Внутренний контроль использования материально-производственных запасов: значение, этапы, процедуры контроля

Материально-производственные запасы, являлись всегда основной, неотъемлемой частью деятельности компаний и составляют львиную долю от всех расходов, которые несут в результате деятельности бизнес-структуры.

Одним из факторов, увеличение рентабельности деятельности предприятия, является оборачиваемость оборотных средств, продолжительности времени одного оборота и как известно материальнопроизводственные запасы это один из видов оборотных средств экономического субъекта.

Эффективное использование материально-производственных запасов, особенно актуально в нынешних условиях ведения бизнеса, когда кризисные явления не прекращаются, и усиливается накал конкурентной борьбы за рынок сбыта между экономическими субъектами.

Именно поэтому учёт материально -производственных запасов очень важен, так как они непосредственно влияют на всю деятельность организации в целом. Таким образом, именно внутренний контроль (аудит) играет очень серьезную роль в правильном отражении операций с материально - производственными запасами и особенно это касается малых предприятий, которые являются важным сегментом экономики [1].

Для этих целей следует использовать алгоритм формирования системы внутреннего контроля, представленного на рисунке 1.

Рис. 1. Алгоритм формирования системы внутреннего контроля в организации

Первым и важным шагом, является назначение исполнительного органа по осуществлению внутреннего контроля в организации, деятельность которого должна быть направлена на эффективность функционирования системы внутреннего контроля предприятия.

На предприятии необходимо разработать и утвердить положение о системе внутреннего контроля, где будут сформулированы цели и задачи созданной структуры контроля. Что касается прав и обязанностей лиц, ответственных за осуществление контрольных функций, то они должны быть указаны в должностных инструкциях, с которыми работников службы внутреннего контроля необходимо ознакомить под роспись.

Затем, необходимо определить виды или способы контроля - это может быть, как документальный, так и физический способы контроля.

Что касается физического способа контроля, тут важно обеспечение охраны и предотвращение возможности хищения материально-производственных запасов, ограничение доступа к ним и проведение инвентаризации в установленные сроки.

Следующий вид контроля – это использование документов или записей в компьютерных программ, при этом необходим контроль за полнотой внесения данных информации по всем хозяйственным операциям с использованием процедур внутреннего контроля.

Необходимо применять следующие процедуры внутреннего контроля учета материально-производственных запасов:

• 1)    Проверка наличия и правильности оформления первичной документации.

• 2)    Проверка правильности и своевременности, отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. 3) Оценить процесс документооборота и документального оформления наличия и движения МПЗ.

• 4)    Проверка и сопоставление фактов оплаты и поступления МПЗ, а также правомерности списания МПЗ.

• 5)    Проверка правильности применения норм списания МПЗ.

• 6)    контроль своевременности проведения инвентаризации МПЗ их охрану и ограничения доступа к ним.

Далее, необходимо собрать всю информацию в ходе процесса внутреннего контроля и грамотно провести ее анализ, поэтому важным этапом, является составление рабочих документов внутреннего контроля отчета внутреннего контролера, форма и порядок составления, которых, должны быть определены положением о внутреннем контроле организации.

Необходимо сформировать следующие формы документов внутреннего контроля:

• –    форма внутреннего документа для проверки наличия и правильного оформления первичных документов;

• –    форма внутреннего документа для проверки сохранности и движения материально-производственных запасов в организации;

• –    форма внутреннего документа для проверки полноты отражения в учете операций с материально-производственными запасами;

  – отчет внутреннего контролера по итогу проведения проверки.

Разработанные направления внутреннего контроля необходимы для проверки эффективности использования материально-производственных запасов.

Проводить и вносить необходимые коррективы в структуру и систему внутреннего контроля может помочь служба внутреннего аудита. Сегодня все более востребованы услуги внутренних аудиторов. Они не только помогают проводить контрольные мероприятия, но и проводят консультирование руководства по важным вопросам. Ценность работы внутренних аудиторов в том, что свою деятельность они осуществляют на принципах независимости, профессионализма, компетентности, объективности, конфиденциальности и др., которые разработаны международным Институтом внутренних аудиторов [2]. Так же наличие службы внутреннего аудита и системы внутреннего контроля позволит повысить эффективность управления предприятием. Более того, их работа внутри предприятия будет повышать степень доверия со стороны государства и инве- сторов, в том числе будет являться существенным положительным обстоятельством при оценке эффективности управления предприятием на этапе отбора участ- ников государственно-частного партнерства [3].

Кроме того, результаты работы службы внутреннего контроля, дают возможность своевременно обнаружить производственные процессы, которые в определенный момент не управляемы, что позволит ре- шить проблему их негативного воздействия на ключевые показатели деятельности предприятия [4].

Нельзя забывать о том, что проведение детального анализа позволяет произвести расчет специальных показателей, позволяющих оценить кредитоспособность и платежеспособность предприятия, спрогнозировать вероятность наступления банкротства, позволяет выработать определенную финансовую стратегию [5].