Возможности создания и использования медиа-архива в научной деятельности на примере школы устойчивого развития

Медиа-архив – решение для автоматизации и оптимизации основных задач управления мультимедийной информацией (видео-, аудио-, фото-, текстовые файлы, файлы презентаций, треки лекций и т.п.) [3, 4, 6]. Медеархивы разрабатываются, например, на платформе Microsoft SharePoint [5]:

• •    автозагрузка атрибутов добавляемого контента;

• •    рабочие процессы утверждения публикации контента,

• •    встроенный проигрыватель для видео-контента разных форматов,

• •    поиск контента по типу, атрибутам, авторам и пр.;

• •    создание треков из ряда видеофайлов;

• •    пакетная загрузка фото-папок с атрибутами,

• •    возможность хранения файлов на внешней СХД;

• •    предоставление пользователям и Интернет-ресурсам организации авторизованного

доступа к медиа-контенту;

• •    предоставление общедоступного контента для неавторизованных пользователей;

• •    защита видео-контента от копирования и размещения на сайтах, не имеющих прав доступа.

Прежде, чем создать медиа архив для научно-педагогической деятельности, выстраивается ряд задач, а именно [4]:

• 1)    Дать характеристику основных процессов создания программного обеспечения для создания электронного архива;

• 2)    Проанализировать структуру программного обеспечения для создания электронного архива;

• 3)    Изучить функции, задачи программного обеспечения для создания электронного архива.

• 4)    Создать программное обеспечение для создания электронного архива ;

• 5)    Проанализировать на практике работу созданного электронного архива

• 6)    Разработка предложений по совершенствованию работы программного обеспечения для создания электронного архива

Обоснование необходимости и возможности разработки архива для научной школы устойчивого развития

Создание электронного архива - что же именно под этим подразумевается? Под организацией электронного архива документов в научной школе устойчивого развития, мы понимаем реализацию части функций комплексной системы электронной документации (СЭД), которые обеспечивают долгосрочное хранение документов [1]. Систематизация информации посредством электронного архива решает следующие задачи:

• •    способствует более быстрому нахождению нужного документа,

• •    отслеживанию новых материалов научной школы устойчивого развития,

• •    более эффективному обучению.

Электронный архив особенно важен в случае, когда нужно обеспечить централизованное или распределенное хранение документов или материалов, которые весь или часть своего жизненного цикла проходят в электронном виде (разрабатываются, обрабатываются, исполняются или хранятся)

Несомненно, организация электронного архива особенно важна так как, регулярно появляются тысячи различных бумаг с материалами, ведь это не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени, поиска нужного материала. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT -инфраструктуры современного мира. Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для подачи знаний в массы. Электронный архив станет залогом того, что все материалы находятся в нужном порядке.

Электронный архив должен иметь возможность хранить как документы, порождаемые в рамках структурированных процессов обработки, так и создаваемые сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах. В идеале, электронный архив должен стать единственным местом, где хранятся файлы электронных документов. Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предъявлять целый ряд сервисов - как для ознакомления, так и для обучения. Одна из ключевых возможностей СЭД - создание и организация электронного архива (программа позволяет отвечать всем заданным требованиям и условиям для его поддержки, об этом читайте далее).

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации. Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Традиционные архивы с многочисленными стеллажами и кипами бумаг постепенно уходят в прошлое. Сейчас архивное хранение документов организации или любых других материалов удобнее осуществлять в электронном виде. Для этого создано специализированное программное обеспечение информационные системы электронного архива.

Электронный архив представляет собой систему хранения документов с четкой структурной организацией. Существует несколько причин, по которым целесообразно перевести бумажные архивные документы организации в электронную форму:

• 1)    Размеры обычного архива ограничены размерами помещения, в котором он расположен, величина же электронного архива может быть сколь угодно большой.

• 2)    Для того чтобы найти документ на многочисленных стеллажах требуется не один час или даже день, а поиск информации в электронном архиве занимает несколько секунд, так как поисковый запрос обрабатывает компьютер.

