% - Руководители департаментов;

• -    16% - Менеджеры программ/ портфелей проектов;

• -    11% - Руководители Проектного офиса.

Главные причины по улучшению состояния компании после внедрения КСУП, представлены в списке:

• -    Всегда актуальная общая картина проектов;

• -    Всегда четкое распределение прав и обязанностей между участниками проектной деятельности;

• -    Увеличилась эффективность распределения ресурсов между проектами;

• -    Сократились временные задержки в выполнения проектов;

• -    Повысилась удовлетворенность заказчика результатами проектов;

• -    Сократились превышения бюджетов проекта.

Этапы внедрения КСУПР в на предприятии металлургической отрасли:

• -    Диагностирование состояния «как есть»;

• -    Разработка концептуальной модели «как должно быть»;

• -    Создание КСУП;

• -    Испытание стандартов и инфраструктуры на пилотных проектах;

• -    Доработка стандарта и корректировка хода внедрения (при необходимости).

План внедрения системы управления проектами на предприятиях металлургической отрасли:

• -    Изучение опыта других успешных организаций по управлению проектами.

• -    Подготовка кадров.

• -    Создание проектной инфраструктуры – создание проектных подразделений (при необходимости), разработка должностных инструкций и т.д.).

• -    Разработка корпоративного стандарта – КСУП развития на предприятии металлургии.

• -    Создание корпоративной информационной системы на базе Microsoft Project.

Итак, процесс по внедрению КСУП на предприятиях металлургической отрасли достаточно затратный, но результат окажется очень эффективным. На металлургических предприятиях, внедряющих КСУП процессы жизнедеятельности совершенствуются, оптимизируются механизмы по взаимодействию на металлургическом предприятии, снижаются сроки по выполнению проектов, оптимизируются ресурсы, снижаются затраты. В итоге, все подразделения предприятия будут работать как единый организм, успешно функционируя на рынке.