Внедрение системы электронного документооборота в отделе испытаний научно-производственного предприятия

Одной из важных задач процессов управления является работа с документами. Документооборот - это связующее звено между отдельными задачами предприятия. [1]

Деятельность отдела научно-производственного предприятия, помимо прочих задач, связана с документацией и работой над ней.

Процесс работы с документами в отделе испытаний представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Работа с документами в отделе испытаний

При анализе существующего процесса были выявлены следующие недостатки:

• -    затраты по времени из-за необходимости передачи бумажных документов на руки;

• -    отсутствие разграничения доступа к информации;

• -   отсутствие защиты информации.

Для устранения выявленных недостатков при работе с документами в отделе испытаний рекомендуется использовать систему электронного документооборота «Директум», обеспечивающую управление документами, контроль над задачами, связанными с документацией. [2]

Система электронного документооборота «Директум» позволяет разграничить доступ к информации и защитить ее при помощи обязательной авторизации при входе в систему.

Важной составляющей работы с документацией являются маршруты документов. [3]

Маршрутизация документов представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Маршрутизация документов

СЭД «Директум» позволяет отправлять документы на согласование и утверждение. При использовании этих возможностей значительно сокращаются затраты по времени на работу с документами в отделе испытаний.

Процесс работы с документами в отделе испытаний при внедрении

СЭД «Директум» представлен на рисунках 3-5.

Рисунок 3 – Работа с документом «Программа испытаний» после внедрения СЭД «Директум»

Рисунок 4 – Работа с документом о доработке после внедрения СЭД

«Директум»

Рисунок 5 – Работа с документом «Акт приемки» после внедрения

СЭД «Директум»

При внедрении системы электронного документооборота «Директум» в отделе испытаний научно-производственного предприятия может быть достигнуто выполнение следующих задач:

• -    уменьшение временных затрат на работы с документами;

• -    обеспечение разграничения доступа к информации;

• -    обеспечение защиты информации.