Внутренний контроль использования материально - производственных запасов: организация, проведение и его значение в обеспечении финансовой устойчивости компаний в современных условиях

Материально-производственные запасы, являются основной и неотъемлемой частью деятельности организации и чаще всего составляют большую часть всех расходов, которые несут предприятия в результате своей деятельности.

Так как материально-производственные запасы являются одним из видов оборотных средств организации, то одним из факторов, увеличение рентабельности предприятия, является оборачиваемость оборотных средств, а также продолжительность времени одного оборота. В условиях экономической деятельности субъекта эффективное использование материально-производственных запасов особенно актуально в нынешнее время, так как переломные моменты в экономике непрерывны, а конкурентная борьба на рынке сбыта напряженная. Исходя из этого учёт материально-производственных запасов очень важен, так как они непосредственно влияют на всю деятельность организации в целом.

Система внутреннего контроля является важным фактором в части принятия наиболее грамотных управленческих решений. Организация внутреннего контроля представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимозависимых мер и методов, осуществляемых службой внутреннего контроля для достижения поставленных задач и целей, поставленных руководством компании эффективного использования материальнопроизводственных запасов.

Целями внутреннего контроля эффективного использования материальнопроизводственных запасов, являются:

• -    обеспечение финансовой устойчивости компании;

• -    повышение конкурентоспособности компании;

• -    снижение затрат на приобретение и хранение запасов;

• -    предотвращение порчи и хищения запасов;

• -    контроль использования материальнопроизводственных запасов, в соответствии с технологическим процессом.

Основным резервом повышения эффективности использования запасов является сокращение или нормирование статей затрат при списании материальных ресурсов, что позволит сократить издержки и повысить значительно, финансовую устойчивость и усилить позиции компаний в конкурентной борьбе в современных условиях.

Таким образом, организация служб внутреннего контроля организации призвана использовать систему мероприятий для контроля деятельности различных подразделений компании, а также во избежание непредвиденных и преднамеренных ошибок и искажений. На основе сбора и обработки данных, полученных в ходе выполнения внутреннего контроля[1].

Для таких случаев необходимо использовать алгоритм формирования системы внутреннего контроля, который состоит из следующих последовательных пунктов, представленных на рисунке 1.

Рисунок. Алгоритм формирования системы внутреннего контроля

• 1.    Определение исполнительного органа.

• 2.    Формирование целей и задач.

• 3.    Определение видов внутреннего контроля.

Одним из первых и важным шагом, является назначение исполнительного органа по осуществлению внутреннего контроля в организации, деятельность которого должна быть направлена на эффективность функционирования системы внутреннего контроля предприятия.

На предприятии необходимо разработать и утвердить положение о системе внутреннего контроля, где будут сформулированы цели и задачи созданной структуры контроля. Так же необходимо утвердить перечень прав и обязанностей лиц, ответственных за осуществление контрольных функций, которые должны быть указаны в должностных инструкциях, с которыми в последующем необходимо ознакомить под роспись работников службы внутреннего контроля.

Необходимо определить виды или способы контроля - документальные и физические.

При физическом способе контроля, необходимо обеспечить охрану и предотвращение хищения материальнопроизводственных запасов, а также ограничить доступа к ним и проводить инвентаризацию в установленные сроки. Документальный способ контроля предполагает использование документов или записей в компьютерных программах. При этом способе необходимо контролировать полноту внесения данных по всем хозяйственным операциям с использованием процедур внутреннего контроля.

В данном случае необходимо применять следующие процедуры внутреннего контроля учета материальнопроизводственных запасов:

• -    проверить наличие и правильность оформления первичной учетной документации;

• -    проверить правильность и своевременность, отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете;

• -    оценить процесс документооборота и документального оформления наличия и движения материально-производственных запасов;

• -    проверить и сопоставить факты оплаты и поступления материальнопроизводственных запасов, а также правомерности их списания;

• -    проверить правильность применения норм списания материальнопроизводственных запасов;

• -    контроль своевременности проведения инвентаризации материальнопроизводственных запасов, их охрану и ограничения доступа к ним.

• 4    Разработка документов и отчетов внутреннего контролера.

В ходе внутреннего контроля необходимо собрать информацию и грамотно провести ее анализ, поэтому важным этапом, является составление рабочих документов внутреннего контроля, форма и порядок составления, которых, должны быть определены положением о внутреннем контроле организации.

Необходимо сформировать следующие формы документов внутреннего контроля:

• -    внутренний документ для проверки наличия и правильного оформления первичных документов;

• -    внутренний документ для проверки сохранности и движения материальнопроизводственных запасов в организации;

• -    внутренний документ для проверки полноты отражения в учете операций с материально-производственными запасами;

• -    отчет внутреннего контролера по итогу проведения проверки.

Данные направления внутреннего контроля необходимы для проверки эффективности использования материальнопроизводственных запасов. Проводить и вносить необходимые коррективы в структуру и систему внутреннего контроля может помочь служба внутреннего аудита. На сегодняшний день услуги внутренних аудиторов стали очень востребованы. Так как они не только помогают проводить контрольные мероприятия, но и проводят консультирование руководства по важным вопросам [2].

Работа внутренних аудиторов ценна тем, что свою деятельность они осуществляют по принципу независимости, профессионализма, компетентности, объективности, конфиденциальности и так далее. Все это разработано международным Институтом внутренних аудиторов. Наличие системы внутреннего контроля и службы внутреннего позволяет повышать эффективность управления предприятием.

Системное планирование работы внутренних аудиторов в рамках проведения мероприятий внутреннего контроля движения и использованиия материальнопроизводственных запасов позволит своевременно обнаружить точки риска, выявить участки со слабым контролем в производственном процессе, что поможет решить проблему негативного воздействия таких факторов на ключевые показатели деятельности предприятия [3].

В современных условиях, не прекращающихся кризисных явлений, деятельность организаций, подвергается колоссальным рискам, под воздействием, негативных факторов внешней среды.

В этой не простой ситуации, очень важно уметь своевременно определить максимально допустимый уровень существенности отрицательного влияния, и угрожающих факторов кризисных проявлений анализируя различные показатели[4].

При этом должны учитываться основные компоненты управления: внутренняя среда; постановка целей, определение событий; оценка рисков; реагирование на риск; средства контроля и пр.[5].

Надо отметить, что эффективная, грамотно организованная система внутреннего контроля, позволит своевременно предотвратить влияние факторов внешней и внутренней среды, которые могут не лучшим образом сказаться на финансовой устойчивости экономических субъектов.