Выбор оптимального плана закупок

Закупки в государственных учреждениях осуществляется через электронный аукцион. Этапы электронного аукциона проходят в четырех этапах:  формирование лота и условия проведения аукциона, поиск аукциона, торги, заключение контракта. Время прохождения всех этапов электронного аукциона составляет месяц, не считая времени поставки продукции. Для оптимизации требуется еще один вид закупок – это поставщик –  подрядчик. Подрядчик  – это  организация,  которая обеспечивает  продукцию  в течение  недели,  являющаяся  главным исполнителем договора подряда.

Нужно создать единую систему, в котором будут проходить все электронные аукционы, и в котором будут главные подрядчики.

Разработка мнемосхемы существующего процесса

Информационное взаимодействие и его вид между объектами и субъектами представлены в таблице 1, а графическое изображение для каждого типа взаимодействия – в таблице 2. Мнемосхема существующего процесса представлена на рисунке 1.

Таблица 1

Информационное взаимодействие и его вид между объектами и субъектами

Взаимодействующие объекты и субъекты	Форма    информационного взаимодействия	Тип взаимодействия
Заказчик – Электронный аукцион	Заявка на закупку	электронный
Заказчик – Подрядчик	Заявка на закупку	бумажный
Электронный аукцион – Заказчик	Информация о поставщике	электронный
Заказчик – Поставщик	Запрос информации о дате поставки	бумажный
Подрядчик – Заказчик	Документы	бумажный
	Товар	материальный

Поставщик – Заказчик	Документы	бумажный
	Товар	материальный
Поставщик – Заказчик	Подписанные документы	бумажный
Подрядчик – Заказчик	Подписанные документы	бумажный

Таблица 2

Графическое изображение для каждого типа взаимодействия

Условное обозначение	Тип взаимодействия
	Бумажный
	Материальный
—"=zZ==——	Электронный

Подробное описание мнемосхемы:

Если заказчик выбирает процесс закупки через электронный аукцион, то сначала заказчик отправляет заявку на закупку в электронный аукцион. Далее оформляется заявка и происходит электронный аукцион. Через пару дней электронный аукцион отправляет информацию о поставщике заказчику. Далее заказчик отправляет запрос информации о дате поставки. Поставщик отправляет документы (договор, накладная, счет, гарантийный талон, информация о дате поставки) заказчику. После подписанные документы заказчик отправляет поставщику. Через какое-то время поставщик отправляет товар.

Если заказчик выбирает процесс закупки подрядчика, то сначала заказчик отправляет заявку на закупку подрядчику. Далее подрядчик отправляет документы заказчику. Заказчик подписывает все документы и отправляет подрядчику, а подрядчик отправляет заказчику товар.

Разработка мнемосхемы предлагаемого процесса

Информационное взаимодействие и его вид между объектами и субъектами представлены в таблице 3, а графическое изображение для каждого типа взаимодействия – в таблице 4. Мнемосхема предлагаемого процесса представлена на рисунке 2.

Таблица 1

Информационное взаимодействие и его вид между объектами и субъектами

Взаимодействующие объекты и субъекты	Форма    информационного взаимодействия	Тип взаимодействия
Заказчик – ИС	Заявка на закупку	электронный

Продолжение таблицы 1

Взаимодействующие объекты и субъекты	Форма    информационного взаимодействия	Тип взаимодействия
Заказчик – ИС	Информация о закупке	электронный
	Оформленные документы	электронный
Подрядчик – ИС	Информация о закупке	электронный
	Оформленные документы	электронный
Поставщик – ИС	Информация о закупке	электронный
	Оформленные документы	электронный
Поставщик – Заказчик	Товар	материальный
Подрядчик – Заказчик	Товар	материальный
ИС – Архив	Документы	бумажный

Таблица 2

Графическое изображение для каждого типа взаимодействия

Условное обозначение	Тип взаимодействия
	Бумажный
	Материальный
—=ZZ==——	Электронный

Архив

Товар

Поставщик

ИС

Рис.2. Мнемосхема предлагаемого процесса

о^

Заказчи к

Подрядч ик

Подробное описание мнемосхемы:

Заказчик отправляет в ИС заявку на закупку, при этом выбирая вид аукциона. Вид аукциона может быть электронный аукцион, либо подрядчик.

Если же заказчик выбрал электронный аукцион, то производятся все этапы аукциона в ИС. Далее заказчик с поставщиком заключают договора, оформляют все документы в ИС (что позволяет сэкономить время), а поставщик отправляет заказчику товар.

Если же заказчик выбрал подрядчика, то сразу же подрядчику отправляется информация о закупках. Далее заказчик с подрядчиком заключают договора, оформляются все документы в ИС, а подрядчик отправляет заказчику товар.

Все договора и информация о закупках из ИС каждую неделю печатаются и отправляются в архив.

Можно осуществлять поставку товара в ИС выбирая одновременно через электронный аукцион и через подрядчика, что позволит сэкономить время, качество товара и время доставки. А так же все бумажные документы будут оформляться и подписываться электронно, что позволит быстроте получения товара.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Оптимальным вариантом закупки в государственных учреждениях считается закупка в одной единой информационной системе, в котором будут все электронные аукционы и надежные подрядчики. Все договора будут оформляться, а так же вся информация о закупках будет храниться в информационной системе, что позволит оптимизацию процесса закупок.