Выбор программ автоматизации бухгалтерского учета

Информационные системы, характерные для автоматизации современной системы бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, характеризуются различными особенностями, среди которых специфика организации, функционального назначения, принципов построения, технической и методологической поддержки формирования их данных и др. Они обусловливаются работой с информацией, используемой для планирования, бюджетирования, учета, контроля, анализа, принятия решений по повышению эффективности работы субъекта хозяйствования.

Управление работой организации осуществляется с помощью создания автоматизированных рабочих мест специалистов экономических служб, взаимосвязанных друг с другом и решающих собственные задачи. Автоматизированные рабочие места бухгалтеров функционируют для выполнения следующего комплекса функций:

• 1)    автоматизированного решения задач бухгалтерского учета на всех стадиях формирования учетной и отчетной информации (первичного учета, аналитического и синтетического учета, составления бухгалтерской (финансовой) отчетности);

• 2)    генерирования оперативной информации для принятия текущих управленческих решений;

• 3)    получения данных финансового, управленческого, статистического видов учета на основе интерпретации учетной информации в соответствии с собственной методологической базой;

• 4)    организации контроля данных, генерируемых в процессе интеграции сведений финансового, управленческого, статистического видов учета.

Работа автоматизированного рабочего места специалиста бухгалтерской службы обусловлена, в том числе программными средствами обеспечения, которые широко представлены на рынке, являются разнородными и различаются индивидуальными параметрами. Поэтому потенциальные пользователи должны оценить их качественные характеристики, соответствие цене программного продукта, определить степень удовлетворения особенностям деятельности и запросам внутренних и внешних пользователей.

Рост скорости обновления программного обеспечения средств автоматизации бухгалтерского учета способствовало интенсивной работе их создателей с потенциальными пользователями. Для этого они постоянно обеспечивают пользователей обновленной или новой технической документацией, раскрывающей возможности разработанного программного обеспечения, инструкцию по эксплуатации и др. Кроме того, одним из направлений продвижения программного продукта, удобным для оператора, является представление его в действии, возможность ознакомления с ним потенциального пользователя в процессе работы, определение функциональных возможностей и удобства эксплуатации системы.

При выборе системы автоматизации бухгалтерского учета руководствуются их количественной оценкой. Ее следует начинать с определения:

• 1)    какие функции реализуются в каждом из представленных на рынке продуктов;

• 2)    какие функции, необходимые пользователю, отсутствуют в пакетах прикладных программ;

• 3)    какие из программных продуктов являются лучшими по полноте функций, необходимых для учетной системы организации, решения стратегических и тактических целей субъекта бизнеса.

Полнота функций оценивается в зависимости от их количества и содержания в методологическом разрезе:

• 1)    ведение синтетического учета в денежном выражении, охватывающего все счета действующего Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, соответствие алгоритмов формирования учетных данных инструкции к плану счетов, утвержденной Минфином РФ;

• 2)    построение аналитического учета в денежном и натуральном выражениях, соответствующего номенклатуре счетов синтетического учета действующего плана счетов;

• 3)    формирование оперативной информации о финансовом состоянии субъекта экономики; финансовых результатах работы по хозяйственным операциям, видам деятельности, а также в целом по организации; движении денежных средств от текущих, инвестиционных и финансовых операций;

• 4)    генерирование отчетных данных в разрезе показателей, включаемых в формы бухгалтерской (финансовой) отчетности: бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, отчет о целевом использовании полученных средств, пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Кроме того, полнота функций определяется исходя из организационных характеристик типовой программы автоматизации получения учетных и отчетных данных, включающих:

• а)    ведение бухгалтерского учета разных операций в одной программе;

• б)    простоту настройки программного обеспечения на особенности бухгалтерского учета отдельных объектов, не являющихся типичными;

• в)    низкую трудоемкость обновления нормативно-правового обеспечения профессиональной деятельности и др.

Наряду с количественной оценкой систем автоматизации бухгалтерского учета, их эффективность необходимо определять по следующим качественным признакам:

• 1)    эффективности сопровождения;

• 2)    качеству использованных программных средств;

• 3)    гибкости программного продукта;

• 4)    обеспечению его информационной поддержки.

Эффективность    сопровождения    программного    продукта обусловливается организацией со стороны разработчика его внедрения и использования в организации. Ее критериями могут быть уровень документации, прилагаемой к программному продукту; наличие демонстрационного материала, сопровождающего программный продукт; оказание бесплатных консультаций по применению продукта и реализации его функциональной полноты; виды платных услуг и их качественный уровень; возможность настройки программы, ее обновления и модернизации;    профессиональный    уровень    обслуживания    и консультационной поддержки.

