Внутренний контроль учета товарных операций как инструмент повышения эффективности деятельности предприятия в условиях кризиса

В условиях не прекращающегося экономического кризиса, вопрос, способности экономических субъектов противостоять негативным факторам, отрицательно влияющим на их деятельность, по-прежнему, актуален и требует принятия соответствующих мер для его решения.

В этой сложной ситуации, возникает необходимость своевременного определения максимально допустимого уровня существенности отрицательного влияния, и угрожающих факторов кризисных проявлений анализируя различные показатели деятельности предприятия [1].

Так для предприятий торговли, товар -это основа их деятельности и одним из факторов, эффективности их функционирования, является, грамотно организованная система внутреннего контроля учета товарных операций.

Рассматривая сущностную основу внутреннего контроля учета товарных операций, следует отметить отсутствие четких определений в современной системе научных исследований. Существующие трактовки категории «внутренний контроль» носят обобщенный характер и отражают ее процессные аспекты.

Таким образом, современные авторы рассматривают «внутренний контроль» организации как:

• -    организованный процесс с целью получения информации;

• -    систему мер, направленную на эффективное выполнение работниками своих обязанностей;

• -    деятельность, проводимая в интересах субъекта;

• -    совокупность действий, проводимых по инициативе руководства организации и в интересах хозяйствующего субъекта;

• -    систему, обеспечивающую сохранность активов субъекта.

Каждое из определений содержит лишь отдельные аспекты и характеристики категории, отсутствует содержательность дефиниций, слабо раскрыта целевая основа осуществления внутреннего контроля.

Можно сказать, что внутренний контроль представляет собой инициируемую руководством организованную в непрерывном либо периодическом порядке силами штатного персонала, либо привлеченными специалистами систему мониторинга за деятельностью организации.

Особую роль в системе внутреннего контроля играет внутренний аудит, который позволяет выполнять наиболее кропотливую контрольную или аналитическую работу профессионалами - аудиторами. Значение внутреннего аудита подчеркнуто и в Информации МФ РФ № ПЗ-

11/2013, где внутренний аудитор (или служба внутреннего аудита) выделены в качестве непосредственного исполнителя при осуществлении внутреннего контроля [2].

Кроме распределения полномочий и объектов контроля, при организации системы внутреннего контроля необходимо тщательно планировать работу в рамках внутреннего контроля в соответствии с центрами ответственности, спецификой организации и основными видами деятельности, в т.ч. с учетом работы внутренних аудиторов [3].

Одним из направлений внутреннего контроля является контроль учета товарных операций, авторы Т.А. Растегаева, А.А. Бжассо рассматривают его как, «комплекс мероприятий, организованный менеджментом» [4].

Механизм влияния системы учета товарных операций на эффективность деятельности предприятия в условиях кризиса заключается:

• -    в необходимости точного отражения товарных остатков с целью контроля возможного хищения, выявления неликвидных позиций товаров, определения дефицита товарных позиций;

• -    в правильности отражения товарных операций с целью точного определения: поставщика, покупателя, себестоимости и ценообразования, что важно в системе контроля закупочных цен, поиска направ-

• лений снижения себестоимости закупок, а также контроля задолженностей.

При организации внутреннего контроля следует учитывать:

• -    вид деятельности: для организаций торговли внутренний контроль товарных операций должен осуществляться непрерывно, а процесс контроля должен быть автоматизирован;

• -    объемы деятельности хозяйствующего субъекта: крупные компании могут как создавать отдельные подразделения, которые будут осуществлять функцию внутреннего контроля, так и внедрять программные средства, которые будут осуществлять контроль над движением, остатками товаров; малый и средний бизнес не всегда имеет возможность создать структуру либо нанять специалиста -внутреннего аудитора, который будет осуществлять контроль над товарными операциями (рис. 1).

Контрольные мероприятия следует классифицировать следующим образом:

• -    мероприятия, направленные на профилактику нарушений;

• -    мероприятия, направленные на выявление нарушений.

В стандартном рассмотрении большинство контрольных мероприятий направлено на выявление нарушений в системе учета и формирование рекомендаций по системному устранению ошибок.

Рис. 1. Способы организации внутреннего контроля

В качестве профилактической основы обеспечения полноты и точности отражения товарных операций в учете могут быть использованы принципы системы менеджмента качества. Каждое структурное подразделение организации следует рассматривать в качестве поставщика либо заказчика. В системе организации учета товарных операций бухгалтер, отражающий операции в учете, является поставщиком, а структурные подразделения, осуществляющие данные операции - заказчиком. При этом подразделения, предостав- ляющие документы в бухгалтерию, являются поставщиком, а бухгалтер, отражающий их в программе - заказчиком (рис. 2).

Согласно представленной схеме, бухгалтерия как заказчик должна осуществлять контроль:

• -    правильности составления первичных документов;

• -    наличие полного состава документов;

• -    своевременность передачи первичных документов в бухгалтерию.

  

  Рис. 2. Схема организации профилактической системы внутреннего контроля товарных операций хозяйствующего субъекта

  
  

Подразделения, участвующие в товародвижении и управлении товарными запасами, должны осуществлять контроль над:

• -    правильностью отражения товарных операций в программе учета;

• -    своевременностью проведения товарных операций в программе учета;

• -    корректностью отражения товарных остатков в программе.

При наличии ошибок и нарушений контролирующее подразделение (работник) должно составлять соответствующий акт, копия которого должна направляться контролируемому подразделению, которое, в свою очередь, в течение установленного периода должно устранить недостатки и отчитаться перед контролирующим подразделением. Результаты отчетов должны учитываться при формировании системы мотивации в организации.

Такая профилактическая система может быть организована в компании любого масштаба и направления деятельности, она позволит существенно повысить качество учета товарных операций.

Надо отметить, что распределение и закрепление контрольных функций в ходе внутреннего контроля (аудита), учитывают все стадии аудита и предусматривают форму документирования распределения и выполнения функций контроля [5].

Таким образом, проблематика организации системы внутреннего контроля, учета товарных операций является актуальной в условиях кризиса, поскольку, ошибки и нарушения в учете могут еще более негативно отразиться на финансовой устойчивости хозяйствующего субъекта.

Так же, важно отметить, что необходимо грамотно определять виды и количество контрольных процедур в ходе внутреннего контроля, их периодичность, документальное обеспечение, форму, объем и содержание отчета о проделанной работе [6].