Внешняя среда организации

Никакая организация не может вести свою деятельность изолированно, в любом случае она будет испытывать некое влияние извне, и это влияние, несомненно, оказывает действие на функционирование организации.

Характеристики внешней среды оказывают сильное давление на организации, влияя как на масштаб их работы, так и на способ технического производства.

Окружение диктует организации свои правила и навязывает определенные ценности. Лица, принимающие решения в организациях, сталкиваются с необходимостью создания структуры, отвечающей требованиям, предъявляемым к ней, гибкой и способной реагировать на все изменения окружающего ее мира.

Так или иначе, существуют разные модели, подходы к рассмотрению внешней среды организации, однако всех их объединяет общая идея, которая признает невозможность понимания организации без учета взаимодействия ее с внешней средой. Это значит, что внешняя среда играет немаловажную роль в функционировании организации, и руководителям и исследователям стоит уделять этому факту должное внимание.

Общее понятие внешней среды, ее влияние на организацию

Для начала хотелось бы определить, что же такое внешняя или окружающая среда организации, какую роль она играет в существовании данной организации и как влияет на ее деятельность, зачем вообще следует ее изучать и подробно исследовать.

Конечно, в широком смысле внешняя среда бесконечна, она включает в себя все, что находится вне организации, но в анализе правильнее было бы учитывать только те элементы внешней среды, к которым организация чувствительна, то есть те, на которые она должна реагировать, чтобы поддерживать свое нормальное функционирование. Таким образом, под внешней (окружающей) средой организации будем понимать все условия и факторы, возникающие вне организации и не зависящие от ее деятельности, однако оказывающие воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений. Причем каждая организация сама определяет, где находятся границы ее внешней среды. Внешняя среда возникает там, где перестают действовать нормы, которые регулируют поведение, взаимодействие и деятельность внутри организации. К примеру, для компаний-производителей табачных изделий движения против курения являются окружающей средой, куда входят определенные группы людей, авиакомпании, государственные управления, и компании в свою очередь всячески пытаются эти движения контролировать и сдерживать, чтобы уменьшить наносимый ими ущерб.

Представления о значимости внешнего окружения организации и необходимости учитывать внешние силы, воздействующие на нее, начали появляться в теории организации еще в конце 50-х годов XX века. Это стало одним из самых важных вкладов системного подхода в науку управления, так как в данных трудах подчёркивалась необходимость для руководителя рассматривать свою организацию как целое, состоящее из более мелких взаимосвязанных частей, которые в свою очередь связаны с внешним миром. Так, например, плодотворную работу по выявлению взаимосвязей организации с внешней средой представил Стинчкомб (Stinchcombe, 1965).

Любая организация как открытая система связана с внешним миром в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, и самое главное потребителей. Также у организации могут существовать конкуренты, партнеры или союзники. А так как от руководства зависит выживание и успех организации, менеджер должен уметь изучать и выявлять важные факторы в окружении, которые так или иначе повлияют не его организацию. А выявив их, он должен разработать оптимальные способы их регулирования и с помощью этого дать возможность своей организации подстраиваться под изменения внешних факторов в кратчайшие сроки.

Так, Дж.Пфеффер и Д.Салансик предложили теорию ресурсной зависимости, заключающуюся в том, что все организации находятся в зависимости от других организаций, поскольку вынуждены получать ресурсы из внешней среды.

На силу зависимости влияет:

• •    насколько для нашей организации критичен данный ресурс

• •    насколько    организация-источник    ресурса    свободно

распоряжается этим ресурсом (затратность)

• •    насколько монопольно владелец ресурса обладает им

Все организации в свою очередь преследуют две цели, а именно: снизить свою зависимость от других организаций и поставить другие организации в зависимость от себя.

Существует четыре типа стратегий для снижения зависимости одной организации от других:

• 1.   Прямое приспособление

• 2.   Увеличение размера организации (либо через поглощение, либо

• 3.   Создание коалиций

• 4.   Политические акции (попытки влиять на законодательства,

через диверсификацию)

например: лоббирование)

В этом отношении можно провести аналогию, ссылаясь на учения Чарльза Дарвина. Организации можно сравнить с биологическими организмами. Согласно теории эволюции Дарвина, сохранившиеся виды выживали потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в своей среде. То же самое с организациями: они вынуждены приспосабливаться к среде, в которой функционируют, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Однако есть организации, взаимодействие которых с внешним миром сведено к минимуму. В связи с этим различают открытые и закрытые системы.

В рамках теории организации принято считать, что использование закрытой системы подразумевает существование постоянных входов и выходов, обусловленных сотрудничеством с одним и тем же поставщиком, покупателем и т.д. Это означает, что у подобной организации взаимодействия с окружающей средой постоянны.

