Внедрение в организации программного продукта по управлению бизнес-процессами

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management System или BPM-система) формируется на основе моделирования бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм, с последующей загрузкой описаний состояния организации в компьютерную систему и контролем исполнения процессов в деятельности предприятия. По данным анализа, осуществленного в сфере управления бизнес-процессами к 2014 г. мировой объем рынка BPM - управления бизнес-процессами составил почти $11 млрд., продемонстрировав рост в 16% по отношению к предыдущему году. Даже в условиях кризиса более трети компаний во всем мире не сокращали расходы на BPM. В России этот рынок сейчас находится в развитии [1], то есть рынок готов к использованию BPM- систем и некоторые компании внедряют такие системы в свою деятельность, но полного перехода на автоматизированное управление бизнес-процессами еще не произошло. В последнее время многие компании, ориентированные на долгосрочный успех в бизнесе, склоняются к процессному методу управления [1]. Суть этого метода заключается в системном управлении отдельными бизнес-процессами. В большинстве случаев у компании недостаточно информации, необходимой для успешной реализации процессного управления, а также компания не осуществила необходимых исследований для того, чтоб внедрять новые программные продукты и в результате попыталась автоматизировать процессы в несовершенных для системного подхода формах.

Многие российские компании понимают важность автоматизации бизнес-процессов в своей деятельности и готовы этим заниматься. Такой вывод можно сделать по результатам опроса проведенного компанией Database Intelligence представленного на сайте клуба CNews, в котором участвовали некоторые российские компании из сферы ИТ. В ходе опроса участникам был задан вопрос: «С какой целью вы готовы внедрить в свою деятельность BPM-системы?» и были даны варианты ответов:

• 1.    Автоматизация бизнес-процессов;

• 2.    Отчетность;

• 3.    Контроль;

• 4.    Что это такое?

В результате опроса, большее количество голосов набрал первый ответ-около 40% голосов [4]. Очевидно, что лидерами в применении процессного управления являются компании банковского сектора и сектора телекоммуникаций, то есть те компании, у которых очень сильна информационная база и достаточно большие доходы. Эти компании для автоматизации своей деятельности редко используют системы на платформе 1С. Однако, как известно, для среднего бизнеса в России 1С является стандартом, и ни для кого не секрет, что большая часть российских компаний использует программные продукты 1С в качестве основной системы учета [4]. Но стоит заметить, что система 1С используется не в полной мере – в основном используются ее составляющие. К тому же, информационные системы управления бизнес-процессами обычно вызывали недоверие со стороны руководителей, которые всё ещё тяготели к бумажным документам, но такая ситуация стала меняться [2, с. 261]. В настоящее время тенденция развития меняется – в российских компаниях чаще внедряются программные продукты, позволяющие контролировать, планировать деятельность организации в сфере производства, финансов, сбыта, маркетинга, сервисного обслуживания и в других сферах. Можно определить основные сдерживающие развитие факторы, а именно:   недостаточность квалифицированных специалистов, сложность освоения, в связи с небольшим количеством достаточно понятных и русифицированных программных продуктов, а также в связи со значительной стоимостью качественных продуктов позволяющих управлять бизнес-процессами [1].

Тем не менее, разработка и внедрение автоматизированных программных продуктов актуализируется в бизнес-среде. В работе обобщены и конкретизированы этапы по внедрению информационных систем управления бизнес-процессами в российских компаниях. На первом этапе формируются требования к программному обеспечению, его функциональности и интерфейсу. К основным функциям, которые должна выполнять программа относятся:

• 1.    Возможность добавления и редактирования данных;

• 2.    Составление типовых моделей для дальнейшего сравнения;

• 3.    Импорт и экспорт данных в табличные, текстовые форматы;

• 4.    Отслеживание выбранных показателей бизнес-процессов в динамике;

• 5.    Динамическое моделирование;

• 6.    Формирование нескольких вариантов исхода тех или иных событий.

Для того, чтобы программа помогла найти варианты решения проблем, необходимо в нее ввести элементы аудита организации, то есть запрограммировать анкетные вопросы, а также несколько вариантов ответов на каждый из вопросов [3, с. 239]. Каждому ответу должна быть присвоена определенная доля вероятности, которая будет суммироваться с предыдущей, что позволит сформулировать способ решения проблемы. Методы решения проблем для занесения в программу отбираются на основе «лучших практик» из опыта компаний, успешно справившихся с данной проблемой. На втором этапе необходимо написать данный программный продукт в соответствии с требованиями заказчика. На третьем этапе, разработанный программный продукт должен быть протестирован посредством введения в него данных предприятия и оценен ход и результаты его работы. На четвертом этапе осуществляется внедрение в деятельность организации прошедшего тесты программного продукта, интегрирование его с другими существующими в организации информационными системами. Пятый этап заключается в введении необходимых данных в программу и начало её эксплуатации. На протяжении каждого из этапов разрабатывается необходимая документация к программному продукту, которая должна содержать описание, архитектуру, функционал и прочие важные характеристики. При создании системы поддержки управления бизнес-процессами необходимо чтобы она не противоречила уже существующей системе автоматизации деятельности или учета, например, системе 1С, и могла консолидироваться с ней, интегрироваться в существующую программную среду.