Качество использованных программных средств характеризуется такими функциональными признаками как пригодность, защищенность, совместимость, надежность, простота эксплуатации (Рис. 1) .

Функциональные признаки, характеризующие качество программных средств автоматизации бухгалтерского учета

г

Пригодность

Совместимость

------------------------------------------------------------1

Простота эксплуатации

Защищенность                  Надежность

Рис. 1. Функциональные признаки, характеризующие качество средств автоматизации бухгалтерского учета

Пригодность как один из признаков качества программного обеспечения реализуется путем оценки полноты и точности формирования первичных учетных документов, регистров аналитического и синтетического учета, внутренней бухгалтерской отчетности заданного формата, внешней бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кроме того, обязательно учитывается их соответствие нормативным правовым документам, лежащим в основе производимых расчетов и отражения соответствующей учетной и отчетной информации.

Защищенность полученной посредством автоматизации бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности обеспечивается управлением и контролем доступа к ней, восстанавливаемостью полученных данных и перезапускаемостью программного обеспечения.

Совместимость программного продукта выражается в общности функций, выполняемых разными продуктами одного функционального ряда, соответствии данных, полученных в них, возможностям работы с ними при использовании других программных продуктов, дополняющих и расширяющих информационные возможности систем автоматизации разных областей хозяйственной деятельности в рамках одной организации.

Надежность программного обеспечения автоматического получения учетных и отчетных данных проявляется в низком уровне дефектов, выявленных при эксплуатации систем компьютерной обработки информации, возможностях автоматического сохранения полученных данных без использования дополнительных и съемных устройств.

Простота эксплуатации проявляется посредством удобного построения, доступа и использования интерфейсов, снабжения их пояснениями, подсказками, являющимися ясными, очевидными, доступными. Наряду с этим, она реализуется путем такой информационной поддержки пользователя, которая не позволяет останавливаться в освоении новых функциональных возможностей системы, углублять их, повышая эффективность работы в автоматической бухгалтерской системе и ее удобство.

Оценка гибкости программного продукта осуществляется изучением возможностей их доработки, исправления просчетов, выявленных в процессе эксплуатации автоматизированных учетных систем. Вместе с тем, при программировании должны быть учтены возможности развития организации и даже ее перепрофилирования, реорганизации. В связи с этим продукт следует оценивать с позиций возможностей его трансформации и модификации.

Оценка гибкости системы автоматизации учетной информации должна также опираться на:

• а)    анализ проекта модернизации типовой программы, куда могут быть включены расширение форм выходной информации, методов формирования учетных и отчетных данных, включая оценку объектов учета;

• б)    расширение функций бухгалтерского учета и использования его информации в других информационных системах организации;

• в)    переналадку маршрутов формирования учетной и отчетной информации;

• г)    применения международных учетных систем для составления финансовой отчетности и др.

Обеспечение информационной поддержки систем автоматизации бухгалтерского учета включает детальное и доступное описание содержания программы, входной и выходной информации, оперативность внесения изменений в программный продукт по мере развития законодательной базы учетной деятельности, использования всех средств информационной поддержки программного обеспечения, включая Internet, консультирование разработчиками специалистов бухгалтерских служб на рабочих местах, организацию региональных консультаций и информационного обеспечения в офисах разработчика и др.

После того, как программные продукты будут проанализированы в зависимости от их количественных и качественных характеристик, необходимо изучить их с позиций соответствия свойств программных продуктов и полноты выполняемых функций ценовому фактору. Изучение этих соотношений позволит сделать наиболее оптимальный выбор на рынке программных средств автоматизации бухгалтерского учета.

Несмотря на достижения в области автоматизации бухгалтерского учета, важными направлениями их дальнейшего развития являются следующие:

• 1)    интеграция бухгалтерского и налогового учета с целью удовлетворения информационных интересов внешних и внутренних пользователей;

• 2)    разработка программного обеспечения с более широкими возможностями формирования информации финансового и управленческого учета для удовлетворения информационных интересов каждого конкретного пользователя;

• 3)    совершенствование программного обеспечения трансформации данных бухгалтерского учета по российским правилам в информацию учета и отчетности по правилам международных учетных систем;

• 4)    развитие методического обеспечения совместной эксплуатации программных продуктов разных видов.