Использование же открытой системы характеризуется непостоянным числом входов и выходов, то есть входы и выходы в данной организации - переменные величины, а это значит, что, анализируя эту организацию, мы не можем не учитывать взаимодействие с внешней средой.

Находясь и функционируя в динамической среде, организация вынуждена решать две противоположных задачи. А именно:

• 1.    адаптироваться к изменениям внешней среды

• 2.    сохранять тот порядок, который необходим для эффективного осуществления ее деятельности

На это  собственно и направлены  все усилия руководителей, заинтересованных в успехе своей компании.

В  чем  же заключается влияние окружающей среды на организацию?

Организации делятся на более уязвимые и менее уязвимые, то есть чем больше организация зависит от окружающей среды, там более она уязвима. К примеру, организация с большими финансовыми ресурсами менее восприимчива к экономическим колебаниям, чем организация с истощенными резервами.

Когда организация уязвима, она более остро реагирует на изменения среды, а ряд исследований доказал, что сильное давление внешних факторов влияет на повышение формализации и общего уровня ужесточения в организации.

Каждая организация приспосабливает внутреннюю стратегию к внешней среде, однако наилучшего способа справиться с давлением извне не существует. Дело в том, что организации отклоняются от собственного выбора. Процесс принятия решения в организации является политическим по той причине, что в структуре принятия решения разные группировки внутри организации имеют разные мнения, и окончательное решение, как правило, является выбором отдельных лиц, обладающих властью, или групп, которые их поддерживают.

То, что давление извне ужесточает организацию, может быть следствием выбора, делаемого властными частями организации, а выбора, который был бы идеальным для организации по всем параметрам, не существует.

Существует несколько стратегий для налаживания отношений с окружающей средой, однако наиболее эффективным выбором является стремление организации сформировать окружающую среду самой.

Микро и макро уровни внешней среды

Различают два уровня внешней среды: микроуровень и макроуровень.

Микроуровень - это составляющая часть внешней среды фирмы, которая представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой фирме и ее возможностям по обслуживанию клиентуры, поставщиками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями. По характеру воздействия в свою очередь можно разграничить на среды прямого и косвенного воздействия.

Отдельной моделью микроуровня является целевое окружение (task environment) являющееся организацией или группой со специфическими интересами (клиенты, конкуренты, стейкхолдеры, акционеры), влияющей на постановку и достижение целей организации. Микросреда анализируется чаще, так как ее проще исследовать.

Макроуровень представлен силами более широкого социального плана, которые оказывают влияние на внешнюю микросреду, например, факторы демографического, экономического, природного, технического, политического и культурного характера.

Макросреда включает в себя основные силы, приходящие в столкновение с интересами фирмы, а именно:

• - демографические (например: мировой демографический взрыв, снижение рождаемости, старение населения, перемены в семье, миграция населения, повышение образовательного уровня и рост числа служащих);

• - экономические (например: спад деловой активности, высокий уровень безработицы, высокие ставки учетного процента);

• - природные (например: дефицит определенных видов сырья, рост цен на энергию, загрязнение окружающей среды, усиление вмешательства государства в процесс использования и воспроизводства природных ресурсов);

• - научно - технические (например: ускорение или замедление научнотехнического прогресса, появление безграничных возможностей, повышение внимания к внедрению небольших усовершенствований в уже существующие товары, ужесточение государственного контроля за доброкачественностью и безопасностью товаров);

• - политические (например: законодательное регулирование предпринимательской деятельности, повышение требований со стороны государственных учреждений, следящих за соблюдением законов, и рост числа групп по защите интересов общественности);

  -факторы культурного окружения (например: долговременные тенденции к обеспечению самоудовлетворения, немедленному удовлетворению желаний, легкой жизни, неформальным отношениям светской ориентации).

Параметры внешней среды

Окружающая среда организации имеет множество параметров, которые практически невозможно учесть в полном объеме. Кроме того, не все параметры внешней среды в равной степени оказывают влияние на результаты деятельности организации. Поэтому стоит ограничить понятие внешней среды для организации только теми факторами, которые существенно влияют на её успех.

Таким образом, внешняя среда организации определяется как совокупность факторов её внешнего окружения, воздействующих на организацию и оказывающих влияние на эффективность её функционирования, к ним относятся: сложность, динамичность (изменчивость), определенность/неопределенность, зависимость от других организаций, однородность/неоднородность, турбулентность.

Сложность внешней среды характеризуется двумя аспектами: количеством взаимодействующих организаций и гомогенностью/гетерогенностью входящих в нее элементов.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если брать во внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на неё давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идёт о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должен считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многообразные и разные технологии, претерпевшие более быстрое развитие, чем организация, чем организация, которой всё это не касается.

