Внедрение системы 5S в университет

№

Виды потерь

Примеры из области офисного труда

1.

Перепроизводство

• 1 .Распечатка документов заранее (на всякий случай)

• 2 .Повторная работа с документом (ненужная проверка)

• 3 .Массовые рассылки информации сотрудникам

• 4 .Подготовка документов заранее

2.

Ожидание

• 1 .Неисправность офисной техники

• 2 .Ожидание информации

• 3 .Ожидание  принятия решения,  согласования,

подписания документа

• 4 .Опоздания на совещания, встречи

3.

Лишние

перемещения

• 1 .Неудобная планировка офиса

• 2 .Множительная и печатная техника расположены далеко от рабочего места

• 3 .Плохо организованные рабочие места

• 4 .Отсутствует       визуализация       названий

подразделений, мест хранения канцелярских принадлежностей и документов и проч.

4.

Лишние

1.Поиски нужных предметов

хождения, движения

2.Нерациональная организация рабочего пространства – хождения за документами, бланками 3. Работа выполняется исходя из опыта сотрудника, а не по стандартной процедуре

5.

Излишняя   или

неправильная обработка

• 1 .Дублирование информации на разных носителях (бумажных, электронных, факсимильных)

• 2 .Повторение одной и той же информации в разных формах документов

• 3 .Использование разных версий инструкций по заполнению документов, разного программного обеспечения

• 4 .Повторный ввод данных разными службами

6.

Избыток запасов

1.Закупка впрок, на всякий случай, со скидкой за количество – без учета потребностей

2.Загромождение рабочих столов стопками папок, ожидающих своей обработки, проверки

3. «Вечное» хранение документов

7.

Дефекты  и  их

исправление

• 1 .Нет стандартных форм документов, стандартных процедур выполнения операций

• 2 .Информация недостоверна или недостаточна

• 3 .Несовместимое программное обеспечение

8.

Неиспользуемый творческий потенциал

1.Нет четкой системы требований, непонятны критерии и перспективы квалификационного роста (освоения новых компетенций)

2.Высокая текучесть, отсутствие команды, слабая мотивация улучшений

3.Нет системы обучения персонала

№ п/ п

Цель

Мероприятия

Результат продукт

1.

Разработка плана внедрения системы 5S

• -    Создание Рабочей группы по 5S;

• -    Выявление проблем;

• -    Определение целей.

-  Протокол  заседания

кафедры по внедрению

системы             5S.

Задокументированные цели

2.

Обеспечение документацио нного сопровожден ия проекта

-   Издание   приказа   о

внедрении системы 5S

-   Издан   приказ   о

внедрении системы 5S

3.

Ознакомлени

е сотрудников

с проектом

- Информирование сотрудников компании о начале проекта;

-           Сотрудники

ознакомлены          с

предстоящим проектом.

• -    Презентация проекта сотрудникам офисных подразделений;

• -    Проведение аудита рабочих мест "как есть"

- Проведен аудит, зафиксировано состояние «до»

№

п/п

Цель

Мероприятия

Результат продукт

1.

Подготовка к сортировке

• -    Планирование даты и времени этапа, подходящего для всех сотрудников кафедры;

• -    Подготовка печатных материалов (контрольных листков, красных ярлыков и т.д.)

• -    Проведение обучающего тренинга

• -    Утвержден график проведения этапа на рабочих местах;

• -    Подготовлены необходимые печатные материалы;

• -    Сотрудники готовы к проведению этапа.

2.

Анализ текущей ситуации   в

офисной зоне

• -    Исследование офисной зоны;

• -    Выявление проблемных мест в текущей зоне (То, что должно подвергаться сортировке).

- Определены проблемные места, требующие сортировки

3.

Уборка    и

чистка

-     Разработка     плана

сортировки (что, где, кто)

-    Составлен    план

сортировки;

офисной зоны

• -    Определение критериев сортировки (нужное ежедневно, не нужное срочно, ненужное);

• -    Проведение Кампании Красных ярлыков для предметов, ожидающих решения

- Ненужные предметы удалены или помещены в карантин для последующего принятия решения

№

п/п

Цель

Мероприятия

Результат продукт

1.

Подготовка к этапу Рационального расположения нужных предметов

• -    Планирование даты и времени этапа, подходящего для всех сотрудников кафедры;

• -    Подготовка печатных материалов (список нужных предметов, контрольные листки)

• -    Проведение обучающего тренинга

• -    Утвержден график проведения этапа на рабочих местах;

• -    Подготовлены необходимые печатные материалы;

• -    Сотрудники готовы к проведению этапа.

2.

Анализ текущей ситуации расположения

-    Составление    плана

помещения,     нанесение

больших    и    мелких

предметов,      нанесение

-    Составлен    план

помещения,   выявлены

проблемы

предметов в офисной зоне («как есть»)

расположения людей на рабочих местах, отметка проблемных мест

3.

