Взаимосвязь организации системы распределения и товарных потерь на предприятии розничной торговли

На сегодня сохранение товаров в розничных магазинах стала одной из главных задач, норматив товарных потерь составляет от 3% до 5% от уровня товарооборота. Так в 2015 году в одной из крупных торговых сетей города Екатеринбурга норма потерь составляла 2,6% от товарооборота, в другой -3,5%, в третьей - 2,4%. Для сравнения в 2013 году данные показатели были ниже - 1,8%, 1,9% и 1,4% соответственно, а в 2010 - 0,4%, 1,2% и 0,6% [6] .

Откуда берутся вышеуказанные цифры? Так в 2015 году газета «Известия» опубликовала статью с цифровыми потерями российского ритейла: «В прошлом году граждане украли в супермаркетах товаров на сумму более 930 млн рублей. Это вдвое выше показателей 2013 года, когда граждане вынесли из магазинов товаров на 638 млн рублей. Таковы, по данным статистики Федеральной налоговой службы (есть в распоряжении «Известий»), убытки «от недостачи материальных ценностей на предприятиях торговли, производстве и складах в случае отсутствия виновных лиц». В 2012 году убытки продавцов от магазинных краж были почти в два раза меньше, чем в 2014-м, - 568 млн рублей» [4].

Товарные потери не составляют только потери, связанные непосредственно с кражами, так на различных этапах технологического цикла товародвижения отмечаются разнообразные потери сырья, полуфабрикатов, энергоносителей, готовой продукции и непосредственно товаров. Все потери можно измерить в натуральном и денежном выражении.

Сохранность товарно-материальных ценностей для любой торговой сети остается приоритетом при любом положении дел на предприятии. В торговой сети все потери делят на две группы: умышленные, которые удалось выявить (списание товаров с истекшим сроком годности, бой, порча, а также заактированные кражи покупателями, либо хищения персоналом) и неумышленные, которые выявлены только во время полной инвентаризации (потери, возникшие на приемке, на рассчетно-кассовом узле, при хранении, при работе в учетной системе).

Сегодня нет четких рекомендаций по организации работы в коммерческих организациях, поэтому все строится на интуиции и опыте владельца. Главный показатель эффективной работы является отчетность магазина в ревизию и в межинвентаризационный период.

Средний норматив процента потерь к товарообороту в городе Екатеринбурге по торговым сетям в 2016 году составляет 3,2% от товарооборота, другими словами, если магазин делает в месяц 10 000 тыс. руб., то сумма совокупных потерь должна быть не более 320 тыс. руб., в среднем инвентаризация проходит с частотой 1 раз в 3-4 месяца, таким образом сумма может варьироваться, примерно, от 960 тыс. руб. до 1280 тыс. руб., в том случае, если товарооборот в магазине остается примерно на одном уровне. Из чего состоят 3,2%: 1,4% - на потери, причину которых не удалось выявить, а 1,8% на внутримагазинные операции (списания:

естественная убыль, отказанные претензии1, бой, порча, не возвратный товар с истекшим сроком годности, брак).

Что можно отнести к потерям в современной рознице.

Товарные (натуральные) потери – это потери, вызванные частичной или полной утратой количественных и качественных характеристик в натуральном выражении.

Материальные (стоимостные) потери – это потери, вызванные частичной или полной утратой стоимостных характеристик в денежном выражении.

Эти две группы потерь взаимосвязаны, но товарные потери являются первичными, а материальные вторичными, то есть являются следствием товарных потерь [1, с.377]. Потери, как было отмечено выше, могут возникать на всех этапах технологического процесса в магазине (приемка, предпродажная подготовка, продажа - выкладка и расчет). В данной статье рассмотрим, как этап приемки товара может влиять на общую картину потерь в магазине.