Аспекты, характеризующие динамичность окружающей среды - это скорость (темпы) изменений и устойчивость самого процесса изменения. Наиболее благоприятными для организации являются низкие темпы изменений в среде и высокая степень устойчивости процесса изменения. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Учитывая способность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или её подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом. Изменения, которые происходят на мировых товарных рынках и в мировом хозяйстве в целом, непосредственным образом сказывается на хозяйственной деятельности отдельных фирм, использующих различные средства, формы и методы приспособления к внешней среде. В каждой стране они многовариантны, что зависит от конкретных экономических условий, традиций, степени ориентации на внешний рынок и многих других факторов.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Поскольку бизнес все более становится глобальным, требуется больше и больше информации, но уверенность в ее точности снижается.

Параметр однородности/ неоднородности характеризуется степенью схожести или различия свойств окружающей среды. Однородная среда считается более благоприятной для организации поскольку она дает организации возможность разрабатывать стандартные ответные меры. Многие организации пытаются сделать среду более однородной путем ограничения типов производимый продуктов, обслуживаемых клиентов, своих рынков и т.д.

Организации социального обслуживания постоянно пытаются сделать свою внешнюю среду более однородной, отсылая "неподходящих" клиентов, во избежание выполнения работы других организаций социального обслуживания.

В итоге это приводит к тому, что таких "неподходящих" клиентов перенаправляют все организации и никто не берется их обслуживать.

Турбулентность - параметр, крайне схожий с нестабильностью. Он подразумевает наличие большого количества причинных взаимодействий (жестких стыковок) среди элементов внешней среды. Также для турбулентной среды характерен большой процент взаимосвязей общественных организаций с внешней средой. Еще одна характерная черта турбулентной среды - ситуация, когда экономический сдвиг имеет политические и технологические последствия. Иными словами, турбулентность внешней среды - это настолько сильное взаимодействие ее элементов, что при малейшем изменении одного элемента изменяются и другие.

Помимо этих параметров Говард Олдрич также выделяет понятия емкости окружающей среды, концентрации/рассеяния, согласия/разногласия на поле деятельности.

Проблема интеграции внутри организации

П.Лоуренс и Дж.Лорш в своих работах сравнивали внешнюю среду с кладовой ресурсов. А люди в свою очередь объединяются в организации, чтобы получить доступ к этим ресурсам.

Также Лоуренс и Лорш выявили, что внешняя среда влияет на структуру организации, а именно, чем сложнее среда, тем сложнее и структура.

Боле того, организация адаптируется к внешней среде не целиком, ведь для разных отделов и сегментов организации внешняя среда своя. Такая дифференцированная адаптация создает проблему интеграции, обусловленную тем фактом, что каждое отделение, приспосабливаясь к своей внешней среде, становится отдельной организацией. Так, например, у отдела производства внешняя среда стабильна, в то время как внешняя среда отдела разработок склонна к нестабильности, а внешняя среда отдела продаж отличается своей динамичностью.

Влияние динамики внешней среды

В механической структуре высокая степень формализации, стандартизации и специализации предъявляет свои требования к персоналу, а именно требуют узкой специализации кадров, глубокое образование и высокую исполнительность.

В органической структуре низкая степень формализации, стандартизации и специализации сочетаются с широким образованием, высококвалифицированными специалистами и инициативностью (креативностью).

Заключение

Анализ внешней среды – это очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий внимательного отслеживания в среде процессов, оценки факторов и установление связей между факторами и теми сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде.

Все факторы внешней среды находятся в состоянии сильного взаимовлияния. Изменение одного из факторов обязательно приводит к тому, что происходит изменение других факторов. Поэтому их изучение и анализ должны вестись не по отдельности, а системно с отслеживанием не только собственно изменения одного фактора, но и с условием того, как они изменения скажутся на других факторах. Также степень воздействия отдельных факторов на различные организации различна. В частности, степень влияния проявляется по-разному в зависимости от размера организации и отраслей принадлежности. Кроме этого, организация должна выявить те внешние факторы, которые являются потенциальными угрозами для организации. Также необходимо иметь список тех внешних факторов, изменения в которых могут открыть дополнительные возможности для организации. Для того чтобы организация могла результативно изучать состояние факторов, должна быть создана специальная система отслеживания внешней среды. Данная система должна осуществлять как проведение специальных наблюдений, связанных с какими – то особыми событиями, так и проведение регулярных наблюдений за состоянием важных для организации внешних факторов. Очевидно, что, не зная среды, организация не сможет существовать. Организация должна среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям.