Внутренний контроль: понятия, цели, методы

Для начала хотелось бы дать определение внутреннему контролю. Внутренний контроль — это система мер, предпринятых руководством организации, которые осуществляются для того, чтобы все работники предприятия как можно более эффективно выполняли свои обязанности при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций, их экономическую целесообразность, обоснованность для предприятия.

Чем же отличается внутренний контроль от других видов контроля? Система внутреннего контроля организуется руководством самого предприятия. Это первое и основное отличи. Например, независимый аудит проводится независимым аудитором, приглашаемым из специализированных организаций. В данной ситуации формы, и виды контрольных действий, которые будет предпринимать аудитор, разрабатываются и принимаются самим аудитором. С ревизией похожая ситуация: она проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, методы проверки также определяются этим ведомством.

Существует три основных цели организации внутреннего контроля:

• -    упорядоченная и эффективная деятельность предприятия;

• -    обеспечение соблюдения политики предприятия каждым его работником;

• -    обеспечение сохранности имущества предприятия и надзора за ним..

Для того, чтоб достичь эти цели необходима слаженная работа двух важных составляющих предприятия: системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля. Система бухгалтерского учета, можно сказать, лежит в основе контроля, так как система двойной записи, применяемая в учете, в том числе в автоматизированных его версиях, обеспечивает контроль над каждой хозяйственной операцией на предприятии путем постоянной регистрации этих операций.

Однако, для того, чтоб прийти к целям внутреннего контроля необходимо обеспечить решение отдельных задач. . В первую очередь на руководство организации возлагается задача обеспечить такую систему внутреннего контроля, которая была бы достаточна для того, чтобы:

• -    в бухгалтерскую отчетность были включены только необходимые для ее составления данные без лишней информации. При этом, эти данные должны

быть достоверны, оценены, зарегистрированы и классифицированы. Это обеспечит порядок в отчетности;

• -    информация в бухгалтерской отечности давала верное представление о предприятии целиком;

• -    компьютерные программы, используемые для составления отчетности не могли бы быть сфальсифицированы;

• -    все средства предприятия были под контролем и исключалась бы возможность их незаконного присвоения или неэффективного использования;

• -    все отклонения от планов анализировались бы и были обоснованы;

• -    внутренняя отчетность оперативно бы передавалась руководству предприятия для принятия управленческих решений при ее оптимальном использовании.

Из всех перечисленных выше задач, можно сделать вывод, что система внутреннего контроля имеет неразрывную связь с бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетами..

Именно поэтом целесообразно различать две системы контроля:

• -    систему внутреннего финансового контроля;

• -    систему внутреннего управленческого контроля.

Содержание поставленных задач, дает понять, что создание системы внутреннего контроля- достаточно сложный и трудо- и времяёмкий процесс. Система внутреннего контроля сложная система, частями которой являются абсолютно все стороны жизни предприятия. Или, говоря образно, система внутреннего контроля — это своеобразная организация внутри организации.

Однако, степень сложности, величина системы внутреннего контроля должна соответствовать в первую очередь величине самого предприятия.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации.

Одной из самых важных функций внутреннего контроля – это надзор за работой сотрудников предприятия, соблюдением их должностных обязанностей,

Внутренний контроль включает в себя множество методов. Например, такие, как:

• -    бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, калькуляция, инвентаризация и документация и т.д.);

• -    бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек, принятие обоснованных решений на основе бухгалтерского учета);

• -    ревизия, контроль, аудит (контроль за правильностью учета отдельных хозяйственных операция, сверка документов, инвентаризация, опрос персонала и т.д.).

Все эти методы объединяются в единую систему используются для управления предприятием.

В современных условиях в жизнь предприятий постепенно входит новое понятие, называемое “эккаунтингом” ( от лат. Аccоunting). В основе этого понятия лежит бухгалтерский учет, создающий информационную базу, необходимую, чтобы управлять предприятием. Профессиональная деятельность, связанная с формированием этой информационной базы, и называется эккаунтингом.

Это понятие объединяет в себе плановую работу, работу по составлению отчетности, контрольную и аналитическую работу

Любая хозяйственная деятельность, ведущаяся предприятием, предполагает собой регистрацию посредством бухгалтерского учета. Как мы знаем, бухгалтерский учет включает в себя сбор данных, их регистрации и обработки. На современном этапе развития учета это осуществляется, как правило, автоматизированным способом. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу. Одна из самых распространенных программ, использующихся для ведения бухгалтерского автоматизированного учета, это “1С-Бухгалтерия.8.0 ”.

Любая система бухгалтерского чета должна быть эффективной. Эта эффективность обеспечивается посредством:

• -    сплошным отражением в учете всех фактов хозяйственной деятельности предприятия;

• -    однозначной идентификацией хозяйственных операций и фактов деятельности предприятия в документах для того, чтоб не появилось расхождения в их толковании;

• -    правильностью оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении (на российских предприятиях- в рублях)

• -    четким временным разграничением, то есть факты хозяйственной деятельности должны регистрироваться и относиться к тем периодам времени, в котором они имели место;

• -    своевременным, оперативным и, конечно же, правильным формированием, как внутренней, так и внешней отчетности.

Как правило, в системе бухгалтерского учета предприятия используется два основных типа данных:

• -    нормативно-справочная информация (НСИ);

• -    данные по хозяйственным операциям.

Все хозяйственные операции данные по ним носят индивидуальный характер. Например, количество часов, отработанных сотрудником в определенную неделю используются для того, чтоб рассчитать его заработную плату. Ошибки в НСИ имеют более серьезные последствия по сравнению с ошибками в данных по хозяйственным операциям, так как они влияют на данные гораздо раньше, чем исправляются. В особенности этому подвержены автоматизированные системы учета- в них, как правило, НСИ формируется в самом начале работы.

Формально, бухгалтерский учет обособлен от контрольных процедур. Но, как показывает практика, такого разделения нет, так как бухгалтерский учет используется для достижения целей контроля, а контрольные процедуры, регистрируются бухгалтерским учетом Именно поэтому состав и содержание контрольных процедур зависит от элементов системы бухгалтерского учета, например средств обработки, объема хозяйственных операций, уровня совершенства и т.п. Любая система бухгалтерского учета – от самой простой ручной и до высокотехнологичной компьютерной, направлены на достижение целей контроля.

Так, например, ручная система бухгалтерского учета, которая используется для обработки счетов-фактур на реализацию продукции, может способствовать достижению цели, заключающейся в контроле за процессом реализации в случае, если:

• -    на все счета-фактуры и документы, связанные с отгрузкой, были проставлены номера;

• -    все отсутствующие или неподходящие документы были скорректированы и вложены в нужные пакеты документов;

• -    служба контроля произвела проверку и одобрила указанные процедуры.

Компьютерные технологии значительно упрощают жизнь, примером чего служит та же ситуация, однако с другим порядком действий:

• -    проверяется совместимость заказов с файлом заказа и файлом реализации;

компьютером выдается отчет;

• -    файлы с данными защищаются специализированными программами;

• -    контроль над операцией персоналом, имеющим соответствующие полномочия

Как уже стало ясно, система бухгалтерского учета является предметом, для которого для самого необходим строгий внутренний контроль. Но, так как, бухгалтерский учет является неотъемлемой частью всех областей жизни предприятия, то нет смысла делать из нее отдельную схему.

Никакая система не обходится без методов и процедур. Система внутреннего контроля исключением не является. Их масштабы зависят от размера предприятия, как говорилось ранее. Например, предпринимателю, работающему в одиночку, без образования юридического лица, нет смысла обманывать себя, а значит и особые методы контроля ему ни к чему. Однако, это не касается большого предприятия, где, как правило, работает большое количество наемных работников. В этом случае необходимо в запасе иметь множество самых разных методов и процедур контроля, которые бы побуждали действовать сотрудников предприятия в соответствии с политикой этого предприятия и с целями его руководителей. Несмотря на самые разные виды деятельности предприятий, существуют лишь пять типов методов контроля:

• -    разделение обязанностей;

• -    система независимых проверок;

• -    физические способы контроля и охраны;

• -    документальный контроль;

• -    система подтверждения полномочий.

Состав процедур контроля определяют особенности вида деятельности предприятия, объем и сложность, выполняемых им работ. Например, на крупном предприятии, которое обладает сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

• -    списки продавцов и потребителей;

• -    условия, на которых отгружают продукцию;

• -    процедуры проверки защищенности компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Достижение целей контроля на предприятии осуществляется путем внедрения разработанных процедур контроля на разных уровнях обработки данных и на разных уровнях организации.

Некоторые методы контроля применяются непосредственно к хозяйственным данным, сделанным по ним записям или созданным файлам. Такой метод контроля наиболее эффективен, если применяется регулярно, это способствует обнаружению и исключению ошибок в финансовых документах.

При отсутствии автоматизированной системы учета все процедуры контроля выполняются вручную При наличии компьютерной обработки данных или сокращенно КОД, процедуры контроля проводятся автоматизировано. Такой метод контроля получил название «программируемый». Одной из самых распространенных «программируемых» процедур контроля является сверка счетов-фактур по приобретению товарно-материальных ценностей с файлами записей по полученным товарам. Как правило, при наличии Код, все же сочетают программируемые процедуры контроля и ручную сверку. Напримересли нет соответствия из-за отсутствия информации по получению счетов-фактур или из-за расхождений данных, указанных в этом счете-фактуре и перечне, компьютер не производит печати платежного поручения Ручная сверка позволяет выявить загвоздку и привести документы в порядок.

Работник, выполняющий ручную сверку данных, в отличие от машины, снимает этот вопрос, обосновывая тем, что, например, товарноматериальные ценности не были получены, а значит отчет о их получении не мог быть составлен. Таким образом можно сделать вывод, что компьютерная проверка осуществляет проверку соответствия данных и выдачу информации, а выдача заключения на основе осуществления проверки- это ручные процедуры контроля. Другими словами, обе процедуры являются неотъемлемыми частями друг друга.

Итак, подводя итоги, можно сделать вывод, что предприятия занимаются разработкой и внедрением процедур контроля для того, чтоб иметь уверенность в законности, осуществляемыми ими действий, в том, что зарегистрированная по ним информация является полной и точной, в том, что все ошибки, которые могли быть допущены в ходе ведения дел и регистрации данных, обнаруживаются максимально быстро и максимально эффективно устраняются, в том, что зарегистрированные данными по финансовой жизни предприятия закреплена данными компьютера или бухгалтерскими книгами и в том, что доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Другими словами, система внутреннего контроля дает уверенность в том, что цели, заключающиеся в законности, точности и полноте операций предприятия достигнуты, файлы данных защищены и что система бухгалтерского учета по запросу дает надежную и достоверную финансовую информацию..

Слаженная работа системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля дает уверенность в том, что факты мошенничества на предприятии как можно больше приближены к минимуму. Правильный контроль сразу дает почву для принятия на работу хороших, чистых на руку сотрудников, а значит обеспечивает документооборот на предприятии, затрудняющий сокрытие мошшенических действий. Хорошо работающая система контроля закрывает открытый доступ к ценностям, лишает возможности безнаказанного их использования. Таким образом, три элемента цели контроля являются неотъемлемыми частями системы внутреннего контроля на любом предприятии.