• 3)    Если раньше архивное хранение документов было связано с риском их потери, уничтожения или повреждения, то современный электронный архив обеспечивает полную сохранность материалов на длительный период времени, так как данные находятся на центральном защищенном сервере, а пользователям доступны лишь электронные копии документов.

Для эффективной работы электронного архива он должен отвечать некоторым требованиям и предоставлять пользователям вполне определенные возможности. У архива должна быть предусмотрена система ввода новых (и старых, но уже оцифрованных документов и материалов), желательно различными способами, например, через электронную почту, сканер, ручной ввод и так далее. Пользователь должен иметь возможность просматривать документ или материал, и при необходимости (если это допустимо) редактировать его, с последующим сохранением его в архиве или без этого. Должна быть предусмотрена печать документов или отправка по электронной почте или внутри корпоративной сети. Наверное, самое главное требование к электронному архиву это возможность поиска документов или материалов, по различным критериям и параметрам, так называемая индексация документов.

Электронный архив должен предусматривать разграничивать пользователей по правам доступа к тем или иным документам. Аппаратная часть архива, где собственно хранятся файлы и документы, должна быть надежна и предусматривать резервное копирование данных через определенные промежутки времени. Это не позволит потерять документы в случае сбоя программной или аппаратной части. Журнал изменений каждого документа, материала или структуры и каталогов архива может быть так же полезен для управления документооборотом. Идеальный электронный архив должен взаимодействовать с другими уже существующими или же появившимися в последствие системами и базами данных, например, бухгалтерией, отделом логистики или продаж.

Рассматривая структуру электронного архива, стоит упомянуть и оборудование, необходимое для его функционирования [3]:

• •     Центральный сервер

• •     Рабочие места пользователей электронного архива (персональные компьютеры

или мобильные устройства)

• •     Сетевое оборудование для обмена траффиком между сервером и клиентским

местом.

• •     Надежная защита информации от несанкционированного доступа и

• уничтожения.

Работы по обеспечению сохранности электронных документов, материалов можно разделить на три вида:

• 1)    Обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами и материалами;

• 2)    Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

• 3)    Обеспечение условий для воспроизведения электронных документов, материалов общедоступном виде.

Один из аспектов обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Данное решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того что бы не подвергать себя опасности по утрате, компьютерных файлов, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Далее рассмотрим вопрос хранения и сопутствующего формирования архивных дел [1, 6]. Это происходит путем передачи документации из других информационных систем, а также оцифровки и ввода в систему архивной документации и материалов.

Возможности при создании электронных архивов:

• 1)    Управление документацией, материалов хранящейся как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

• 2)    Удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел;

• 3)    Учет выдачи оригиналов документов, материалов и дел;

• 4)    Предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде;

Также некоторые источники выделяют дополнительные возможности электронного архива [3, 4]:

• •    управление web-контентом;

• •    наличие систем сообщений, позволяющих пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

Следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Важно каждое мнение и необходим опыт всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

Унифицированный процесс как процесс разработки программного обеспечения представляет собой методологию, содержащую детальное описание работ по созданию и внедрению ПО (авторы Айвар Якобсон, Грэди Буч и Джеймс Рамбо). Эта методология отвечает «на вопросы когда, как, кто, что и с помощью чего реализуется проект», а именно содержит описание:

• •      технологических процессов (когда) – последовательности видов деятельности

(работ), дающих ощутимый результат. Технологический процесс в таком случае , как правило, представляется в виде диаграммы, отображающей состав работ и их последовательность на той или иной стадии разработки ПО [7];

• •     видов деятельности (как) – работ, осуществляемых исполнителями

• •     исполнителей (кто) – заинтересованных в реализации проекта отдельных лиц

или групп. Исполнитель охарактеризуется строго определенным поведением и обязанностями (ролью). Поведение выражается через виды деятельности, осуществляемые исполнителем, а обязанности – через результаты, получаемые в процессе выполнения работ. В процессе реализации проекта один и тот же человек может выступать в разных ролях.

