Значение информационного обеспечения для предприятий сферы сервиса

В процессе управления деятельностью предприятием сферы сервиса постоянно приходится решать широкий спектр текущих и стратегических задач с использованием практически всех видов ресурсов: материальных, трудовых, финансовых, информационных и др. [1]

Особую роль в обеспечении нормального функционирования системы управления предприятием сервиса играют информационные ресурсы. Достоверная и оперативная информация является необходимым условием экономического регулирования производства и повышения его эффективности, в то время как искажение или отсутствие информации практически лишает организацию, фирму конкретных реальных ориентиров и приводит к негативным последствиям.

Информация является одним из важнейших видов производственных ресурсов, и в условиях рыночных отношений одной из насущных становится задача рационального использования каждой единицы информации с целью увеличения полезного эффекта от ее потребления. При этом предполагается наличие полного, достоверного и своевременно используемого комплекса информационных ресурсов непосредственно для управления предприятием, а также для внешних пользователей экономической информации и контролирующих органов.

Система управления сервисным предприятием характеризуется наличием двух взаимосвязанных компонентов: субъекта управления -управленческого аппарата предприятия, осуществляющего формирование целей и принятие решений (которые затем формализуются в виде планов), а также обеспечивающего контроль за их выполнением; объекта управления - служб, осуществляющих выполнение поставленных задач [2].

В рамках системы управления циркулируют информационные потоки, характеризуемые наличием прямой и обратной связей. Прямая связь представляет собой директивную информацию от управленческого аппарата объекту управления, а обратная связь - поток отчетной информации, который формируется объектом управления и содержит сведения о выполнении принятых решений и степени влияния внешней среды на внутреннюю экономическую ситуацию на предприятии и наоборот.

Важнейшим источником информации, являющейся основой управленческих решений, являются такие экономические службы предприятия, как плановая, финансовая, бухгалтерия, что и делает актуальным изучение вопросов, связанных с их ролью в информационном обеспечении. Информационное обеспечение предприятия сервиса заключается:

• - определение ресурсной базы предприятия и выделение информационных ресурсов как наиболее значимых для обеспечения устойчивой работы предприятия в нестабильной экономической среде [1];

• - анализ требований к информационному обеспечению с позиций управленческой деятельности;

• - определение показателей информационного обеспечения деятельности экономических служб предприятия;

• - исследование проблемы формирования системы информационного обмена;

• - анализ информационных экономических показателей для целей управления;

• - исследование особенностей формирования экономической информационной системы;

• - разработка методических основ построения экономической информационной системы на примере учетной службы;

• - обоснование и разработка должностных инструкций и схемы взаимодействий работников учетной службы между собой и с представителями других подразделений и структур [2];

• - разработка принципов  оценки  эффективности использования

информационного обеспечения деятельности учетной службы.

Результативность управления предприятием в целом в значительной степени определяется уровнем его организации и качеством информационного обеспечения.

Формирование информационного обеспечения на действующем предприятии сервиса является весьма ответственным мероприятием, требующим от руководства и исполнителей четкого понимания целей, задач и открывающихся перспектив его использования в общей системе управления. Построение этого обеспечения является актуальной проблемой как в случае автоматизации процессов информационного обмена, так и при ее отсутствии [1].

Основой формирования эффективного информационного обеспечения служб предприятия является их хорошая организационная структура. Эффективность организационной структуры определяется соответствием каждого исполнителя своему рабочему месту. Предприятию необходимо подобрать соответствующее деятельности информационное обеспечение, опираясь на новинки рынка, специфику деятельности, размеры предприятия и т.д.

Подобным обеспечением может быть корпоративный портал, система учета данных, учет организационно-распорядительных документов, новые формы организации ведения бухгалтерского учета за счет интегрированных 1С систем, оговоренные в учетной политике, использование интернет-технологий, программы по совершенствованию системы товарооборота.

Внедрение такого информационного обеспечения, является неотъемлемой составляющей системы оперативного управления предприятием, что позволит ускорить получение текущей информации руководством предприятия; своевременно обеспечивать экономические службы требуемой информацией в заданные моменты времени; минимизировать уровень потери информации; устранить дублирование документов; упростить задачу обработки информационных потоков в соответствие с изменениями законодательного характера.

Любое современное предприятие должно постоянно обновлять и проводить мониторинг состояние своего информационного обеспечения, совершенствовать его, обновлять, интегрировать под свои законы и управление, что позволит предприятию владеть оперативно информацией при принятии необходимых решений ведения бизнеса.