Сегодня все торговые сети предпочитают работать с собственными распределительными центрами (РЦ), так как это в значительной мере снижает стоимость товара при закупе из-за более крупного опта, а также позволяет исключить пустые полки в магазине, при этом поставлять товар в магазин только в необходимом количестве, не создавая складов на самом предприятии торговли, что в значительной мере увеличивает торговую площадь.

РЦ торговой сети является основным (внутренним) поставщиком магазина (более 85% от всего ассортимента), а остальные товары, срок годности которых, как правило не превышает 7 суток, отгружаются от прямых (сторонних) поставщиков. Все заказы на товар, поставляемые как с центрального склада, так и напрямую от поставщиков, генерируется системой автоматически2.

Приемка товаров в современной рознице осуществляется не только по общепринятым инструкциям П-6 и П-7, но и согласно внутренним бизнес-процессам, установленным в торговой сети. Прием товара на склад магазина от прямых поставщиков осуществляется по «классической» схеме – в момент поставки по количеству и качеству. При приемке товара по количеству и качеству от стороннего поставщика, при обнаружении брака или несоответствие количеству, заявленного в накладной, принимается решение относительно того, что делась с некачественным или лишним товаром, по принципу – «здесь и сейчас».

Товары от внутреннего поставщика принимаются с помощью весового контроля, так называемая весовая приемка с пересчетом грузомест, без учета вложений, что позволяет ускорить процесс приемки товаров и исключить простой автотранспорта. Попозиционная приемка по количеству и качеству производится после отправки машины, при выявлении недостач, излишков, пересортов, брака выставляются претензии на качество или на количество в учетной программе, которые рассматриваются претензионным специалистами контрольно-ревизионного отдела.

За 2015 год магазинами торговой сети было выставлено 287064 претензий по количеству и 123756 по качеству.

Таблица 1

Претензии на количество с разбивкой по складам за 2015 год

Склад	Количество, всего	Удовлетворенные претензии		Неудовлетворенные претензии
		В штуках	В %	В штуках	В %
Алкогольной продукции	2640	1392	52,7	1260	47,7
Замороженной продукции	17160	13536	78,9	3636	21,2

2 Автозаказ – это заказ товара по алгоритму, заложенному в учетную систему.

Склад	Количество, всего	Удовлетворенные претензии		Неудовлетворенные претензии
		В штуках	В %	В штуках	В %
Элитной         и дорогостоящей продукции (в т.ч. табак)	15264	11484	75,2	3792	24,8
Продукция не требующая особых условий хранения	97632	76464	78,3	21180	21,7
Промышленной продукции	34920	27972	80,1	6960	19,9
Продукция требующая среднетемпературное хранение	104136	86268	82,8	17880	17,2
Склад    «Фрукты- овощи»	15312	12672	82,8	2652	17,3
Итого	287064	229788	80,0	57360	20,0

Из таблицы можно сделать вывод, что 20% потерь ложится на магазины, другими словами, данные товары в случае их фактической утраты при доставке, но не удовлетворенные в претензии – «оплачивает» магазин в виде суммы потерь при инвентаризации.

А почему не удовлетворяется данный процент выставленных претензий, для этого торговые сети формируют внутренний ряд причин (Таблица 2 и Таблица 3) .

Таблица 2

Причины неудовлетворения претензий

Номер причины	Название причины
0	Лого параметры (не соответствует вложение в накладной фактическому)
1	Не кратно упаковке
2	Истек срок подачи претензии
3	Не верное оформление в программе
3/1	Нет документов (не предоставлены магазином доказательства)
4	Перевыставить претензию с меткой «РАССЛЕДОВАНИЕ»
5	Товар отгружен в соответствии со складским требованием (сотрудники склада доказали, что заявленный товар был отгружен)
6	Задвоение (претензия выставлена повторно)
7	Видеофиксация
8	Отсутствие товара на складе (выставлена претензия на товар, который не поставлен на учет)
9	Создана исправительная накладная РЦ (доказана ошибка склада)
19	Проверка комплектации КРО РЦ (контрольное перевложение)
21	Расследование ДПП3