• •    артефактов (что) – информации, создаваемой, изменяемой или используемой исполнителями в проекте. Другими словами, артефакт – это не только то, что создается в результате деятельности (технические артефакты – модели системы, исходные коды программ, готовый программный продукт, документация к нему и т. д.), но и то, что направляет эту деятельность (артефакты управления – календарный план, техническое задание, инструкции и т. д.);

• •    используемых утилит (с помощью чего) – программных продуктов, рекомендуемых при выполнении работ.

Каждый виток характеризуется приращением (инкрементом) функциональности системы и одинаковым набором технологических процессов и стадий. В рамках одной стадии также используется идея спиральной разработки. Перед началом выполнения каждой стадии планируется количество итераций, каждая из которых характеризуется некоторым приращением результатов. В рамках одной итерации выполняются основные процессы, начиная от формирования требований и заканчивая внедрением.

Необходимость создания электронного архива для деятельности научной школы устойчивого развития обуславливается не только ценностью накопленной информации, но и процессом информатизации общества. Тем более если основываться на основной формуле современности «наука – образование – производство», то можно сказать что время является тем самым ресурсом за обладание которым идет борьба, а если ко всему прочему вспомнить основную экономическую формулу, которая сейчас в частности пытается везде быть претворена в жизнь (деньги - товар- деньги ), то приходит осознание того что сфера науки не согласна стоять на месте и готова эволюционировать вместе с обществом ,а также внедрять в свое производство новые разработки

Продуктивность электронного архива для научной школы устойчивого развития, позволит внедрить новый механизм, который станет платформой для дальнейших изменений, основанных на совместимости, взаимосвязи, определенной иерархии связей, а также готовности к модификации в зависимости от ситуации. Весь этот процесс приводит к взаимовыгодным условиям, как для образовательных учреждений, так и предприятий-заказчиков в плане формирования продуктивных стратегических отношений для повышения продуктивности деятельности каждого сегмента в отдельности.

Задачи создания электронного архива в научной школе устойчивого развития

Основными задачами электронного архива являются:

Комплектование архива данными,

Учет обеспечение сохранности и безопасности документов;

• •     Создание научно-справочного аппарата к документам архива;

• •     Использование хранящихся в архиве документов;

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

• •     Ведет списки пользователей - источников комплектования архива;

• •     Принимает упорядоченные документы от преподавателей - источников

комплектования архива;

• •     Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

• •     Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к

документам архива;

• •     Организует информационное обслуживание, осуществляет использование

документов по запросам;

• •     Организует работу по составлению номенклатуры по предметам;

• •     Оказывает методическую и практическую помощь в работе с документами;

• •     Участвует в разработке нормативных и методических документов по

архивному делу и документационному обеспечению управления;

• •     Участвует  в  проведении мероприятий по повышению квалификации

работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Электронный архив научной школы устойчивого развития осуществляет прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Заключение

Таким образом, ведение архива в электронном виде позволяет обеспечить надежное и централизованное хранение электронных документов, отвечающее требованиям действующего законодательства в области архивного дела, а также безопасный и в то же время удобный доступ к данным (например, быстрый поиск по дате поступления документа, его номеру и т.д., возможность предварительного просмотра (в режиме онлайн).

• •     Благодаря электронному архиву вы можете найти нужную информацию в самые

короткие сроки. Электронный каталог имеет огромное количество преимуществ – возможность сохранять несколько копий электронной документации, удобный поиск по нескольким параметрам, возможность печати документов, создание копий в резервном режиме.

• •     Конечно же, документы в печатном виде должны быть в наличии, но

электронный вариант незаменим, он пригодится в любой ситуации. Все документы, имеющие электронный вид полностью соответствуют своим бумажным аналогам, и вы не встретите ни одного расхождения или разницы данных. Нужно обратить внимание на то, что в электронном виде все документы будут находиться в определенном структурированном порядке, который нельзя видоизменить. Ни один пользователь не сможет изменить электронный каталог. Вся информация является конфиденциальной и защищенной от постороннего вторжения.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленной информацией.