Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта – это последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.

Целью жизненного цикла является создание в использовании структуры для руководства и управления проектами.

Согласно опросам Института Управления Проектами, в среднем организации способны терять приблизительно до 10% от каждого вложенного доллара, из-за низкой производительности. Почти каждый третий проект не достигает поставленной первоначально цели, 43% входят за рамки бюджета, и около половины, что составляет 48%, не завершены в срок. При этом 85% руководителей высшего звена уверены, что их организации работают на полную мощность и достигают поставленных стратегических целей. Столь сильное расхождение цифр может провоцировать значительные финансовые потери у предприятий во всём мире.

Проекты

Определение жизненного цикла проекта даёт возможность обеспечить достижение следующих целей:

• -    создание структуры проекта, которая позволяет облегчить работу;

• -    прогнозирование сроков исполнения проекта;

• -    осуществление всех работ по запуску: поиск партнёров, подготовка сотрудников, работа над документацией;

• -    осуществление всех работ по завершению: инвентаризация, контроль и оценка результатов работы;

• -    обеспечение согласованности деятельности всех подразделений;

• -    анализ обеспеченности ресурсами компании для исполнения проекта.

Полное понимание жизненного цикла, структуры проекта важно в организационной деятельности. Благодаря этому возможно установить адекватные сроки работы, и более точно прогнозировать результаты.

В рамках методологии Института Управления Проектами, жизненный цикл проекта имеет 5 фаз (этапов) процессов:

• -    инициализация;

• -    планирование;

• -    выполнение;

• -    контроль и мониторинг;

• -    завершение.

Следует отметить, что этапы цикла движутся последовательно, сначала инициализация, затем – планирование, выполнение, контроль и мониторинг, завершение. Но существуют исключения. Например, если в ходе реализации появляются изменения, по каким-либо причинам, то в таком случае можно вернуться на этап планирования, чтобы скорректировать работу команды в дальнейшем.

Инициация – это фаза жизненного цикла проекта, которая является началом работы над концепцией, подготовка к ее планированию и реализации. Задачей фазы инициации является определение общих целей, реализация которых приведёт каждую из сторон к желаемому результату. Данная фаза включает в себя множество исследований, обсуждений, анализов. Сначала определяется задача и идея, которая поможет её решить. После чего необходимо приступить к написанию концепции и экономического обоснования, а также к поиску партнёров. После достижения соглашений, фиксируются основные тезисы и договорённости в уставе проекта, который является одной из важных составляющих планирования и используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, позволяя решить спорные вопросы во время рабочего процесса. В уставе показывается следующая информация о проекте: цель и миссия; преимущества; возможные риски; планируемый бюджет и сроки; основные партнеры.

Фаза планирования начинается после того как условия утверждены заинтересованными сторонами и подписаны все документы. На этом этапе сформировывается подробный план проекта. В этом документе точно обозреваются цели и детали, которые не противоречат ожидания сторон. Во время этой фазы отмечаются сроки для выполнения запланированного проекта, планируется бюджет, создаётся команда в которой распределяются роли, устанавливается последовательность выполнения задач, а также обнаруживаются возможные риски и пути их решения, проводятся организационные совещания. Для того, чтобы члены команды были всегда осведомлены об изменениях в ходе рабочего процесса, надлежит предоставить постоянный доступ к плану проекта.

Фаза исполнения заключается в контролировании синхронного запуска рабочего процесса во всех отделах, согласно проекту.

Фаза контроля совпадает с фазой исполнения. Во время этой фазы проводятся промежуточные совещания с командой, где обсуждаются рабочий процесс, корректировки, введённые после выявления каких-либо спорных моментов, проблем, вопросов. Данная фаза протекает тесно связано с фазой исполнения, так как чтобы достичь цели и наилучшего результата, недостаточно лишь успешно запустить рабочий процесс. Следует держать под наблюдением работу всей команды до окончания выполнения задач. А также, производить постоянный контроль ресурсов, своевременно корректировать план проекта при непредвиденных обстоятельствах.

Завершение является последним этапом жизненного цикла проекта. По окончанию работы проект сдаётся вместе с документацией клиенту или команде, которая непосредственно будет вести его в дальнейшем. Необходимо провести последнее совещание, где будут озвучены все успехи и неудачи в ходе работы над проектом, для того чтобы команда могла извлечь полезные для себя уроки. Сообщается об успехе выполненной работы клиентам и руководителям, которые были заинтересованы результатами данной команды. Следует поместить документацию в централизованном хранилище для лёгкой доступности к ней в будущем.

Структура жизненного цикла включает в себя следующие процессы, которые взаимосвязаны между собой:

• -    организационные процессы включают в себя анализ жизненного цикла проекта, формирование инфраструктуры, учебные мероприятия, управление проектом;

• -    основные процессы включают в себя приобретение и доставку ресурсов, разработку, ввод в эксплуатацию, сопроводительные мероприятия;

• -    к вспомогательным процессам относятся: документооборот, работа над повышением качества, верификация, аттестация, управление конфигурацией, оценка и работа с проблемными моментами.

Основные процессы жизненного цикла проекта, их характеристика

Главные процессы, входящие в структуру жизненного цикла проекта:

• -    приобретение, это процесс жизненного цикла проекта при котором заказчик выявляет потребности, которые могут образоваться в ходе проекта, делает соответствующие покупки;

• -    при поставке составляется договор, формируется ОСУ проекта, а также технические требования. Поставка осуществляется согласно положениям, указанным в договоре;

• -    цикл разработки подразумевает работу над объектом проекта;

• -    Эксплуатация – это цикл, который содержит в себе формирование эксплуатационных стандартов, тестирование.

Процессы могут быть вспомогательными, к таким относят документирование, аттестация, контроль над качеством.

Жизненные этапы проекта могут считаться успешными, если они выполнены без задержек, цели были достигнуты, и при этом отсутствует перерасход средств выделенных из бюджета.

Жизненный цикл проекта помогает: улучшить коммуникацию между командой и заказчиками; позволяет быть уверенным, что цель достижима с помощью доступных ресурсов; даёт возможность управлять рисками и минимизировать их.