Значение применения информационных технологий в документообороте организации

Сегодня эффективность деятельности любой организации в значительной степени основывается на производстве и потреблении информации. Информация на сегодняшний день является полноценным производственным ресурсом, то есть основополагающий элементом существования общества. Качество информации определяет качество управления в организации, а документированная информация представляет собой основу управления организацией.[6] Таким образом, в целях достижения максимальной эффективности управления организацией необходимо постоянное совершенствование работы с документами, поскольку любое управленческое решение имеет в своей основе служебный документ, информацию.

Ведение деловой документации, подготовка, заполнение, сопровождение, копирование, передача документов требует значительного времени сотрудников организации. [1] Таким образом, обязательным условием повышения эффективности управленческого процесса выступает применение информационных технологий, обладающих высокой мобильностью, гибкостью, способностью приспосабливаться к различным условиям деятельности. В первую очередь это относится к созданию и оформлению деловых документов с использованием текстовых редакторов, дающих возможность не только повысить скорость создания и оформления документов, но и в значительной степени улучшить их качество.

С помощью информационных технологий осуществляется безопасное и удобное хранение документов в папках на компьютерном диске. [2] Табличные редакторы позволяют решать задачу организации регистрации документов, контроля сроков исполнения, а также осуществления быстрого поиска необходимого документа.

В электронном виде в настоящее время создается и ведется около ста процентов документов организации. [3] Следовательно, оптимальным и эффективным решением улучшения документооборота любой организации является введение системы электронного документооборота.

Под электронным документооборотом понимается определенный способ организации работы с документами, в ходе которого применяется в электронном виде и хранится централизованно практически вся масса документов. Система электронного документооборота представляет собой компьютерную программу, программное обеспечение, систему, предоставляющую возможность организации работы с электронными документами, их поиск, создание и изменение, а также взаимодействие между сотрудниками организации, то есть выдачу заданий, передачу документов и пр.

Безусловным преимуществом электронного документооборота является прозрачность бизнес-процессов, поскольку электронный документооборот позволяет отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, придавая, таким образом, функционированию организации, прозрачности и контролируемости. [4]

К преимуществам использования электронного документооборота можно также отнести повышение исполнительской дисциплины в организации. [5] Обычно ответственными работниками организации не выполняется около пятой части порученных им заданий. Внедренная система электронного документооборота влияет на дисциплину сотрудников и, в конечном итоге, на исполнение решений, поскольку с ее помощью осуществляется полный контроль всех этапов работ в организации.

Внедрение электронного документооборота позволяет существенным образом сократить затраты времени для руководителей и сотрудников организации. Система электронного документооборота сокращает время, затрачиваемое на создание, поиск, согласование документов, то есть практически на все операции с документацией. Следовательно, ускорение документооборота в организации ведет к ускорению всех бизнес-процессов.

Также внедрение системы электронного документооборота отличается легкостью для обучения нового персонала и инновацией. [7] Построенная на основе системы электронного документооборота система оповещения предоставляет возможность более быстрого ознакомления всех сотрудников организации с изменениями в правилах работы. Также за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации инструкций и положений можно значительным образом сократить сроки обучения новых сотрудников.

К преимуществам использования электронного документооборота можно также отнести его положительное влияние на развитие корпоративной культуры организации. Внедрение системы электронного документооборота ведет к оптимизации взаимодействия сотрудников организации, развитию горизонтальных связей, что в конечном итоге положительным образом влияет на сплочение коллектива организации. Вместе с тем возрастает ответственность сотрудников за выполнение своего задания.

Таким образом, ведение документации организации в современных условиях невозможно без введения системы электронного документооборота. Внедрение системы электронного документооборота необходимо рассматривать не как простую инновацию, а как радикальное управленческое решение, способствующее рациональному и эффективному управлению документами, минимизации количества ошибок и утери документов, повышению оперативности работы и эффективность всех бизнес-процессов. Применение системы электронного документооборота в организации способствует значительному повышению качества обработки документации в организации и обмена актуальными данными, сокращению количества ошибок, которые неизбежны в бумажном варианте ведения документооборота, а также снижению трудовых и временных затрат на обработку информации.