Рациональное расположения нужных предметов

• -   Составление   списка

нужных предметов;

• -     Разработка     плана

проведения этапа (что, где, кто)

• -     Разработка     схем

рационального размещения («как               будет»),

перегруппировка объектов кабинетов    с    целью

максимального упрощения деятельности;

• -            Рациональное

расположение предметов с использованием разграничителей, цветовой и текстовой маркировки, контуров и т.д.

- Нужные предметы размещены рационально для максимального упрощения деятельности (легко взять, легко использовать, легко вернуть на место). Поиск нужного предмета не занимает более 30 секунд.

№

п/п

Цель

Мероприятия

Результат продукт

1.

Подготовка к этапу Уборка и Проверка

• -    Планирование даты и времени этапа, подходящего для всех сотрудников кафедры;

• -    Подготовка печатных материалов (памятки, контрольные листки)

• -    Проведение обучающего тренинга

• -    Утвержден график проведения этапа на рабочих местах;

• -    Подготовлены необходимые печатные материалы;

• -    Сотрудники готовы к проведению этапа.

2.

Проведение

Генеральной уборки      и

Проверки

• -    Исследование рабочих зон и составление карты загрязнений, определение основных причин загрязнений;

• -    Разработка плана проведения этапа (что, где, кто), закрепление ответственных за рабочими местами и зонами

• -    Чистка рабочих мест, чистка оборудования, устранение простых неполадок;

• -    Проверка рационального размещения, внесение корректировок в случае

• -   Проведена   уборка

рабочих мест и зон, что позволяет своевременно выявить  и  устранить

возможные проблемы.

• -           Улучшено

эффективность  работы

техники,   соблюдается

санитария и гигиена, а также правила охраны труда                и

противопожарной безопасности.

необходимости. Проверка соблюдения правил охраны труда и противопожарной безопасности.

3.

Разработка правил Уборки, Проверки    и

Устранения неисправностей

• -    Разработка Графика уборки и Графика проверки (включая контрольные листки)

• -    Разработка правил диагностики оборудования и устранения несложных неполадок

• -    Разработка процедуры подачи заявок на устранение крупных неисправностей

- Разработаны графики уборки и проверки, правила диагностики и процедура устранения неполадок.

№

п/п

Цель

Мероприятия

Результат продукт

1.

Подготовка  к

этапу

Стандартизации

- Подготовка печатных материалов (памятки, контрольные листки)

- Подготовлены необходимые печатные материалы;

2.

Внедрение визуального

-    Разработка    плана.

Определение       шагов

-      Сформулирован,

оформлен и размещен

управления

визуализации, назначение ответственных и выбор сроков внедрения;

• -    Составить полный список правил (1S-2S-3S);

• -    Определить инструменты визуализации правил (цветовые и текстовые маркировки, контуры, указатели, разделители, ленты и т.д.);

• -    Разместить правила на всех рабочих местах.

полный

правил.

перечень

№

п/п

Цель

Мероприятия

Результат продукт

1.

Добавление обязанностей в   трудовой

распорядок

• -    Разработка системы материальной и нематериальной мотивации сотрудников;

• -    Добавление обязанностей и правил в должностные инструкции, положения и регламенты;

• -    Проведение 5S конференции с

- Повышение мотивации сотрудников к использованию системы 5S, у каждого сотрудника есть время на поддержание системы.

Вклад каждого сотрудника поощряется.

награждением     лучших

сотрудников

2.

Создание Группы развития

• -    Формирование группы развития в составе (например, Лидер проекта, Инженер по развитию, Тренер);

• -    Создание Группы аудита системы 5S;

• -    Определение графиков проверок, включая аудиты Генеральным директором

- Четко распределены обязанности.   Созданы

группы       контроля.

Руководители демонстрируют поддержку системы 5S

3.

Разработка Плана внедрения системы 5S и

Графика обучения сотрудников

• -    После    успешного

внедрения         проекта

разработка Плана внедрения системы   5S   во   всех

подразделениях университета;

• -   Проведение   обмена

опытом           между

подразделениями;

• -   Разработка   Графика

обучения (в том числе и новых сотрудников)

- Разработан план дальнейшего внедрения проекта. Каждый сотрудник осведомлен о работе системы и имеет личный 5Sплан

4.

Внутреннее продвижение системы 5S

Разработка:

• -  лозунгов  5S  (значки,

наклейки, флажки, постеры)

• -    плакатов 5S

• -    информационных досок с

- Каждый сотрудник понимает зачем нужна система 5S.

Система 5S приносит удовлетворение.

фото и рассказами о состоянии системы упорядочения

- рассылок 5S (электронные сообщения о событиях, отчетах и планах)