3 ДПП – департамент предотвращения потерь

Таблица 3

Номер причины	Название причины
0	Лого параметры (не соответствует вложение в накладной фактическому)
10	Расхождение в весе по складскому требования
11	Ошибка в заведении карточки товарно-материальных ценностей
12	Ошибка склада при комплектации и отгрузки заказа
13	Товар не отгружен
14	Отгружен вес брутто
15	Ошибка оператора склада
16	Пересорт
17	Решение начальника склада
18	Товар отгружен в другом магазине
19	Проверка комплектации КРО РЦ (контрольное перевложение)
20	Ошибка оператора ВМС
21	Расследование ДПП

Причины удовлетворения претензий

Разделим все выставленные претензии на «количество» согласно обозначенных причин.

3/1

a 0,30%

। 0,09% 0,01% 0,01%

---- 1 1,81%

□ 0,58%

□ 0,55%

0,01%

3 0,24%

I 0,05%

0,01%

□ 0,58%

0,00%

4,56%

3,57%

1 0,13%

= 0,76%

3 0,28%

7,22%

10,59%

28,84%

37,59%

0,00%     5,00%     10,00%    15,00%    20,00%    25,00%    30,00%    35,00%    40,00%

□ Процент рассмотренных претензий с разбивкой на причины

Рисунок 1 – Процент рассмотренных претензий за 2015 год с разбивкой на причины

Как видно из диаграммы, основными причинами претензий являются «Ошибки склада при комплектации и отгрузки товара» (12) и «Пересорт» (16), что также относится к складским ошибкам. Высокий процент по причине №5 в 10,59% говорит о том, что магазины намерено выставляют фальшивые претензии, чтобы перекрыть свои недостачи. Такие причины как 2, 3 и 3/1, в совокупности составляют 8,26%, они связаны с ошибками магазина, то есть эти товары попадают в неизвестные потери либо магазина, в случае недовозов, либо склада - перевложение. В любом случае данный факт влечет материальные потери для предприятия в целом, как видно из высокого процента причин 12 и 16 вероятность склада ошибиться велика (66,43%). Что говорит о слабом контроле и низкой квалификации всего персонала.

На сегодняшний день система распределения торговых сетей - это отлаженный механизм, который может работать очень четко, но не работает, потому как существует ряд проблем.

Очевидным минусом является человеческий фактор, другими словами неквалифицированный персонал. Об этом факте говорит процент ошибок склада при сборке продукции. Персонал - это основа, на которой держится вся деятельность склада. Грузчики, операторы, кладовщики, комплектовщики, начальники смены - все они должны быть людьми должного образования, ответственными и опытными. От этого напрямую зависит уровень материальных потерь, связанных с порчей товара или с воровством.

Статистика по претензиям ведется, но только по тем, которые удалось выявить, но есть и те, которые легли либо на магазин, либо на склад в виде потерь, что влечет за собой негатив как со стороны руководства, так и со стороны персонала, который вынужден выплачивать недостачи.

Поэтому внедрение «доверительной» приемки не ускоряет рабочий процесс в магазинах, когда товар сразу должен направляться к потребителю, а он стоит в зоне склада, ожидая попозиционной проверки из-за недоверия персонала к работникам РЦ. Чтобы в полную силу запустить данный проект (доверительная приемка4) необходимо проводить на постоянной основе обучение сотрудников склада, разработать мотивационную систему, которая будет включать не только поощрительные меры, но и дисциплинарные.

Также необходимо автоматизировать систему по обработке претензий от магазинов. На сегодняшний день не соблюдаются сроки по рассмотрению, по факту магазин копит претензии, которые обрабатываются оптом за несколько дней до инвентаризации, которая проходит один раз в квартал.

