Внутренний контроль услуг наемного транспорта, осуществляющего пассажирские перевозки

Организации по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников до места работы и обратно. Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта [1]. Следует отметить, что организация может учесть расходы на доставку сотрудников в случае, если одновременно соблюдаются два условия:

• 1.    Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями производства:

  – удаленность организации от населенных пунктов или остановок общественного транспорта;

  – отсутствие регулярных маршрутов общественного транспорта либо их низкая пропускная способность и значительные интервалы в движении;

  – непрерывный или многосменный график работы организации.

• 2.    Доставка предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором [3].

В большинстве случаев строительным организациям, имеющим широкую географию осуществления работ, трудно обойтись без ежедневной доставки сотрудников на объект строительства [2]. Осуществляя перевозку сотрудников посредством наемного перевозчика, организация заказчик с целью снижения издержек должна организовать эффективный контроль передвижения транспорта, используя при этом минимальные ресурсы.

Отсутствие должного контроля со стороны заказчика услуг может, прежде всего, привести к таким негативным последствиям, как:

• –    проблемы с непрерывностью операционной деятельности (в случае несвоевременного предоставления услуг перевозчиком);

• – завышение расходов (путем приписок поставщиком услуг фиктивных перевозок);

  – налоговые последствия (доначисление налога на прибыль в случае признания налоговой инспекцией заявленных расходов нереальными).

Процесс «Перевозка сотрудников наемным транспортом» включает следующие этапы:

– формирование внутренней потребности (создание заявки, которая фиксирует потребность о необходимости обеспечить транспорт на определенное количество людей к определенной дате);

– выбор перевозчика (посредством запросов поставщику и сравнения коммерческих предложений, выбирается и утверждается поставщик услуг);

– заключение договора с перевозчиком;

– создание заявки (передача заявки поставщику услуг);

– контроль над исполнением заявки, проверка первичных документов (провер- ка объема и качества оказанной услуги, авторизация акта, сравнение данных заявки и документов, подтверждающих получение услуги);

– отражение кредиторской задолженности (отражение данных в бухгалтерском учете);

– оплата денежных средств поставщику услуг;

– претензионная работа.

Таким образом, можно прийти к выводу, что вышеописанный процесс является непрерывным и цикличным и начинается с формирования потребности в услугах перевозчика заканчиваясь погашением задолженности за оказанные услуги (рис.).

Рисунок. Описание процесса закупки услуг наемного транспорта

Основой для внутреннего контроля услуг, оказанных перевозчиком является заявка на перевозку сотрудников, которая должна содержать такую информацию, как:

– наименование поставщика;

– маршрут движения;

– дату оказания услуги по перевозке;

– список сотрудников;

– согласованная стоимость;

– условия оплаты.

В таблице 1 нами выделены основные риски, сопутствующие эксплуатации наемного транспорта, осуществляющего пассажирские перевозки, реализация которых, приводит, как правило, к увеличению переменных издержек и процедуры контроля, позволяющих их минимизировать.

Таблица 1. Ключевые риски и контроли основных этапов процесса «Перевозка сотруд- ников наемным транспортом»

Ключевые риски	Средства контроля
1. Риск неэффективной организации закупки услуг, неверное определение потребности в услугах	1.    Формирование годового (квартального, месячного) плана потребности в услугах перевозчика в соответствии с графиком работ. 2.    Исследование рынка с целью оценки возможностей поставщиков.
2. Риск инициирования оплаты услуг, для которых не предусмотрены средства в бюджете	1. Согласование заявки финансовым контролером.
3. Конфликт интересов при совмещении обязанностей по одобрению и приемке услуг	1.    Разграничение обязанностей (утверждение регламента по закупкам). 2.    Коллегиальное решение по выбору поставщика услуг.
4. Закупка услуг по завышенным ценам	1. Одобрение заявки специалистом службы экономической безопасности, осуществляющим мониторинг цен
5. Риск невозможности взыскать с перевозчика причиненного ущерба	1. Использование типовых форм договора, где предусмотрена ответственность контрагента.
6. Риск возникновения необоснованных расходов	1.    Подписание акта оказанных услуг должностным лицом с доверенностью. 2.    Отклонение документов в случае расхождений в заявке и первичных документах
7. Риск несвоевременной оплаты (штрафные санкции)	1. Контроль за соблюдением сроков отсрочки платежа по кредиторской задолженности

Во избежание возможных злоупотреб-   функций между разными сотрудниками, лений необходимо обеспечить разделение   участвующими в процессе (табл. 2).

Таблица 2. Разграничение обязанностей в процессе «Перевозка сотрудников наемным транспортом»

Вид операции	Одобрение	Распоряжение активами	Учет	Контроль
Одобрение расходов	Руководитель подразделения			Руководитель службы экономической безопасности
Выбор  контр агента		Инициатор		Утверждение комиссией
Заключение договора	Руководитель организации			Юридический отдел, финансовый контролер
Размещение заявки на оказание услуги			Инициатор создает заявку на перевозку	Финансовый контролер (резервирование средств в бюджете) Специалист службы экономической безопасности (мониторинг цен)
Получение услуг		Руководитель подразделения (подпись акта)		Руководитель службы экономической безопасности
Бух. учет расходов		Предоставление документов в бухгалтерию	Бухгалтер	Финансовый контролер
Перечисление денежных средств		Финансовоэкономический отдел		Отдел внутреннего контроля

Таким образом, предложенные контрольные мероприятия, позволят повысить достоверность информации, представленной в учете в отношении расходов на ус- луги по перевозке сотрудников наемным транспортом, а также обеспечит документальное подтверждение и экономическую обоснованность данной статьи расходов.