Выявление проблем бухгалтерского и управленческого учета при ведении платежного календаря на предприятии, пути их решения

The problems arising in the interaction of accounting and management accounting are considered. In the article the ways of solving the revealed problems are found, the schematic image of the payment calendar is presented. Keywords: accounting, management accounting, payment calendar, problems, solutions, interactions.

Финансовый успех предприятия во многом зависит от принятой учетной политики. Грамотность ее ведения гарантирует эффективное развитие и функционирование фирмы. На развитие бизнеса влияет много факторов, при этом мы рассмотрим взаимодействие бухгалтерского и управленческого учета при ведении платежного календаря как один из факторов, влияющих на развитие предприятия. Актуальность темы обусловлена тем, что гармоничность взаимодействия бухгалтерского и управленческого учета позволяют следить за финансовыми результатами внутри предприятия и тщательно планировать расходы.

Учет хозяйственных операций тесно связан с налоговым законодательством страны, и бухгалтерский учет чаще рассматривается как инструмент для исчисления налоговых обязательств1. На практике чаще всего при отражении хозяйственных операций пристальное внимание уделяют на отчетность для внешних пользователей. На наш взгляд, в первую очередь бухгалтерская отчетность должна отражать верную информацию о деятельности предприятия, как для внутренних, так и для внешних пользователей, в равноценных долях2.

Управленческим учетом, как правило, занимается экономический отдел. Грамотное управление финансами на предприятии ведет к успешному ведению бизнеса, поэтому после бухгалтерских данных, вторым источником для управленческого учета является ведение платежного календаря на предприятии. Он является одним из главных и мощных инструментов управления, планирования и контроля денежных средств3. Платежный календарь - это плановый финансовый документ, который обеспечивает систематическое и ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств на расчетных счетах предприятия. Платежный календарь чаще всего ведут в пакетах прикладных программ. В них руководство предприятия может увидеть остатки на начало дня, розничные и оптовые поступления, внутреннее перемещение денежных средств, остатки на конец дня. Ведение платежного календаря позволяет видеть ежедневные обороты по оптовым и розничным поступлениям, а также позволяет следить за движением денежных потоков цепных и базисных темпов роста, рассчитывать темпы прироста, наблюдать сезонные колебания, есть возможность построить тренд. То есть данные платежного календаря универсальны как для управленческого учета, так и для дальнейшего экономического анализа. Обращаем внимание, данные должны быть актуальны на каждый день. Для наглядности, представим схематичное изображение платежного календаря в таблице:

Таблица

Платежный календарь предприятия на текущий день

Данные для формирования платежного календаря, дает в первую очередь, банковская выписка. Когда на предприятии существует тесная зависимость бухгалтерских и экономических данных, нередко возникают проблемы. Рассмотрим их более подробно:

• •    Ограниченность доступа к бухгалтерской информации. Имеется ввиду то, что на предприятиях IT-отдел устанавливает доступ к банковским выпискам только в бухгалтерском отделе. Именно бухгалтерия ведет расчетные счета, следит за их остатками, проводит хозяйственные операции, связанные с расчетными счетами.

• •    Короткие временные сроки для ведения платежного календаря. На практике чаще всего ввод данных в платежный календарь за прошедший день составляет несколько часов, так после внесения данных главный экономист собирает заявки на платежи текущего дня, планирует расходы предприятия на следующий день и выносит их на согласование с руководством в текущем дне. Далее согласованные платежи попадают в бухгалтерский отдел, где на платежи должна произвестись оплата с расчетных счетов.

• •    Технические сложности при передаче информации от бухгалтеров к экономисту, который ведет платежный календарь. Если отделы находятся удаленно друг от друга, то чаще всего банковские выписки высылаются по корпоративной почте. Поэтому если несвоевременно оплачен Интернет или есть другие технические затруднения, это приводит к задержке платежей на согласование и своевременную оплату платежей с расчетных счетов.

• •    Некорректная или ошибочная информация от бухгалтерии во время внесения данных в платежный календарь. Или наоборот, неверная информация при отправке одобренных платежей от экономиста в бухгалтерию.

• •    Несвоевременность ответов от бухгалтерии на возникающие вопросы во время внесения данный в платежный календарь. Как правило,

платежный календарь заполняется 1-2 часа, в утренние часы. Поэтому если ответ на вопрос приходит позже установленного времени, внесение информации становится неверным и неактуальным.

• •    Грубые ошибки при оплате или рассылке платежей. Если в бухгалтерии оплатили несогласованную руководством сумму, то остаток на расчетном счете может быть отрицательным или неверным на следующий день, что нарушает планирование и оплату платежей на следующий день, тоже касается и рассылки платежей.

• •    Некомпетентность, не информированность, не квалифицированность, незнание или невыполнение должностных обязанностей сотрудников фирмы тоже ведет к информационному барьеру при взаимодействии бухгалтерского и управленческого учета⁴.

Рассмотрим пути решения проблем при ведении платежного календаря:

• •    Настройка IT-отделом доступа к базам бухгалтерии, для просмотра оборотов и остатков на расчетных счетах.

• •    Своевременная оплата Интернета и оперативное решение технических проблем.

• •    Близкое расположение экономического отдела, который занимается управленческим учетом и бухгалтерского отдела. Либо совмещение должностных обязанностей работников, которые смогут совмещать ведение платежного календаря с ведением расчетного счета.

• •    Автоматизирование рассылки платежей для устранения ошибок сотрудниками.

• •    Повышение квалификации и информирование сотрудников о структуре организации, процессе взаимодействия бухгалтерского и экономического учета на предприятии.

• •    Своевременность ответов на возникающие вопросы при занесении данных или при рассылке согласованных платежей.

• •    Исключение грубых ошибок при оплате или рассылке платежей. Оплата должна быть согласована руководством, и сотрудники должны строго соблюдать должностные обязанности⁵.

Стоит отметить, что взаимодействие бухгалтерского и управленческого учета во многом зависит от структуры и деятельности компании. При этом решения возникающих проблем и барьеров должны решаться на уровне руководства предприятия6.   Помимо этого, следует постоянно совершенствовать деятельность взаимодействующих отделов, повышать компетентность сотрудников, внедрять новые технологии и методы работы, сокращающие временные и трудовые затраты. Ведь чем сложнее система, тем она совершеннее.