Для снижения процента неточности сборки, а также оптимизации деятельности на РЦ применить специальное программное обеспечение, суть которого заключена в следующем:

– система сама находит для каждой принятой единицы товара оптимальное место хранения с учетом объемных, весовых ограничений, оборачиваемости товара, условий хранения, соседства других товаров, ограничений используемого при размещении оборудования, в том числе высоту, на которую погрузчик сможет поднять паллету;

– приемка товара осуществляется с помощью сканирования штрих-кодов на единице товара, причем штрих-кодов для одного артикула товара может быть несколько;

– при приемке товара контролируется качество, сразу блокируются партии бракованного товара;

– маршрут комплектовщика при сборке заказа формируется оптимальный, то есть получая задания на комплектацию, он последовательно перемещается от одной ячейки к другой по одному проходу, затем по следующему, а при комплектации заказа система так распределяет товары по паллетам (или коробкам), которые могут быть разного размера, чтобы соблюсти ограничения по весу, объему;

– обеспечивается возможность планирования комплектации заказов с учетом количества товаров в ячейках отбора, пополнения их и зоны хранения, а также оптимизации процесса комплектации (консолидация заказов, разделение одного заказа на несколько человек, учет загрузки комплектовщиков, ограничение используемого оборудования и зоны и т. д.);

• –    система производит специальную обработку всех отгружаемых товаров, сборку праздничных наборов и подготовку товаров по рекламным и промо-акциям;

• –    обеспечена поддержка операций кросс-докинга⁵ с возможностью резервировать и комплектовать товары в заказы на отгрузку непосредственно из зоны приемки и отправлять принимаемые паллеты без размещения их на склад [8] .

Еще одним недостатком является отсутствие четкого графика поставок по времени. Машина с товаром может прийти как с утра, что позволит реализовать товар быстрее и исключить «пустые» полки, а может – к закрытию, что влечет за собой не только товарные потери, но и снижает лояльность покупателя. Помимо этого, составляются не грамотные маршруты без учета месторасположения магазина. Следовательно, существующая система распределения не отвечает многим требованиям логистики, не обеспечивает максимизации прибыли предприятия, приводит к увеличению транспортных расходов при доставке продукции.

Необходимо уходить от ручных составлений маршрутов на полную автоматизацию. Программа автоматизации транспортной логистики – это удобный инструмент не только для логиста, но и помощник руководителя в управлении предприятием. Существует множество предприятий разработчиков, которые представляют такие программы на рынке логистических услуг.

Применение программы автоматизации транспортной логистики, которая является неотъемлемой частью распределительной, учитывает заданные параметры при отправке товаров, такие как вес груза, габариты автомобилей, сроки доставки, характеристики дорог и прочее, что позволяет значительно уменьшить расход ГСМ на доставку товаров, уменьшить время доставки и количество используемого транспорта.

Данные сервисы предоставляют несколько способов обмена данными с учётной системой, такие как импорт/экспорт из Excel, использование Javaapplet, обмен данными с помощью веб-сервиса, формирование маршрутов с использованием API.

Постоянная синхронизация позволяет предсказывать более точное время доставки товара, что является одним из удобств автоматического формирования маршрутов.

Кроме того, расчёт маршрутов с учётом времени работы точек доставки позволит избежать простоя транспорта в ожидании отгрузки. А наличие GPS-трекеров на автомобилях поможет отслеживать фактические маршруты и контролировать их километраж, контролировать факт и своевременность посещения торговых точек, корректировать параметры для расчётов маршрутов (например, время нахождения в точке доставки), основываясь на наработанной статистике.

Также, чтобы избежать незапланированных отгрузок товара, который появился впервые и руководство магазина не знает о вводе той или иной продукции, необходимо налаживать взаимодействие между отделами. Отдел закупок должен следить за информацией на рынке и своевременно информировать о новых товарах с улучшенными свойствами, большей потребительской ценностью, которые предлагают поставщики. Так как магазины не всегда знают о таких товарах и потому не заказывают их.

Внедрение автоматизированных систем одна из важных задач для любой торговой организации. Только шагая в ногу со временем, можно говорить о конкурентоспособности предприятия.