Внутренние акты предприятия, регулирующие учет и движение материально-производственных запасов

Учет и движение материально-производственных запасов обеспечивает постоянный и непрерывный производственный процесс, и, как следствие, является одним из наиболее важных направлений бухгалтерской работы. В связи с этим, предусмотрен ряд нормативно – правовых актов, которые подразделяются на четыре уровня: законодательный; методический; нормативный; внутренние акты предприятия. На рисунке 1 представлены внутренние акты предприятия, регулирующие учет и движение материальнопроизводственных запасов [1].

Внутренние акты предприятия

Рисунок 1 – Внутренние акты предприятия, регулирующие учет и движение материально-производственных запасов

Одним из основных положений регулирующих учет и движение материально-производственных запасов является учетная политика организации. Это базовый документ, который разрабатывается для каждой организации с учетом специфики деятельности, но в соответствии с теми требованиями, которые установлены Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным Минфином России в приказе от 06.10.2008 г. № 106н.

Учетная политика при учете материально-производственных запасов отражает следующую информацию:

• -    порядок учета при приобретении (заготовлении) материальнопроизводственных запасов;

• -    методы оценки видов материально-производственных запасов при их списании [2].

Помимо перечисленных данных в учетной политике прописываются применяемые именно этой организацией методы учета материальнопроизводственных запасов, торговой наценки, транспортно-заготовительных расходов и связанные с ними нюансы налогообложения.

На основании принятой учетной политики разрабатываются рабочий план счетов и инструкция по проведению инвентаризации.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка), на которых планируется отражать факт финансово-хозяйственной деятельности [3].

В части материальных запасов в рабочем плане предусматривается ведение счетов, на которых будет отражаться поступление, аккумулирование и выбытие материальных запасов организации. Как правило, это счета «10» Материалы, «41» Товары, «45» Товары отгруженные, «43» Готовая продукция. В зависимости от вида деятельности и масштаба организации, в рабочем плане счетов могут быть предусмотрены счета «15» Заготовление и приобретение материальных ценностей, «16» Отклонения в стоимости материальных ценностей. Кроме того, возможно открытие субсчетов, на которых будет вестись более конкретное и структурированное отражение материально производственных запасов. Например, это могут быть такие субсчета как «10.2» Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, «10.7» Материалы, переданные в переработку на сторону, «10.10» Специальная одежда на складе и пр.

Показателем контроля и надлежащего управления материальнопроизводственными запасами является инвентаризация, которая предполагает оформление соответствующих внутренних актов. На предприятиях, содержащих складские помещения, особенно актуальным является практика утверждения специальной инструкции по проведению инвентаризаций, где устанавливаются: количество инвентаризаций в отчетном году, период и сроки их проведения, перечень имущества, подлежащего проверке [4].

Перед началом инвентаризационной проверки обязательно издается такой внутренний документ как приказ о проведении инвентаризации. В данном приказе содержится следующая информация: состав и полномочия инвентаризационной комиссии; дата проведения; подразделение, где будет осуществляться проверка; причина и цель инвентаризации. Результаты проверки реальных количественных и стоимостных остатков материальнопроизводственных запасов оформляются в виде инвентаризационной описи (акта), с которым все члены комиссии должны ознакомиться под подпись.

Законодательством установлен перечень профессий (должностей), которые предполагают работу с вверенным имуществом (материальнопроизводственными запасами), и как следствие, несут материальную ответственность. К таковым относятся руководители складов, камер хранения, кладовщики, руководители в сфере торговли, начальники производства и др. Как правило, вопрос о материальной ответственности прописывается в трудовом договоре, и в отдельном соглашении о материальной ответственности. Однако, как показывает судебная практика, существует необходимость предусматривать условия о материальной ответственности и в должностных инструкциях, так как их отсутствие может негативно отразиться на трудовых отношениях в части принятия юридическим лицом некорректных решений.

Так, в части управления запасами, должностные инструкции являются сводом обязанностей для специалистов ответственных за контроль, приобретение, хранение, расходование и отражение движения материально производственных запасов на балансе предприятия. Когда материальноответственные лица осведомлены и придерживаются установленных должностных инструкций, производственные процессы проходят эффективно, а фактическое наличие совпадает с данными бухгалтерского учета.

К внутренним актам предприятия также относятся приказы и распоряжения о движении материальных ценностей. Далее рассмотрим назначение и содержание некоторых из них.

Приказ о передаче запасов от одного материально ответственного лица другому - издается в случаях увольнения, перехода на другую должность, ненадлежащего обращения с вверенным имуществом материально ответственного лица. Документ содержит сведения о материальных ценностях, дату передачи обязательств, о лицах от кого и к кому переходит материальная ответственность, сведения о сотруднике, который должен будет следить за выполнением данного приказа.

Приказ о внутреннем перемещении материально-производственных запасов принимается в случае перераспределения запасов между складами или подразделениями предприятия. В документе содержится информация о том, какие именно запасы необходимо переместить, их количество, дата перемещения, и сведения о лицах, ответственных за этот процесс.

Приказ о списании материально-производственных запасов формируется в случае, когда они более не способны приносить экономические выгоды предприятию. В этом распорядительном документе указываются: причина списания, перечень подлежащих списанию материальных ценностей, сроки проведения процедуры, ответственные лица. Основанием приказа является заключение комиссии по списанию запасов.

Распоряжение о контроле за движением материальных ценностей составляется в целях упорядочения использования материалов на объектах выполнения работ. В бланке распоряжения должны поставить подпись все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Все издаваемые внутри организации приказы и распоряжения идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции).

Таким образом, для регулирования учета и движения материальнопроизводственных запасов существует множество нормативно-правовой документации. Однако для каждого отдельно взятого предприятия руководством предусматриваются свои внутренние акты, которые учитывают специфику и масштабы деятельности, при этом, не содержат противоречий основным положениям ведения бухгалтерского учета.